บริหารระหว่างแผนก

การบริหารระหว่างแผนกให้เกิดความราบรื่นในการทำงานร่วมกันเป็นเรื่องจำเป็น และสำคัญมากที่สุดเรื่องหนึ่งของฝ่ายบริหาร หรือเจ้าของกิจการ....

โดย...อานนท์

หนึ่งในข้อดีของกิจการในระดับเอสเอ็มอี คือ “คนน้อย เรื่องน้อย” ครับ

นี่เป็นหนึ่งในเรื่องธรรมดาของโลกครับ เมื่อที่ไหนมีคนมาก ก็จะเกิดเรื่องมากตามขึ้นมาทันที เพราะ “คน” นั้น เป็นหนึ่งในทรัพยากรที่บริหารยากที่สุด เนื่องจาก “คน” ไม่ได้มีความตรงไปตรงมาเหมือนเครื่องจักร แต่มีอารมณ์ มีความรู้สึกเข้ามาเกี่ยวข้องมาก

แต่ทำไมผมจั่วหัวเรื่องว่า “บริหารระหว่างแผนก” นั่นก็เป็นเพราะว่า เมื่อองค์กรธุรกิจเติบโตขึ้น จะเกิดการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญมาเรื่องหนึ่ง คือ เกิดการขยายงาน มีการตั้งแผนกต่างๆ ที่มีความชัดเจนในการทำงาน จากเดิมที่เคยเป็นองค์กรเล็กๆ ทุกคนอาจจะช่วยกันทำงานทุกอย่าง แต่เมื่อกิจการขยายตัว การสร้างแผนกแต่ละแผนกให้มีภาระงานที่แน่นอนก็เป็นเรื่องจำเป็น ทำให้เกิดฝ่ายผลิต ฝ่ายขาย ฝ่ายบริหาร ฝ่ายธุรการ ฯลฯ แล้วแต่ว่าองค์กรจะใหญ่แค่ไหน ยิ่งเติบโตมากขึ้น แผนกต่างๆ ก็ย่อมจะมีมากขึ้นตามมาด้วย แม้แต่แผนกเดียวกันก็ยังอาจจะต้องมีกลุ่มย่อย เช่น ฝ่ายขายหน่วยที่ 1 ดูแลกรุงเทพฯ ฝ่ายขายหน่วยที่ 2 ดูแลภาคเหนือ ฯลฯ เป็นต้น

การเกิดแผนก หรือกลุ่มต่างๆ นี่แหละครับ ทำให้จะต้องเกิดการบริหารระหว่างแผนก ซึ่งหลักการพื้นฐานที่จะต้องสร้างให้เกิดขึ้นให้ได้ก่อนก็คือ การวางระบบในการทำงานร่วมกัน ว่าแต่ละแผนกจะต้องประสานงานกันอย่างไร ไม่มีทางที่แผนกไหนจะเป็นเอกเทศได้โดยไม่ต้องยุ่งเกี่ยวกับแผนกอื่น

ฝ่ายผลิตไม่สามารถผลิตสินค้าได้ หากฝ่ายจัดซื้อไม่จัดหาวัตถุดิบมาให้ก่อน และไม่สามารถรู้ได้ว่าจะผลิตจำนวนเท่าไหร่ หากฝ่ายขายไม่วิเคราะห์ตลาดมาให้ ทั้งหมดนี้ล้วนเกี่ยวข้องกัน

แต่การเกี่ยวข้องของแต่ละแผนกก็จะตามมาด้วยการเกี่ยวข้องระหว่างบุคคล นี่แหละครับที่ทำให้ “คน” กลายมาเป็นเรื่องใหญ่

จากเดิมที่กิจการเคยเป็นองค์กรขนาดเล็ก ทุกคนร่วมด้วยช่วยกันได้ แต่เมื่อไหร่ก็ตามที่กิจการมีขนาดใหญ่ขึ้น คนเก่าคนแก่แต่ละคนได้มีแผนก เป็นหัวหน้าแผนกดูแลลูกน้อง ดูแลฝ่ายของตัวเอง ก็จะเกิดการสร้าง “อาณาจักร” เล็กๆ ของตนเองขึ้นมาภายใต้ร่มเงาของอาณาจักรใหญ่

หากกิจการยังเดินหน้าไปได้ด้วยดี แต่ละอาณาจักรย่อยก็สามารถอยู่ร่วมกันได้เป็นอย่างดี แต่เมื่อไหร่ที่เกิดวิกฤต เราอาจจะได้เห็นว่า แต่ละอาณาจักรจะเกิดการปกป้องอาณาจักรของตนเอง ซึ่งเป็นธรรมชาติของแต่ละคน ที่ย่อมจะผูกพันกับงานที่ตัวเองทำ
วิกฤตที่ผมพูดถึง เกิดได้ทั้งในด้านลบ และบวก นั่นคือ หากยอดขายตก ก็เป็นเรื่อง หรือยอดขายมากจนผลิตไม่ทัน ก็เป็นเรื่องอีก
ขอสมมติเหตุการณ์กรณีวิกฤตบวกก็แล้วกันนะครับ เพราะเป็นเรื่องที่หลายคนอาจจะคิดไม่ถึงว่า ในเรื่องดีๆ อาจจะมีเรื่องชวนปวดหัวแฝงอยู่ เราลองมาดูว่า หากยอดขายพุ่งขึ้นๆ แบบที่เรียกว่า พุ่งพรวดพราด จะเกิดอะไรขึ้น

แน่นอนว่า หากเป็นการขายดิบขายดีเกินกว่าที่ได้เคยคาดการณ์เอาไว้ ฝ่ายขายก็จะยินดี และต้องการขายเพิ่มออกไปอีกให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ แต่ในขณะเดียวกัน เมื่อไม่ได้วางแผนเอาไว้ก่อน ฝ่ายผลิตก็อาจจะตามไม่ทัน รวมไปถึงฝ่ายอื่นๆ เช่น ฝ่ายจัดซื้อวัตถุดิบก็หาวัตถุดิบไม่ทัน ฝ่ายขนส่งก็ส่งของไม่ได้ตามที่ลูกค้าต้องการ ฝ่ายบัญชีวางบิลไม่เรียบร้อย เพราะงานล้นมือ ฯลฯ รวมๆ แล้วจะเกิดสถานการณ์ที่ทำให้ฝ่ายขายไม่พอใจ เพราะกำลังขายดี ก็เหมือนถูกเบรกหัวทิ่ม เพราะฝ่ายอื่นๆ ไม่ได้วิ่งเร็วไปพร้อมๆ กันด้วย

หากมองในแง่ของฝ่ายขาย ก็จะโกรธฝ่ายอื่นๆ ที่ไม่ยอมวิ่งตาม ในขณะที่ฝ่ายอื่นๆ ก็จะไม่พอใจฝ่ายขายที่กดดันให้ทำงานมากเกินไป ทั้งๆ ที่ไม่มีแผนการรองรับไว้ก่อน และในบางกรณี แม้ฝ่ายอื่นๆ จะพยายามอย่างเต็มที่ แต่ก็อาจจะไม่ได้ดังใจฝ่ายขาย เช่น ฝ่ายผลิตก็เดินเครื่องจักรในการผลิตเต็มที่วันละ 24 ชั่วโมงแล้ว แต่กำลังการผลิตก็มีจำกัด แล้วฝ่ายขายยังจะเร่งเอาๆ อีก

ทีนี้ก็โกรธกันน่ะซิครับ

ทั้งหมดนี้ เรื่องราวจะย้อนมาที่ฝ่ายบริหาร หรือเจ้าของกิจการ ที่จะต้องลงมาดูแล และไกล่เกลี่ยให้ได้ อย่าปล่อยให้ปัญหาของแต่ละแผนกลุกลามจากเรื่องเล็กไปเป็นเรื่องใหญ่ แต่ต้องรีบเข้ามาจัดการเสียตั้งแต่ต้น และในฐานะคนกลาง ก็จะต้องวิเคราะห์ปัญหาอย่างถูกต้องเพื่อหาทางแก้ไข

หัวหน้าแผนกทุกแผนกอาจจะมีอารมณ์ ตามประสาของ “คน” ทั่วไป แต่ฝ่ายบริหารจะต้อง “เย็น” ที่สุด และมองสถานการณ์อย่างรอบคอบ โดยไม่ใช้อารมณ์ร่วมไปด้วย จึงจะสามารถบริหารความขัดแย้งในแต่ละแผนกได้ผล หากเมื่อไหร่ก็ตามที่ฝ่ายบริหารเอนเอียง หรือพลอยใช้อารมณ์ไปกับแผนกใดแผนกหนึ่ง ก็จะทำให้การแก้ปัญหาไม่สามารถเกิดขึ้นอย่างเรียบร้อย

การบริหารระหว่างแผนกให้เกิดความราบรื่นในการทำงานร่วมกันเป็นเรื่องจำเป็น และสำคัญมากที่สุดเรื่องหนึ่งของฝ่ายบริหาร หรือเจ้าของกิจการ นักบริหารบางท่านคิดว่า ปล่อยให้แต่ละแผนกเขม่นกันเป็นเรื่องดี จะได้ปกครองง่าย เหมือนที่เขามักจะพูดกันว่า แบ่งแยกแล้วปกครอง แต่นั่นเป็นความคิดที่ใช้ได้ในทางการเมือง การปกครอง แต่ไม่สามารถใช้ได้หากต้องการให้ธุรกิจก้าวหน้า ซึ่งจำเป็นต้องอาศัยความเป็นน้ำหนึ่งใจเดียว

ฝ่ายบริหารจึงต้องบริหารทุกแผนก และบริหารทุกอารมณ์ของคนผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาให้ได้ด้วยครับ