การบริหารภายใต้ ความไม่แน่นอน (1)

โดย...ทัธภร ธนาวริทธิ์

ความไม่แน่นอนเป็นสิ่งที่มีเป็นปกติโดยธรรมชาติ ดังนั้นองค์กรต้องหาทางที่จะรับมือกับสิ่งแวดล้อมขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้สามารถบรรลุเป้าหมายของตนเอง โดยลักษณะที่สำคัญของสิ่งแวดล้อมคือ ความไม่แน่นอน ซึ่งอาจนำไปสู่การบริหารที่ผิดพลาดได้

สิ่งแวดล้อมของการบริหารโครงการมี 2 Unknown (สิ่งที่มองไม่เห็น) ได้แก่ 1.ความไม่แน่นอน (Uncertainty) หรือปัญหาที่มองไม่เห็นที่สามารถเกิดขึ้นได้ระหว่างการลงมือปฏิบัติทั้งในส่วนของอุปทาน (เช่น ความล้มเหลวของเทคโนโลยี กำลังคน) และอุปสงค์ (เช่น ความต้องการโครงการ ความขัดแย้งของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย) 2.อิสระทางความคิด (Latitude) หรือโอกาสสำหรับการปรับตัวที่สร้างสรรค์จากปัญหาที่เกิดขึ้น เช่น ปรับตัวเข้ากับข้อจำกัด หาความเป็นไปได้อื่น และการหาทรัพยากรใหม่ที่มองไม่เห็น

Unknowns เหล่านี้ก่อให้เกิดความผิดพลาด (Error) โดยความผิดพลาด หมายถึง การตัดสินที่เกิดขึ้นจากการมีข้อมูลไม่เพียงพอต่อการตัดสินใจ ซึ่งมีได้ 2 ประการ ได้แก่ 1.Type I Error คือ การตัดสินใจไม่ทำโครงการเมื่อการคาดการณ์ที่ทำได้ดีที่สุดบอกว่าโครงการไม่สัมฤทธิผล 2.Type II Error คือ การตัดสินใจทำโครงการเมื่อการคาดการณ์ที่ดีที่สุดบอกว่าโครงการจะประสบผลสำเร็จ ซึ่งเป็นสิ่งที่องค์กรส่วนใหญ่กังวลว่าการตัดสินใจจะก่อให้เกิด Type II Error ได้ง่าย

ผู้จัดการจึงต้องการทำการควบคุมให้มากขึ้น ซึ่งในทางกลับกันก็จะทำให้ข้อมูลที่ได้รับนั้นมีจำกัดในแง่ของปริมาณข้อมูลและผลตอบกลับที่ได้ และเพื่อเป็นการปกป้องตัวเองผู้จัดการก็จะทึกทักเอาว่าตนมีข้อมูลที่ตนเองต้องการทั้งหมดแล้ว ซึ่งท้ายที่สุดเขาก็ไม่ได้มีข้อมูลเพียงพอในการตัดสินใจ

ดังนั้น การจัดการเพียงอย่างเดียวไม่สามารถรับมือกับข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นได้ ไม่ว่าจะเป็น Type I หรือ Type II Error ดังนั้นองค์กรควรต้องวางรูปแบบวิธีการที่จะเรียนรู้จากความผิดพลาดที่เกิดขึ้น โดย Errors ดังกล่าวสืบเนื่องมาจากการมีข้อมูลไม่เพียงพอ ประเด็น คือ ทำอย่างไรให้สามารถใช้ข้อมูลมากขึ้นในกระบวนการที่ต่อเนื่องในการตัดสินใจ และการปฏิบัติงาน และทำอย่างไรที่จะรักษาความยืดหยุ่นขององค์กรในการตอบสนองกับข้อมูลดังกล่าว

ในส่วนของข้อมูลและความยืดหยุ่นนั้นคือปัญหาทางการเมือง ข้อมูล คือ รูปแบบของความมีอิทธิพลซึ่งการได้มาของข้อมูลขึ้นอยู่กับระดับการสนับสนุนจากผู้เกี่ยวข้อง และข้อตกลงที่สามารถเปลี่ยนแปลงไปกับคู่แข่ง Unknown ทางการเมืองอีกประเด็น คือ ความเป็นไปได้ในความมุ่งมั่น และการสนับสนุนของผู้ที่ได้รับประโยชน์ โดยรูปแบบการบริหารภายใต้ความไม่แน่นอนสามารถทำได้จากหลายมุมมอง เช่น องค์กรแห่งการเรียนรู้ การจัดการและทดลอง ความยืดหยุ่นขององค์กร การทบทวนแผน เป็นต้น ซึ่งจะกล่าวถึงรายละเอียดในบทความถัดไป