การเปลี่ยนแปลง คือ ความแน่นอน

“โลกเปลี่ยนแปลงทุกวัน” คำพูดดังกล่าวเป็นจริงที่สุด การเปลี่ยนแปลงเลยกลายเป็นเรื่องปกติที่เกิดขึ้นได้ทุกวัน ดังนั้นเราเองก็ต้องพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาเหมือนกัน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องอะไร ถ้าเป็นชีวิตส่วนตัวของเรา แต่ละคนก็ต้องรับมือต่อการเปลี่ยนแปลงไปต่างๆ นานาด้วยตนเอง เช่น เปลี่ยนบ้านใหม่ เปลี่ยนโรงเรียนลูกใหม่ เป็นต้น

ในความจริงที่ว่า องค์กรต้องผ่านการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาและอย่างต่อเนื่อง อาจจะด้วยสาเหตุของการแข่งขันที่มาจากภายนอกองค์กร หรือสาเหตุอื่นๆ ที่มาจากภายในองค์กร เช่น การเปลี่ยนแปลงผู้บริหาร เป็นต้น ซึ่งหลายองค์กรมีแนวทางในการจัดการโดยการหมุนเวียนผู้บริหาร แน่นอนทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงผู้บริหาร ก็ย่อมมีการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ตามมาอย่างแน่นอน เพราะกรอบวิธีคิดและสไตล์การบริหารจัดการก็แตกต่างกันในแต่ละบุคคล

แม้ว่าการเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นบ่อยจนเกือบเป็นเรื่องปกติ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าคนในองค์กรจะชอบการเปลี่ยนแปลง หรือจะยอมรับว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นว่าเป็นสิ่งที่ตนเองชอบ ในทางตรงข้าม การเปลี่ยนแปลงมักจะทำให้คนในองค์กรรู้สึกท้อแท้ ยิ่งไปกว่านั้นบางคนอาจจะกังวลว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นอยู่ไม่นานสักเท่าไรนัก เดี๋ยวก็จะเปลี่ยนอีก ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงมักจะทำให้เกิดความสับสน และทำให้ได้รับความบอบช้ำทางจิตใจ คนจึงพยายามหลีกเลี่ยงมันเท่าที่จะทำได้

อุปสรรคที่มีต่อการเปลี่ยนแปลงหลักๆ ก็คือ หลงตัวเอง และความคุ้นเคย

“หลงตัวเอง” คือ เมื่อผู้คนรู้สึกดี รู้สึกพึงพอใจกับสิ่งต่างๆ ที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน พวกเขาก็ลืมนึกถึงสิ่งที่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง หรือบางทีก็รู้อยู่สิ่งที่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงคืออะไร เพราะไปร่ำเรียนมาเยอะ ไปสัมมนามาเยอะ แต่ท้ายสุดก็มาตอบตนเองว่าของที่เป็นอยู่ก็ดีอยู่แล้วจะเปลี่ยนไปให้เกิดความวุ่นวายทำไม ประมาณว่าอยู่ดีไม่ว่าดี

ตัวบ่งชี้ต่างๆ ที่แสดงให้เห็นว่าองค์กรของคุณมีความหลงตนมากเกินไปหรือเปล่า เช่น บริษัทคุณเทียบตัวเองกับมาตรฐานที่กำหนดไว้ต่ำๆ ตัวอย่าง บริษัทเปรียบเทียบตัวเองกับค่าเฉลี่ยของอุตสาหกรรม แต่ไม่เปรียบเทียบกับผู้นำในอุตสาหกรรม เป็นต้น หรือกำหนดเป้าหมายทางธุรกิจที่ไม่ได้ท้าทายตัวเองมาก ไม่ได้พยายามผลักตัวเองให้ไปถึงขีดจำกัด และก็หลงชื่นชมกับความสำเร็จในการที่จะบรรลุเป้าหมายที่ไม่ได้ท้าทายนัก

“ความคุ้นเคย” อันนี้ก็เป็นอุปสรรคที่สำคัญอีกตัวหนึ่ง บางครั้งรู้อยู่เต็มอกว่าต้องเปลี่ยนแปลง ไม่อย่างนั้นตายแน่ๆ แต่ขนาดรู้อยู่แก่ใจแท้ๆ แต่ก็ยังคุ้นอยู่กับแบบเก่า ไม่ขอเปลี่ยนได้ไหม สมมติว่ามีการเปลี่ยนแปลงระบบการทำงานใหม่ในองค์กร เห็นได้ชัดเวลาให้ความต้องการของระบบงานใหม่ ก็จะบอกว่าขอให้เปลี่ยนและแก้ไขระบบงานใหม่ให้คล้ายๆ ระบบงานเก่าได้ไหม (แล้วจะเปลี่ยนกันไปทำไม) ดังนั้นการบริหารการเปลี่ยนแปลงก็ต้องพยายามทำให้คนหลุดออกมาจากความคุ้นเคยให้ได้ ไม่ว่าจะใช้แรงจูงใจ หรือจะใช้ความจำเป็นในการผลักดันก็ตามแต่

ผู้ที่รับผิดชอบต่อการเปลี่ยนแปลง ต้องสร้างภาพของอนาคตที่จะถูกเปลี่ยนแปลงให้ชัดเจน และต้องสื่อสารภาพการเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจนนั้นไปยังคนอื่นๆ ให้เห็นถึงประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลง ซึ่งต้องระบุให้เจาะจงลงไปเลยว่าการเปลี่ยนแปลงครั้งนี้จะทำให้เกิดสิ่งต่างๆ เหล่านี้ได้อย่างไร ซึ่งก็มีแค่ 2 สิ่งหลักๆ คือ องค์กรและพนักงาน กล่าวคือ จะพัฒนาธุรกิจให้ดีขึ้น (ด้วยความพึงพอใจของลูกค้าที่สูงขึ้น บริการที่ดีขึ้น คุณภาพสินค้าดีขึ้น ขายได้มากขึ้น รายได้มากขึ้น หรือผลผลิตที่เพิ่มขึ้น) และสิ่งต่างๆ ที่ถูกเปลี่ยนแปลงนี้ จะมีผลประโยชน์ต่อพนักงานอย่างไร ซึ่งผลประโยชน์อยู่ในรูปของ
ผลงานที่ดีขึ้น เงินเดือนที่เพิ่มขึ้น คุณภาพชีวิตดีขึ้น โอกาสที่จะก้าวหน้า หรือมีความมั่นคงในงานที่ทำมากขึ้น

ความชัดเจนของภาพในอนาคตที่จะถูกเปลี่ยนแปลงนั้น มีความสำคัญต่อความสำเร็จของการเปลี่ยนแปลงอย่างมาก ซึ่งต้องประกอบไปด้วย 1) อธิบายได้ คือ สามารถอธิบายถึงอนาคตที่ต้องการไปให้ถึง อนาคตที่คนในองค์กรยินดีที่จะได้ และจะได้ในทันทีที่พวกเขาทำได้ 2) มีพลัง คือ สถานะในอนาคตนั้นจะต้องดีกว่าสถานะที่เป็นอยู่ในปัจจุบันอย่างมากๆ จนกระทั่งคนในองค์กรยินดีที่จะทุ่มเทกำลังใจ กำลังกาย และยอมเสียสละถ้าจำเป็น เพื่อไปให้ถึงสถานะตรงนั้น 3) เป็นไปได้ คือ ต้องเป็นภาพที่มีความเป็นไปได้ ต้องถูกมองว่าสามารถไปถึงได้ ด้วยการทำงานร่วมกันของทุกๆ คน ไม่ใช่เป็นภาพที่เว่อร์ๆ หรือเพ้อเจ้อ 4) มุ่งเน้น คือ ต้องมีจุดมุ่งเน้น ต้องมีเป้าหมายที่ชัดและสามารถจัดการได้ เช่น จะต้องครอบครองปัญหาของลูกค้า และสามารถให้คำตอบหรือคำปรึกษาแก่ลูกค้าได้ภายใน 1 วันทำการ เป็นต้น 5) ยืดหยุ่น คือ ต้องมีความยืดหยุ่น สามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป หรือข้อจำกัดใหม่ๆ ที่เพิ่มเข้ามา โดยเฉพาะการเปลี่ยนแปลงของโปรแกรมที่ต้องใช้ระยะเวลาการเปลี่ยนแปลงนาน 6) ง่ายๆ คือ ต้องมีความง่ายที่จะสื่อสารไปยังคนทุกระดับ เช่น รูปแบบการนำเสนอที่ง่ายๆ ภาษาในการนำเสนอที่ง่ายๆ เป็นภาษาที่เข้าใจได้โดยทั่วๆ ไป

ส่วนการวัดผลงานของการเปลี่ยนแปลงนั้น มักจะพลาดกันบ่อยๆ สิ่งที่ควรวัดไม่วัด ดันไปวัดในสิ่งที่ไม่ใช่ความสำเร็จ ดังนั้นการวัดผลงานต้องมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ ไม่ใช่กิจกรรม ไม่ใช่วัดว่ามีการสื่อความไปแล้วกี่ครั้ง มีคนตอบแบบสอบถามมาครบแล้ว
ทุกคน เป็นต้น

จริงๆ แล้วเรื่องการเปลี่ยนแปลงมีเรื่องให้พูดเยอะ มีมิติที่ให้มองมากมาย ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการสื่อสารอย่างไรเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงประสบความสำเร็จ หรือการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของคนในองค์กร และเราจะรับมือกับการเปลี่ยนแปลงได้อย่างไร ไว้โอกาสหน้าจะมาเล่าให้ฟังอีกครับ แต่ที่แน่ๆ คือ การเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องแน่นอน ดังนั้นมองมันให้เป็นปกติ ไม่ว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นจะดีขึ้นหรือแย่ลง เพราะเดี๋ยวมันก็ต้องมีการเปลี่ยนแปลงอีกครับ