จุฬาฯ ดันโมเดล “ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ลับ”

จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยเปิดตัว“ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ลับ”(CU-ECCS) ซึ่งจุฬาฯ พัฒนาสำเร็จเป็นแห่งแรก” สะดวก รวดเร็ว ถูกระเบียบ ปลอดภัย ติดตามง่าย โดยมีอ.ศิรธัช ศิริชุมแสง ผู้ช่วยอธิการบดี งานด้านบริหาร จุฬาฯ ให้ข้อมูลเกี่ยวกับระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ลับ ผศ.ดร.ปมทอง มาลากุล ณ อยุธยา รองอธิการบดี ด้านบริหารทั่วไปและศิลปวัฒนธรรม จุฬาฯ กล่าวเชิญชวนประชาคมจุฬาฯ ใช้งานระบบ CU-ECCS

ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ลับ (CU Electronic Confidential correspondence System:CU-ECCS) มีจุดเริ่มต้นจากปัญหาและอุปสรรคในการรับ-ส่งเอกสารลับของจุฬาฯ ในช่วงที่มีสถานการณ์การแพร่ระบาดของโควิด-19 ซึ่งมีการปิดสถานที่ทำการในมหาวิทยาลัยเป็นการชั่วคราว มหาวิทยาลัยจึงได้พัฒนาระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สำหรับใช้ในการรับ-ส่งเอกสารลับของมหาวิทยาลัยและส่วนงานต่างๆ เพื่อให้เป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ. 2564 และพระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565 โดยจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยได้พัฒนาดำเนินการระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เอกสารลับครบทุกขั้นตอนเป็นแห่งแรก แทนการดำเนินการในรูปแบบเดิมซึ่งทำในรูปแบบ Manual เอกสารลับที่นำเข้าระบบ CU-ECCS ได้แก่ เอกสารที่มีชั้นความลับระดับลับและลับมาก เอกสารที่ต้องระมัดระวังในการเข้าถึง เอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานบุคคล งานกฎหมาย งานวินัยนิสิต และเอกสารอื่นๆ ที่เข้าข่ายเอกสารลับ

ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ลับเป็นระบบที่ทำงานตามขั้นตอนการปฏิบัติงานด้านเอกสารลับที่ถูกต้องตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ มีความปลอดภัยในการเข้าใช้งานระบบสูงตามมาตรฐานการรักษาความปลอดภัยของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และติดตามเอกสารลับได้ง่าย ไม่ต้องกังวลเรื่องเอกสารสูญหายระหว่างทางมีฟังก์ชั่นต่างๆ ช่วยอำนวยความสะดวกในการคัดแยกประเภทเอกสารลับ จัดเรียง ใช้งาน ติดตาม จัดเก็บ และค้นหา สามารถเรียกดูตัวอย่างเอกสารลับในระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ลับได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว เพียงใส่รหัสความปลอดภัยส่วนบุคคล นอกจากนี้ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ลับยังรองรับเอกสารได้หลากหลายรูปแบบ รวมทั้งสามารถสร้างเอกสารลับประเภทต่างๆ ภายในระบบได้ การจัดเก็บเอกสารลับเป็นไปตามมาตรฐานความปลอดภัยของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย 

ทั้งนี้ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยพร้อมเริ่มใช้งานระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ลับตั้งแต่ 26 มีนาคม 2567 เป็นต้นไป ทั้งนี้ในอนาคตจะเปิดให้หน่วยงานต่างๆ นำไปเป็นโมเดลใช้พัฒนาต่อยอดต่อไป