The Moon

โดย...บุญสน เจนชัยมหกุล

เทศกาลไหว้พระจันทร์เพิ่งผ่านพ้นไป มีเพื่อนๆ หลายคนอยากให้ผมเขียนเกี่ยวกับเทศกาลไหว้พระจันทร์ ดวงจันทร์ในฐานะที่เป็นดาวเคราะห์ที่อยู่คู่กับโลก มิได้มีแค่มิติทางประวัติศาสตร์และวัฒนธรรมเท่านั้น หากแต่ยังเป็นสัญลักษณ์ที่สำคัญของนักวิทยาศาสตร์ทั่วโลกมาหลายร้อยปี เมื่อทุกคนเฝ้ามองดวงจันทร์ดวงเดียวกัน และมีเป้าหมายที่ท้าทายร่วมกันว่าวันหนึ่งจะต้องพิชิตดวงจันทร์ให้ได้

ในวันที่ 25 พ.ค. 1961 อดีตประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกา จอห์น เอฟ เคนเนดี้ ได้ประกาศในที่ประชุมรัฐสภาว่า เราเลือกแล้วที่จะส่งคนไปพิชิตดวงจันทร์และกลับมาอย่างปลอดภัยให้ได้ภายในสิ้นทศวรรษนี้ เป็นคำประกาศกร้าวของภารกิจที่ไม่มีใครคิดว่าจะเป็นไปได้ เนื่องจากในขณะนั้นความก้าวหน้าทางวิศวกรรมทำได้เพียงส่งยานอวกาศไปอยู่ในวงโคจรของโลกได้เพียง 15 นาทีเท่านั้น แต่ในที่สุด
อพอลโล 11 ได้ถูกส่งขึ้นสู่ท้องฟ้าในวันที่ 16 ก.ค. 1969 และประสบความสำเร็จในการส่งคนลงไปบนพื้นผิวของดวงจันทร์ได้เป็นครั้งแรก เสร็จสิ้นภารกิจที่ท้าทายมนุษยชาติอย่างยิ่งนี้ก่อนสิ้นทศวรรษจริงๆ ท่านที่อยู่ในยุคสมัยเดียวกับผมคงไม่ลืมภาพถ่ายทอดสดผ่านช่องโทรทัศน์ทั่วโลกในวันนั้น

ความสำเร็จที่ผ่านไปเกือบ 50 ปี แต่ก็ยังถูกยกให้เป็นตัวอย่างของการบริหารโครงการ (Project Management) จากโครงการที่ใหญ่ที่สุดของมนุษยชาติ มีผู้ปฏิบัติงานในโครงการนี้มากถึง 4 แสนคน ผมขอเพียงยกเอาบางประเด็นเด่นๆ ของกรณีศึกษานี้ มาเล่าให้ฟัง

ข้อที่ 1 การสื่อสารข้อมูลอย่างตรงไปตรงมากับผู้มีส่วนได้เสีย โครงการอพอลโล เป็นโครงการที่มีเป้าหมายที่ท้าทายทั้งในแง่ของความพร้อมด้านวิศวกรรม และเป้าหมายด้านเวลา โรเบิร์ต จิลรูท ผู้อำนวยการศูนย์ยานอวกาศในขณะนั้น เลือกที่จะนำเสนอข้อเท็จจริงอย่างตรงไปตรงมากับประธานาธิบดี ถึงความพร้อม และทรัพยากรต่างๆ ที่จำเป็นเพื่อเพิ่มความเป็นไปได้ให้กับความฝัน แล้วก็ได้รับการสนับสนุนอย่างเต็มที่ หากเป็นไปในทางตรงกันข้าม ความสัมพันธ์คงจะเป็นไปอย่างตึงเครียด โต้เถียงถึงความเป็นไปได้ โดยเฉพาะเมื่อการประกาศสู่สาธารณะในครั้งนั้นปราศจากแผนงานรองรับอย่างสิ้นเชิง หรืออีกภาพหนึ่งที่มักเห็นจนชินตาคือ ผู้บริหารจะทำการสร้างภาพให้สวยหรู ปิดบังข้อมูล เอาตัวรอดไปวันๆ โดยคาดว่าจะไม่โดนจับได้

ข้อที่ 2 การวางแผนคือส่วนที่สำคัญที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับโครงการที่มีความสลับซับซ้อนอย่างที่ไม่เคยปรากฏมาก่อน ในขณะที่ประกาศวาทะอันสะท้านโลกนี้ ยังไม่มีใครรู้ว่าจะต้องทำอะไร และทำอย่างไรเสียด้วยซ้ำ การแบ่งงานออกเป็นแผนย่อย แล้วบริหารจัดการให้บรรลุผลสำเร็จภายใต้งานในแต่ละระยะ (Phase) คือ (1) บินไปให้ถึงดวงจันทร์ (2) โคจรรอบดวงจันทร์ และ (3) ลงจอดบนดวงจันทร์ หากว่า การวางแผนทั้งหมดไม่ได้มีการแยกออกเป็นงานในแต่ละระยะที่มีการประเมินผลที่ชัดเจน ประวัติศาสตร์อาจต้องจารึกสิ่งที่แตกต่างไป นอกจากนั้น แทนที่จะทำงานแข่งขันกับเวลาแต่เพียงอย่างเดียว การทุ่มเทมุ่งเน้นการใช้ความคิดไตร่ตรองถึงแผนงาน ได้นำไปสู่การลดความเสี่ยงที่สำคัญ

ข้อ 3 การบริหารจัดการความเสี่ยง โครงการอพอลโล นับได้ว่าเป็นโครงการที่มีความเสี่ยงสูงที่สุดในประวัติศาสตร์ จากความผิดพลาดทางเทคนิค จนถึงความผิดพลาดของบุคลากรทุกส่วนที่เกี่ยวข้องอันเกิดขึ้นได้เสมอ การตั้งคำถาม “หากว่า” (What If ?) เป็นคำถามที่ถูกตั้งขึ้นเพื่อหาคำตอบตลอดเวลา ทำให้มีแผนสำรอง (Plan B) ในทุกขั้นตอน

ข้อ 4 การสื่อสาร ส่วนต่างๆ ของโครงการมีตั้งแต่ทีมขนาดเล็กไม่กี่คน ไปจนถึงบางส่วนงานที่มีบุคลากรหลายพันคนซึ่งไม่เคยพบหรือร่วมงานกันมาก่อน การสื่อสารที่มีความชัดเจนอย่างสม่ำเสมอ ช่วยลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น รวมทั้งลดข้อผิดพลาดที่อันตราย การสื่อสารที่ดีทำให้ไม่มีการปล่อยให้ทีมงานคนใดตกอยู่ในความมืดมิด โดยไม่รู้ว่าคนอื่นที่เกี่ยวข้องกำลังทำอะไรอยู่

ข้อ 5 การมอบอำนาจ อาจเป็นการขัดความรู้สึกอย่างยิ่งในการมอบอำนาจให้กับคนที่ไม่มีประสบการณ์ แต่กลายเป็นสิ่งที่โครงการนี้ได้ให้ความสำคัญ ท่านอาจแปลกใจว่าอายุของทีมปฏิบัติการเฉลี่ยอยู่ที่ 26 ปีเท่านั้น นาซ่าได้ปล่อยให้แต่ละคนจัดการกับปัญหาอย่างอิสระด้วยตัวเอง แล้วผลลัพธ์สุดท้ายก็เป็นคำตอบด้วยตัวของมันเอง

ข้อ 6 การบันทึกบทเรียนและข้อผิดพลาด ไม่มีใครในทีมงานรู้สึกอับอายกับข้อผิดพลาด การบันทึกและการเรียนรู้เป็นศูนย์กลางของกระบวนการที่บุคลากรในทุกระดับให้ความสำคัญ และสร้างวัฒนธรรมการเรียนรู้จากความผิดพลาดในอดีต แทนที่จะคงอยู่กับวัฒนธรรม “ไม่เป็นไร”

โครงการจะสำเร็จได้ ต้องเกิดจากการบริหารจัดการที่เหมาะสมบนพื้นฐานของข้อมูลที่ครบถ้วนถูกต้อง ปราศจากอคติใดๆ มิฉะนั้น โครงการดีๆ อาจพร้อมที่จะพังพินาศลงไปต่อหน้าก็ได้