งานพัฒนาทรัพยากรบุคคลในช่วงต้นปี (1)

โดย...

ผู้เขียนจะนำท่านผู้อ่านไปรับรู้การจัดทำแผนพัฒนาบุคลากรรายบุคคล หรือ Individual Development Plan (IDP) เพื่อช่วยให้พนักงานพัฒนาการสร้างผลงานและยกระดับความรู้และหรือทักษะเพื่อให้พนักงานผู้นั้นบรรลุถึงเป้าหมายในสายอาชีพของตน โดยที่แผนพัฒนาบุคลากรรายบุคคลต้องมีความเชื่อมโยงและตอบสนองต่อความต้องการหรือเป้าหมายในระดับองค์กร

IDP ยังประกอบด้วยแผนปฏิบัติการ (Action Plan) ที่ระบุกิจกรรมและระยะเวลาในการพัฒนาพนักงานให้ไปสู่เป้าหมายตามที่พนักงานรวมทั้งหน่วยงานและองค์กรคาดหวัง

IDP จึงเป็นขั้นตอนที่ถูกจัดทำขึ้นอย่างเป็นระบบ โดยมีวัตถุประสงค์หลักในการพัฒนาจุดอ่อน (Weakness) และสร้างจุดแข็ง (Strength) ให้มีมากขึ้น ซึ่ง IDPs จะมีลักษณะทั่วไป ดังต่อไปนี้

1.เป็นกระบวนการพัฒนาและเป็นระบบการสื่อสารแบบสองทาง (Two Way Communication) ซึ่งผู้บังคับบัญชาและพนักงานคนนั้นจะต้องพูดคุยกันถึงเป้าหมายในอาชีพ (Career Goals) การกำหนดแผนงานเพื่อให้ไปถึงเป้าหมายที่ถูกกำหนดขึ้น รวมทั้งเป็นกระบวนการที่หัวหน้างานจะต้องมีการให้ข้อมูลป้อนกลับ (Feedback) แก่พนักงานอีกด้วย

2.เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการเชื่อมโยงความต้องการของพนักงานรายบุคคลให้ตอบรับหรือสนองตอบต่อความต้องการในระดับองค์การ พบว่า IDP ที่ดีจะต้องเป็นแผนในการเพิ่มระดับความสามารถในการทำงานในปัจจุบัน ซึ่งแผนงานที่กำหนดขึ้นนั้นจะต้องช่วยให้พนักงานผู้นั้นประสบความสำเร็จตามเป้าหมายในสายอาชีพของตนและเป้าหมายของหน่วยงานควบคู่กันไป

3.เป็นแผนพัฒนาบุคลากรที่ทำขึ้นบนพื้นฐานความสามารถที่คาดหวัง (Expected Competency) ของตำแหน่งงาน เปรียบเทียบกับความสามารถการทำงานจริง (Actual Competency) ของพนักงานผู้นั้น โดยการกำหนดกิจกรรมพัฒนาความรู้ความสามารถพนักงาน เช่น การมอบหมายงาน การจัดฝึกอบรมพนักงาน การให้พนักงานเรียนรู้ด้วยตนเอง การให้คำปรึกษาแนะนำ การเป็นพี่เลี้ยงแก่พนักงาน

4.เป็นระบบที่ต้องทำต่อเนื่องและเป็นขั้นตอน มีการทบทวน ตรวจสอบ และเปลี่ยนแปลงได้ ซึ่ง IDPs ควรมีการทบทวนจากหัวหน้างานและพนักงานอย่างน้อยทุกหกเดือน

การจัดทำ IDP จึงไม่ใช่กระบวนการประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Appraisal) เพื่อการปรับเงินเดือนและการให้ผลตอบแทนต่างๆ แก่พนักงาน แต่ IDP จะต้องเป็นขั้นตอนหลักที่สำคัญในการพัฒนาพนักงาน มิใช่ถูกกำหนดขึ้นเพื่อให้คุณให้โทษแก่พนักงาน ซึ่ง IDP เป็นแผนฯ เพื่อเตรียมความพร้อมของพนักงานให้มีคุณสมบัติ ความสามารถ และศักยภาพในการทำงานสำหรับตำแหน่งงานที่สูงขึ้นต่อไป แต่มิใช่แผนฯ ที่จะรับประกันว่าพนักงานจะมีความก้าวหน้าในสายอาชีพ จะได้รับการเลื่อนตำแหน่งงานต่อไปในอนาคต

IDP จึงถูกกำหนดขึ้นโดยพนักงานกับผู้บังคับบัญชาโดยตรงที่จะต้องแจ้งถึงเป้าหมายหรือความคาดหวังที่หัวหน้างานต้องการ ทั้งนี้ IDP จะต้องเชื่อมโยงความสนใจในอาชีพของพนักงานและความต้องการขององค์การที่มีต่อพนักงานผู้นั้น สำหรับเป้าหมายในการจัดทำ IDPs ขึ้นก็เพื่อ

1.พนักงานจะได้เรียนรู้ทักษะใหม่ๆ ในการปรับปรุงการทำงานปัจจุบันให้ดียิ่งขึ้นต่อไป

2.เพิ่มความพึงพอใจในการทำงานให้กับพนักงาน ทำให้พนักงานมีขวัญและกำลังใจในการทำงานมากขึ้น

3.พัฒนาและปรับปรุงผลผลิตขององค์การ และของหน่วยงานให้เพิ่มขึ้น จากการที่พนักงานมีความรู้และความสามารถที่เพิ่มมากขึ้น

บุคคลที่จะมีส่วนร่วมในการกำหนด IDPs นั้น ได้แก่ พนักงานในการรับผิดชอบร่างแผนพัฒนาตนเอง การขอคำปรึกษาจากหัวหน้างานเพื่อช่วยเหลือให้พนักงานสามารถพัฒนาตนเองไปสู่สายอาชีพที่ต้องการ รวมถึงการติดตามและยอมรับฟังข้อมูลป้อนกลับจากหัวหน้างานถึงผลการปฏิบัติงาน และความก้าวหน้าในการพัฒนาตนเอง ทั้งนี้พนักงานจะต้องติดตามหัวหน้างานในการทบทวนแผนฯ โดยอย่างน้อยควรมีการพูดคุยกันเพื่อตรวจสอบและทบทวนแผนฯ อย่างน้อยทุกหกเดือน

นอกจากนี้ หัวหน้างานควรจะเป็นผู้บังคับบัญชาโดยตรงที่ดูแล บริหาร และมอบหมายงานแก่พนักงานผู้นั้นโดยตรง ทั้งนี้หัวหน้างานจะต้องแจ้งถึงความต้องการหรือความคาดหวังที่ต้องการจากพนักงาน รวมถึงการระบุอย่างชัดเจนถึงความสามารถในเรื่องใดที่ต้องการให้พนักงานพัฒนาหรือปรับปรุงตนเอง ซึ่งหัวหน้างานจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องให้ข้อมูลป้อนกลับเกี่ยวกับการพัฒนาและการปรับปรุงตนเองของพนักงาน และหัวหน้างานเองจะต้องช่วยเหลือพนักงานในการสอนและกำหนดแนวทางหรือหนทางที่จะพัฒนาพนักงานให้มีความรู้และความสามารถในการปฏิบัติงาน