มุมมอง พนักงานใหม่

โดย...ดร.กฤติน กุลเพ็ง ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร บริษัท ไอโอดี คอนเซาท์ติ้งแอนด์เทรนนิ่ง จำกัด

ผู้บริหารองค์กรอาจจะต้องใช้เทคนิคทุกรูปแบบในเชิงการบริหาร เพื่อที่จะทำอย่างไรให้มีการปรับปรุงองค์กรในส่วนที่ไม่ดี โดยใช้ให้ผู้อื่นมองให้ หรือพนักงานที่เพิ่งเข้ามาใหม่ โดยเฉพาะพนักงานที่มีประสบการณ์จากองค์กรอื่นมา จะเป็นผู้ที่ให้ข้อมูลแก่บริษัทได้มากที่สุด

จากแนวปฏิบัติของแต่ละองค์กร ส่วนใหญ่มักจะคิดว่า พนักงานที่เข้ามาสู่องค์กรแล้ว จะต้องรีบลงมือปฏิบัติในหน้าที่งานให้เร็วที่สุด เพื่อที่จะได้ช่วยไปเติมเต็มพนักงานที่ขาดอัตรากำลังอยู่ นั่นคือแนวคิดของหัวหน้างานที่ใช้อัตรากำลังไปในทิศทางที่ผิด ผู้เขียนจึงขอยกตัวอย่างไว้เป็นแนวทางเพื่อการบริหารดังนี้

กรณีที่อัตรากำลังขาด เรายังไม่จำเป็นที่ต้องเพิ่มอัตรากำลังคนในทันที ต้องวิเคราะห์อัตรากำลังเสียก่อนว่า พนักงานที่ขาดนั้น เป็นการขาดเป็นบางช่วงเวลาหรือไม่ หรือเป็นการขาดประจำ ถ้าเป็นการขาดอัตราพนักงานเป็นบางช่วงเวลา หรือบางวัน หัวหน้าอาจจะใช้วิธีการให้พนักงานทำงานล่วงเวลาเพิ่มเติมเป็นรายคน ส่วนดีสำหรับโดยตรงขององค์กรคือ ประหยัดค่าใช้จ่ายให้กับองค์กร เพราะว่าถ้าผู้อ่านลองทำข้อมูลค่าใช้จ่ายเปรียบเทียบระหว่างการรับพนักงาน กับการให้พนักงานทำงานล่วงเวลา ทั้งสองแนวทางนี้อย่างไหนจะประหยัดมากกว่ากัน

ถ้ามองแบบผิวเผินจะเห็นว่า การรับพนักงานใหม่เลยง่ายกว่า และได้ผลคุ้มค่ากว่า เพราะมีความสะดวก การรับพนักงาน 1 คน ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นคือ เงินเดือน ค่าเบี้ยเลี้ยง สวัสดิการค่ารักษาพยาบาล โบนัส ค่าประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ และการบริหารจัดการคนที่เพิ่มขึ้น แต่ถ้าไม่เพิ่มคนเราจะมีค่าใช้จ่ายด้านค่าล่วงเวลาเพียงอย่างเดียว โดยเสียเพิ่มจากเดิม หนึ่งเท่าเป็น 1.5 เท่า แต่เมื่อเทียบค่าใช้จ่ายแล้วก็ยังต่ำกว่าวิธีรับคนเพิ่ม

จากการเก็บข้อมูลในหน่วยงานโดยตรงแล้ว สิ่งที่ได้ข้อมูลเพิ่มเติมจากพนักงานก็คือ การได้ใจจากพนักงาน สิ่งนี้แหละเป็นสิ่งสำคัญที่สุด การที่บริษัทให้พนักงานได้ทำค่าล่วงเวลา ถือว่าเป็นการเพิ่มรายได้ให้แก่พนักงาน พนักงานส่วนใหญ่ชอบที่จะทำล่วงเวลาเพิ่ม เพราะพนักงานบางคนอาจจะมีภาระหนี้สินที่ต้องรับผิดชอบ จึงต้องหาทางมีรายได้เพิ่มเติม เมื่อบริษัทเปิดช่องในลักษณะนี้ ก็จะเป็นการเสริมแรงให้พนักงานเกิดความรู้สึกที่ดีต่อองค์กรเสียอีก แต่มีข้อแม้ว่าหัวหน้าจะต้องเช็กข้อมูลการทำงานของลูกน้องว่า งานที่ทำอยู่นั้นมีชั่วโมงการทำงานมากน้อยเพียงใด ถ้าเป็นการทำงานจนขาดเวลาพักผ่อนที่เพียงพอ อาจจะมีผลกระทบต่อคุณภาพชีวิตในการทำงานได้ ถ้าเป็นการขาดอัตรากำลังที่เป็นช่วงเวลา ส่วนใหญ่จะใช้วิธีการทำงานล่วงเวลา

อีกกรณีหนึ่งที่หัวหน้าแก้ปัญหาควบคู่กันไป สำหรับการทำงานล่วงเวลาก็คือ การปรับปรุงขั้นตอนในการทำงาน เพื่อให้ลูกน้องทำงานง่ายขึ้น สะดวก รวดเร็ว ก็จะเป็นอีกวิธีหนึ่งที่นิยมใช้กัน โดยส่วนใหญ่บริษัทญี่ปุ่นจะชอบใช้วิธีนี้ในการแก้ปัญหาอัตรากำลังขาด จะช่วยทำให้องค์กรประหยัดทั้งค่าใช้จ่ายพนักงาน และการบริหารจัดการ ถ้าหัวหน้างานเข้าใจวิธีคิดในลักษณะนี้แล้วก็จะทำให้การบริหารจัดการอัตรากำลังพนักงานได้ถูกต้องแม่นยำขึ้น เมื่อได้ดำเนินการใช้วิธีการทั้งสองวิธีแล้ว ยังไม่สามารถแก้ปัญหาเรื่องการขาดอัตรากำลังได้ ก็จะใช้แนวทางสุดท้ายคือ การรับคนเพิ่มนั่นเอง

เมื่อหัวหน้ามีความเข้าใจในการแก้ปัญหาการขาดอัตรากำลังในหน่วยงานแล้ว สิ่งที่เป็นขั้นตอนสุดท้ายของการแก้ปัญหาคือ การรับพนักงานเพิ่มเข้ามา ฉะนั้นการรับพนักงานใหม่เข้ามา สิ่งที่จะต้องหาข้อมูลจากพนักงานใหม่ โดยเฉพาะพนักงานที่มาจากบริษัทอื่น ก็จะเป็นส่วนหนึ่งของการปรับปรุงงานให้ดียิ่งขึ้น หัวหน้างานควรจะวางแผนงานที่จะให้ลูกน้องที่เข้ามาใหม่ได้ทำความรู้จักกับหน่วยงานที่เป็นลูกค้าภายในเสียก่อน ว่าเขาจะส่งมอบงานให้แก่ใคร และต้องรับงานจากหน่วยงานใด เพื่อเป็นการให้เกิดความรู้จักหน่วยงาน เพื่อนร่วมงานให้ดีเสียก่อน ไม่ใช่ให้พนักงานลงมือปฏิบัติงานเลย ซึ่งจะไม่เกิดผลดีต่อองค์กรแต่อย่างใด

การที่ให้พนักงานที่เริ่มปฏิบัติงานใหม่ได้เข้าใจถึงระบบงาน จะทำให้เกิดการเรียนรู้และใช้ประสบการณ์จากที่อื่นมาเพื่อปรับปรุงแก้ไขให้ระบบงานที่ทำอยู่ดีขึ้น เพราะว่าในช่วง 3 เดือนแรกจะเป็นช่วงที่พนักงานใหม่จะเห็นอะไรมากที่สุด และมองเห็นความแตกต่างของระบบงานเดิมกับระบบงานใหม่ได้ดี แต่ถ้าปล่อยให้พนักงานปฏิบัติงานนานออกไป ความกลมกลืนจะเริ่มเกิดขึ้น ความเคยชินก็จะมา และพนักงาน
ไม่อยากจะแก้ไขปรับปรุงอะไร เพราะเกิดความรู้สึกว่าชินกับระบบงานที่ทำอยู่ประจำเสียแล้ว

หัวหน้างานควรจะให้เวลาพนักงานใหม่ได้ออกความเห็นเรื่องการปรับปรุงงานให้ดีขึ้นอย่างไร ก็จะนำมาซึ่งประโยชน์ต่อองค์กร เพราะมีระบบการทำงานที่สั้นลง สะดวก สบายในการทำงาน เป็นผลดีต่อพนักงานและต่อบริษัทอีกด้วย