ทำไมจึงต้องวางแผน สืบทอดตำแหน่ง

โดย...ดร.กฤติน กุลเพ็ง ศูนย์นวัตกรรมการพัฒนาศักยภาพองค์กร [email protected]

องค์กรที่เปิดดำเนินงานมาสักระยะหนึ่ง พนักงานและองค์กรมีอายุมากขึ้น สิ่งที่องค์กรจะต้องวางแผนในระยะยาวก็คือ จะค้นหาพนักงานที่จะมาทดแทนพนักงานที่จะใกล้เกษียณอายุอย่างไร ซึ่งการที่บริษัทจะเลือกพนักงานที่มีศักยภาพขึ้นมาดำรงตำแหน่งทดแทน จะมีเกณฑ์การคัดเลือกอย่างไร จึงจะเหมาะสมและยอมรับกันทั้งองค์กร

การวางแผนดังกล่าว จึงต้องมีกระบวนการ ต้องมีการวางแผนสืบทอดตำแหน่งตั้งแต่เริ่มต้น บริษัทต้องกำหนดหลักเกณฑ์การเข้าดำรงตำแหน่งไว้ตั้งแต่เริ่มแรก เพื่อให้พนักงานภายในองค์กรได้รับทราบหลักเกณฑ์ของบริษัทถึงการที่จะเข้ามาดำรงตำแหน่งทดแทนพนักงานที่ออกไป ไม่ว่าจะเป็นการเกษียณอายุ ลาออก เสียชีวิต ปลดออก และไล่ออก บริษัทจะมีพนักงานที่สามารถขึ้นมาทำงานทดแทนในตำแหน่งที่ว่างได้อย่างเหมาะสมและเป็นการยอมรับทั้งองค์กร

การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง จึงเป็นปัจจัยสำคัญที่แต่ละบริษัทต้องดำเนินการอย่างเร่งด่วน และการที่บริษัทจะทำทั้งองค์กรเลยนั้นจะกระทบต่อกระบวนการทำงานได้ จึงต้องมีการพิจารณาหน่วยงานใดหน่วยงานหนึ่งขึ้นมาจัดหลักเกณฑ์การวางแผนสืบทอดตำแหน่งในอันดับแรกเสียก่อน เพื่อเป็นตัวอย่างให้กับหน่วยงานอื่นภายในองค์กร ฉะนั้นการพิจารณาปัจจัยหลักของการวางแผนสืบทอดตำแหน่งนั้น โดยส่วนใหญ่เขาพิจารณาอย่างไรบ้าง

ผมจะขออธิบายเกณฑ์การคัดเลือกหน่วยงานที่จะต้องพิจารณามาจัดทำแผนสืบทอดตำแหน่งงานก่อนว่าเข้าข่ายอย่างไรบ้าง

1.การตอบสนองต่อวิสัยทัศน์ (Vision) ภารกิจ (Mission) เป้าหมาย (Goal) และกลยุทธ์ (Strategy) ขององค์กร อันดับแรกที่บริษัทจะต้องพิจารณาว่าตำแหน่งงานดังกล่าวมีผลต่อภารกิจและเป้าหมายขององค์กรมากน้อยเพียงใด ถ้าผู้บริหารมองง่ายๆ ก็คือ ถ้าขาดตำแหน่งนี้แล้วจะส่งผลต่อยอดขาย การดำเนินธุรกิจของบริษัทอย่างไรบ้าง โดยส่วนใหญ่บริษัทจะพิจารณาถึงความสำคัญของตำแหน่งงานนั้นเป็นอันดับแรก

2.ตำแหน่งงานที่อยู่ในสายธุรกิจหลัก (Core Business) ที่ทำรายได้และผลกำไรให้กับองค์กร การพิจารณาว่าจะเป็นสายธุรกิจหลักนั้น พิจารณาง่ายๆ ก็คือ สายงานดังกล่าวเป็นงานหลักของบริษัทหรือไม่ เช่น ถ้าเป็นโรงงานอุตสาหกรรม สายงานหลักคือ สายงานการผลิต ธุรกิจโรงพยาบาล สายงานหลักคือ แพทย์และพยาบาล ธนาคาร สายงานหลักคือ บัญชีและการเงิน เป็นต้น

3.ตำแหน่งงานที่ค่อนข้างหายาก โดยต้องใช้ระยะเวลานานในการสรรหาและคัดเลือกผู้ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมมาดำรงตำแหน่ง จากนั้นหัวข้อที่ต้องพิจารณาต่ออีกก็คือ ตำแหน่งงานที่หายากในตลาด และส่วนใหญ่การเข้ามาดำรงตำแหน่งของพนักงานมักจะอยู่ไม่นาน มีการซื้อตัวในบริษัทคู่แข่งค่อนข้างสูง

4.อัตราการลาออก (Turn Over) ของตำแหน่งงานนั้นอยู่ในเกณฑ์ที่ค่อนข้างสูง สิ่งที่ผู้บริหารต้องเก็บข้อมูลต่อมาก็คือ การเข้ามาทำงานของพนักงานแต่ละตำแหน่ง มีการหมุนเวียนเปลี่ยนงานบ่อย มีอัตราการลาออกค่อนข้างสูง

5.ตำแหน่งงานที่ต้องใช้ระยะเวลาในการฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อเสริมสร้างความรู้ ทักษะ และความสามารถในการทำงานให้มีประสิทธิภาพ บางตำแหน่งเป็นตำแหน่งที่ต้องใช้ทักษะ ความรู้เฉพาะทางเป็นกรณีพิเศษ เช่น จะต้องส่งพนักงานเข้ารับการฝึกอบรมในต่างประเทศ มีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง

6.ตำแหน่งงานที่มีพนักงานใกล้เกษียณอายุ บางองค์กรมีพนักงานที่มีอายุใกล้เกษียณ และยังหาพนักงานที่ขึ้นมา ทดแทนไม่ได้ หรือมีก็ยังไม่สามารถดำรงตำแหน่งได้ จึงจำเป็นต้องรีบดำเนินการอย่างเร่งด่วน

จะเห็นว่าปัจจัยสำคัญในการวางแผนสืบทอดตำแหน่งนั้น ผู้บริหารสามารถยึดถือเป็นแนวปฏิบัติขององค์กรได้เลยว่า การที่บริษัทจะเลือกตำแหน่งงานใดที่เป็นหน่วยงานแรก ที่จะเป็นสายงานที่นำร่องในการจัดทำแผนสืบทอดตำแหน่งให้เป็นตัวอย่างของบริษัท เพื่อให้บริษัทได้มีพนักงานที่จะขึ้นมาทดแทนตำแหน่งที่พนักงานจะต้องออกจากองค์กรไป ไม่ว่าจะเป็นกรณีใดๆ

ถ้าถามคำถามง่ายๆ ว่า องค์กรไม่ต้องจัดทำได้หรือไม่ ไม่ทำจะเกิดอะไรขึ้น แน่นอนครับ มีบางบริษัทที่มีผู้บริหารสายงาน มีอันต้องออกจากบริษัทกรณีเร่งด่วน ไม่ว่าจะเป็นการประสบอุบัติเหตุหรือเสียชีวิต ซึ่งสายงานดังกล่าวไม่มีใครที่จะสามารถปฏิบัติงานทดแทนได้เลย ภาระงานก็จะมาตกหนักที่ผู้บริหารสูงสุดที่จะต้องมาดูแลงานดังกล่าวเอง และทักษะความเชี่ยวชาญก็ไม่สามารถที่จะบริหารจัดการได้ครบทุกเรื่อง บางงานอาจจะต้องกระทบกับยอดขาย กำไร และความเสียหายที่เกิดจากการตัดสินใจของผู้บริหารที่จะต้องมาดูแลปฏิบัติงานแทนได้ เพราะบางงานอาจจะต้องลองผิดลองถูกจนกว่าจะได้สิ่งที่ดีที่สุด

แน่นอนครับ ผลที่เกิดขึ้นต่อบริษัท คือ การสูญเสียความน่าเชื่อถือของสินค้าหรือผู้รับบริการ เกิดความไม่แน่ใจ ในกระบวนการผลิต อาจจะส่งผลต่อภาพลักษณ์ของบริษัท ส่งผลต่อยอดขาย กำไร และพนักงานภายในองค์กร