หนึ่งร้อยวันแรก ของผู้นำคนใหม่

โดย...ดร.อัจฉรา จุ้ยเจริญ

เมื่อครั้งที่ดิฉันยังเป็นพนักงานตัวเล็กๆ คนหนึ่งในองค์กร ดิฉันมีความประทับใจอย่างยิ่งในผู้บริหารท่านหนึ่ง ท่านย้ายมาจากองค์กรอื่น ยังไม่มีใครรู้จักท่านดี บุคลากรเพียงได้ยินว่าจะมีนายใหม่มาเท่านั้น ดิฉันก็ไม่เคยได้พบท่านมาก่อนเช่นกัน

วันหนึ่งที่ดิฉันกำลังปฏิบัติงานอยู่ ผู้บริหารท่านนี้เดินเข้ามาแนะนำตนเอง เนื่องจากเป็นชาวต่างชาติ ก็มีการจับมือกันและแสดงความยินดีที่ได้รู้จักกัน และผู้บริหารหรือผู้นำท่านนี้ก็ปฏิบัติเช่นเดียวกัน

เมื่อได้พบกับบุคลากรและผู้ร่วมงานคนอื่นๆ ความประทับใจที่เกิดขึ้น ไม่เพียงเพราะท่านมาแนะนำตัว แต่ท่านยังสนใจถามไถ่ในงานที่เราทำ และแสดงการรับฟังอย่างจริงใจ

การก้าวเข้ามาเป็นผู้บริหารหรือผู้นำคนใหม่ของทีมใดทีมหนึ่งในองค์กร สำหรับหนึ่งร้อยวันแรก เป็นช่วงเวลาที่สำคัญ

เพราะการวางตัวของผู้นำและการปฏิบัติต่อผู้ใต้บังคับบัญชาในช่วงนี้ อาจส่งผลต่อความประทับใจแรกพบและสิ่งที่ตามมา และสำหรับผู้นำทีมเอง ก็อยู่ในช่วงที่กำลังปรับตัวเพื่อการบริหารงานและคนให้เกิดประสิทธิผล

ดังนั้นแล้ว แนวทางในช่วงหนึ่งร้อยวันแรกมีอะไรบ้าง ดิฉันได้เรียนรู้จากผู้นำที่ดิฉันได้กล่าวถึง จึงขอนำมาเล่าสู่กันฟัง

ข้อแรก ทำความรู้จักกับบุคลากรในทีมให้มากที่สุด ก่อนที่จะเริ่มให้คำแนะนำใดๆ โดยปกติผู้บริหารหรือผู้จัดการที่ก้าวเข้ามาในทีม อยู่ในช่วงไฟแรงและได้รับมอบหมายให้บรรลุผลลัพธ์หรือเข้ามาเปลี่ยนแปลงกระบวนการหรืองานต่างๆ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ และประสิทธิผลมากขึ้น

หากรีบกระโดดเข้ามาควบคุม ชี้นิ้ว สั่งการ โดยยังไม่รู้จักบุคคล ไม่รู้จักความสามารถที่บุคลากรมี และแรงจูงใจของพวกเขา อาจไม่ได้รับความร่วมมือเต็มที่ การเริ่มรู้เขารู้เราในช่วงแรกๆ  ทำให้เกิดความไว้วางใจกันมากขึ้น 

ผู้นำทีมจะได้เรียนรู้ว่าบุคลากรในทีมมีความสามารถด้านใดบ้าง และพวกเขาอยากเห็นทีมมีความสำเร็จอย่างไร สอดคล้องกับองค์กรโดยรวมไหม เพื่อจะได้ปรับทั้งช่องทางและวิธีการสื่อสารกับพวกเขา ได้ทั้งงานและได้ทั้งใจ

ข้อสอง ทำความรู้จักเพื่อนร่วมงานให้มากที่สุด เรียนรู้โดยถามและรับฟังมากกว่าพูดถึงที่ทำงานเก่า เมื่อมาเริ่มต้นกับที่องค์กรใหม่ ต้องตัดใจไม่เปรียบเทียบ

เพราะอันที่จริงไม่มีองค์กรใดๆ ที่จะเหมือนกันเป๊ะทุกอย่างอยู่แล้ว ออกไปทานข้าว ไปดื่มกาแฟกับผู้อื่น ทำความเข้าใจกับวัฒนธรรมขององค์กรใหม่ ไม่ว่าจะช้าหรือเร็ว การประสานงานกัน และสนับสนุนซึ่งกันและกันก็จะเกิดขึ้น อาจเป็นทางตรงหรือทางอ้อม

หากมีความเข้าใจว่าผู้ร่วมงานมีความคาดหวังอย่างไรต่อเรา เขามีภารกิจสำคัญอะไร มีอะไรที่จะเป็นโอกาสในการดำเนินงานให้เกิด Win-Win และได้ประโยชน์กับทุกฝ่าย

ข้อสาม วิเคราะห์ทีมอย่างชาญฉลาด  โดยปกติผู้บริหารที่เพิ่งเข้ามาในทีมและมองเห็นปัญหาต่างๆ ก็มักจะอยากเร่งเปลี่ยนแปลง ซึ่งเป็นสิ่งที่ดี อย่างไรก็ตามหากวิเคราะห์คุณลักษณะของทีมก่อนที่จะวางกลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงก็จะช่วยให้ราบรื่นขึ้น เช่น

ทีมที่มีปัญหาหนักมาก ทุกคนต้องการผู้นำขี่ม้าขาวมาช่วยอยู่แล้ว เหมือนคนกำลังจะจมน้ำ และมีคนมาช่วย ทีมย่อมเปิดรับและพร้อมที่จะร่วมมือในทุกรูปแบบ ผู้นำควรให้กำลังใจทีมบ่อยๆ  ส่งเสริมการพัฒนาทักษะที่จำเป็นให้ และบอกความคืบหน้าให้เกิดความภาคภูมิใจที่พวกเขาได้มีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลง

แต่ถ้าเป็นทีมที่โดยรวมแล้วเป็นทีมที่มีความสามารถ แต่ที่ผ่านมาขาดการสนับสนุนด้านการตัดสินใจ ด้านทรัพยากรที่เหมาะสม ก็ควรให้การสนับสนุนไปด้วยในการเปลี่ยนแปลง

หากเป็นทีมที่มีความสามารถมากและมีความสำเร็จที่ผ่านมาอยู่แล้ว การจะริเริ่มเปลี่ยนแปลงใดๆ จำเป็นต้องสร้างการมีส่วนร่วมให้มากที่สุด และสื่อสารด้านวิสัยทัศน์และภาพในอนาคต เหตุผลและข้อดีของการเปลี่ยนแปลง

ส่วนวิธีการที่จะทำอย่างไร ไม่จำเป็นต้องสอนลงในรายละเอียด ทีมที่มีความสามารถที่เข้าใจคุณค่าของการเปลี่ยนแปลงชัดเจน จะช่วยให้การเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว

ที่สำคัญ หนึ่งร้อยวันแรกของการเปลี่ยนงาน เปลี่ยนสิ่งแวดล้อม อย่าลืมว่าเราไม่ได้อยู่คนเดียว เมื่อต้องการความช่วยเหลือใดๆ ช่วงนี้เป็นช่วงที่ดีในการขอการสนับสนุนจากหัวหน้าของเรา นอกจากนั้นยังมีเพื่อนๆ และคนในครอบครัวที่สามารถพูดคุยขอคำปรึกษาดีๆ ได้เช่นกัน