พูดอย่างไรให้นายฟัง

โดย...ดร.อัจฉรา จุ้ยเจริญ

อัลเบิร์ต ไอน์สไตน์ ได้กล่าวไว้ว่า “If you cannot explain it simply, you don’t understand it well enough” ถ้าเราไม่สามารถอธิบายเรื่องราวหรือสิ่งที่เราคิดให้ผู้ฟังเข้าใจได้ง่ายๆ นั่นคือเรายังเข้าใจสิ่งนั้นไม่ดีพอ

ในการนำเสนอความคิดเห็นใดๆ ให้นายรับฟัง ก็เช่นเดียวกัน ถึงแม้ความคิดของเราจะดีเลิศสักเพียงใด แต่บ่อยครั้ง ที่ความคิดเห็นของเราได้รับการตัดสินจากวิธีการที่เราถ่ายทอดความคิดออกไป โดยเฉพาะในการสื่อสารให้ผู้ฟังยอมรับหรือซื้อไอเดียของเรา การจะโน้มน้าวใจเขาได้ ประการแรกต้องทำให้เขาเข้าใจสิ่งที่เราสื่อสารได้โดยง่ายก่อน 

ในการสื่อสารให้เกิดผลลัพธ์ที่เราต้องการ “Talent of Simplicity” ความสามารถในการเรียบเรียงความคิด และสื่อสารเรื่องยากหรือซับซ้อนให้เป็นเรื่องง่าย จึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง

ดร.มาแชล โกลด์สมิท (Dr.Marshall Goldsmith) กูรูด้านการโค้ชผู้บริหารและพัฒนาภาวะผู้นำ ได้พูดเสมอว่า ในโลกของการทำงาน เราต้องยอมรับก่อนว่าผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจมีสิทธิที่จะซื้อหรือไม่ซื้อข้อเสนอของเรา เราจึงต้องคิดแบบนักขาย และวิเคราะห์ความคาดหวังของผู้ซื้อ นำเสนอประโยชน์ที่ผู้ฟังได้รับ ไม่ใช่นำเสนอประโยชน์ที่ตัวเราได้รับ

แนวทางการเตรียมการมีดังนี้ข้อแรก หัวหน้ามีความแตกต่างด้านสไตล์พฤติกรรม การวิเคราะห์สไตล์หัวหน้าก่อน ว่าเป็นสไตล์ใดในสี่สไตล์ D, I, S, C ก็จะช่วยให้เราเลือกและปรับวิธีการนำเสนอได้ เช่น

-หัวหน้าสไตล์ควบคุมบงการ(D-Dominance) มักไม่ชอบการนำเสนอที่เยิ่นเย้อ จึงต้องเตรียมการสื่อสารแบบกระชับ ตรงประเด็นให้มากที่สุด

-หัวหน้าสไตล์นักจูงใจและมนุษยสัมพันธ์ (I-Influence) ไม่ชอบรายละเอียดและความตึงเครียด จึงต้องเรียบเรียงข้อมูลให้เขาเห็นภาพ สร้างแรงบันดาลใจ และเข้าใจได้อย่างรวดเร็ว

-หัวหน้าสไตล์รักสันติภาพ(S-Steadiness) ไม่ชอบการนำเสนอที่กระโดดไปกระโดดมา ควรเรียบเรียงเป็นขั้นตอนให้เข้าใจง่าย อธิบายความเชื่อมโยง และให้เวลากับการซักถาม ที่สำคัญอย่ากดดันให้ตัดสินใจทันที

-หัวหน้าสไตล์เน้นกฎระเบียบ (C-Compliance) ต้องการข้อเท็จจริง เหตุผล และรายละเอียด มีคำถาม “ทำไม” อยู่ในใจ จึงต้องเตรียมข้อมูลให้ดี มีเหตุผลที่เชื่อถือได้ที่จะสนับสนุนความคิดของเรา เตรียมข้อมูลที่ประกอบด้วยด้านดีและด้านตรงข้าม (Pro and Con) ของข้อเสนอของเรา เพราะจะได้รับคำถามนี้แน่นอน

ข้อสอง ในการทำให้นายรับฟัง พิจารณาให้ดีว่าความคิดและข้อเสนอของคุณนั้นเป็นประโยชน์อย่างไร เช่น ช่วยลดค่าใช้จ่าย ช่วยเพิ่มรายได้ ช่วยแก้ปัญหาที่ค้างคามาตลอดได้ ส่งผลต่อผลงานและเป้าหมายของทีม นอกจากเกิดประโยชน์ต่อผู้ฟังแล้ว มีใครอีกบ้างที่ได้รับประโยชน์ เช่น เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ (Stakeholders) 

ข้อสาม ในการนำเสนอ พยายามรักษาทัศนคติที่กระตือรือร้น จริงใจและแสดงถึงความเชื่อมั่นในสิ่งที่เราพูด ถ้าเรายังไม่เชื่อในสิ่งที่เราเสนอ เราจะทำให้ผู้อื่นเชื่อได้อย่างไร นอกจากนั้น เมื่อมีข้อแนะนำจากหัวหน้าระหว่างนำเสนอ ควรเปิดใจรับฟัง ยืดหยุ่น อย่าแข็งกร้าวกับความเห็นของตนเองจนเกินไป

ดร.มาแชล โกลด์สมิท ได้ให้ข้อคิดเพิ่มเติมว่า ไม่ว่าผลของการอนุมัติเป็นอย่างไร ให้ปล่อยวางและยอมรับว่า เราได้มีความคืบหน้าไปหนึ่งขั้นแล้ว สิ่งที่ไม่ควรทำคือ การนินทานายลับหลังให้ลูกน้องของเราฟัง การทำเช่นนั้นเป็นการสอนลูกน้องของเราทางอ้อมว่าเขาสามารถทำแบบนี้กับเราได้เช่นกัน สิ่งที่ไม่ควรทำในระหว่างการนำเสนอ เมื่อมีผู้ฟังหลายๆ คน คือ ทำให้หัวหน้าเสียหน้าหรือไม่ให้เกียรติกัน เพราะวันนี้เราอาจจะได้รับการอนุมัติ แต่อาจทำให้วันหน้าเกิดความไม่ไว้วางใจกันได้

นอกจากการเตรียมการที่ดี และการเรียบเรียงความคิดและการสื่อสารให้เข้าใจง่ายแล้ว ต้องเตรียมตอบคำถามไว้ด้วย ความกังวลของคนทั่วไปมักไม่ใช่เรื่องการเตรียมการ เพราะถ้ามีเวลาพอก็ทำการบ้านก่อนได้ แต่เป็นเรื่องการคิดสด พูดสด เทคนิคในการเรียบเรียงความคิดอย่างรวดเร็ว และทักษะการรับมือกับคำถามใดๆ รวมถึงสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดนี้ เรียกว่า “Think on Your Feet®” ซึ่งเป็นทักษะที่พัฒนาได้ หากได้รับเทคนิคและการฝึกปฏิบัติที่ถูกต้อง