พัฒนาทักษะการบริหารเวลา รับปีเถาะกันเถอะ...

เวลาคนเรามีเท่าๆ กัน แต่ที่แตกต่างคือเรื่องการบริหารเวลา ปีใหม่ที่ผ่านพ้น ปีใหม่จีนก็เพิ่งผ่านไปไม่กี่วันนี้ ถือเป็นฤกษ์งามยามดีเริ่มบริหารเวลากันดีกว่า เพราะประโยชน์นั้น ทั้งเนื้องานที่เพิ่มขึ้น และยังทำให้ตัวคุณเองได้ทำเรื่องส่วนตัวที่ทิ้งค้างให้ลุล่วงไปได้ ข้อแนะนำดีๆ เรื่องการบริหารเวลานี้ ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์ วิทยากร นักเขียน และที่ปรึกษา (www.bttraining.com) เป็นผู้สรุปบันได 6 ขั้น ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของหลักสูตร การบริหารเวลาเพื่อความสำเร็จ (Manage Your Time) ให้ได้ลองปฏิบัติกัน

บันไดขั้นที่ 1 กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน วัดได้ เป็นไปได้ ทำได้ และไม่เกินกำลังความสามารถ โดยต้องกำหนดให้ชัดเจนว่า ปีนี้ เดือนนี้ สัปดาห์นี้ หรือแม้แต่วันนี้ จะทำอะไรบ้าง และจะต้องสำเร็จภายในช่วงเวลาอะไร เดือนไหน สัปดาห์ไหน หรือแม้แต่ช่วงเวลาใด กี่โมง เช่น ต้องเลื่อนขั้นในปีนี้ให้ดี ต้องเก็บเงินให้ได้ 5 หมื่นบาท ภายในกลางปีนี้ ต้องเพิ่มยอดขายสินค้าให้สูงขึ้น 15% ภายในเดือน มี.ค. หรือต้องทำรายงานให้เสร็จก่อนเวลา 10 โมงเช้า ปีนี้ต้องสอบเรียนต่อสถาบันแห่งนี้ให้ได้ ต้องทำโครงการนี้ให้ได้รางวัลชนะเลิศระดับประเทศให้ได้ เป็นต้น เปรียบเหมือนธงนำทางให้เดินไปสุ่จุดหมาย นี่คือหัวใจสำคัญที่สุดในการบริหารเวลา เพราะถ้าไม่มีเป้าหมายก็จะทำงานหรือใช้ชีวิตแบบเช้าชามเย็นชาม ทำงานแบบไปวันๆ เป็นมนุษย์เอื่อยเฉื่อย ไร้ความหวัง ไร้จุดมุ่งหมาย โอกาสประสบความสำเร็จก็ริบหรี่

บันไดขั้นที่ 2 กำหนดแผนงานตามลำดับความสำคัญและเร่งด่วน โดยขั้นตอนนี้ต้องวิเคราะห์กิจกรรมที่ทำในปัจจุบันว่าเราได้ทำในสิ่งที่ควรทำ เหมาะสม และสอดคล้อง เพื่อทำให้บรรลุเป้าหมายที่ได้ตั้งเอาไว้หรือไม่ โดยพิจารณาลำดับความสำคัญและความเร่งด่วน ซึ่งแบ่งได้ 4 กลุ่ม กลุ่มที่ 1 คือ งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน งานประเภทนี้ไม่ควรทำเด็ดขาด ถ้าหากยังทำอยู่ละก็ ไม่ก้าวหน้าแน่นอน ลักษณะงานประเภทนี้ เช่น การทำงานที่ไม่เกี่ยวข้อง หรือไม่ช่วยสนับสนุนให้การทำงานประสบความสำเร็จ การสนทนาหรือเล่นอินเทอร์เน็ตที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน เป็นต้น กลุ่มที่ 2 คือ งานไม่สำคัญแต่มีความเร่งด่วน งานประเภทนี้โดยทั่วไปแล้วมีได้ แต่ไม่ควรเกิน 15% ของเวลาทำงานในแต่ละวัน งานลักษณะนี้ เช่น งานที่ไม่เกี่ยวข้องกับเรา เรื่องขัดจังหวะการทำงาน ไม่ทำก็ไม่มีผลกระทบอะไรมาก เช่น โทรศัพท์ ตอบคำถามทั่วไป

กลุ่มที่ 3 งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน งานประเภทนี้มียิ่งมากก็ยิ่งดี นั่นหมายถึงคุณเป็นนักวางแผน งานนี้ควรทำอย่างยิ่ง เช่น การวางแผนงาน เตรียมการ การปรับปรุง และพัฒนางาน งานลักษณะนี้ถ้าไม่ทำ เพราะมัวแต่ผัดวันประกันพรุ่ง จะทำให้กลายเป็นปัญหาใหญ่ในอนาคตได้ กลุ่มที่ 4 คือ งานสำคัญและเร่งด่วน งานประเภทนี้ถ้าหากมีมากจะยิ่งเหนื่อย ควรมีไม่เกิน 15% ของเวลาทำงานในแต่ละวัน งานกลุ่มนี้สืบเนื่องจากกลุ่มที่ 3 เพราะไม่ทำสิ่งที่ต้องทำ จากเรื่องที่ไม่ด่วนๆ ก็จะกลายเป็นเรื่องด่วนมากทันที

บันไดขั้นที่ 3 ประเมิน กำหนดระยะเวลาที่จะใช้ เมื่อรู้ว่าต้องทำอะไร เวลาไหน แล้วต่อไปก็มากำหนดระยะเวลาของแต่ละกิจกรรม เพื่อเป็นการประเมินเวลาที่จะใช้ในแต่ละวัน สำหรับการบริหารงานประจำวันควรกำหนดตารางเวลาล่วงหน้าอย่างน้อย 1 วัน โดยพิจารณาว่าจะใช้เวลาในแต่ละกิจกรรมประมาณเท่าใด กี่ชั่วโมง หรือกี่นาที และจะทำช่วงเวลาใด (สำหรับโครงการใหญ่ๆ ควรกำหนดจำนวนวันให้ชัดเจน) ซึ่งระยะเวลาที่กำหนดนั้นก็ควรให้มีความสมเหตุสมผลกัน โดยไม่ควรบีบเวลาให้สั้นมากจนเกินไป เพราะอาจทำให้ตัวเรา หรือผู้ที่ปฏิบัติงานด้วยเกิดความเครียด และไม่ควรกำหนดระยะเวลาให้นานเกินไป เพราะอาจทำให้ขาดความกระตือรือร้น

บันไดขั้นที่ 4 เขียนแผนงาน ลงมือปฏิบัติอย่างเคร่งครัด อาจใช้สมุด (Note Book) สมุดตารางแผนงาน (Planner) หรือใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่างๆ จากนั้นก็ทำตามที่เขียนอย่างเคร่งครัดและไม่ไขว้เขว โดยต้องเอาชนะใจตัวเองจากสิ่งยั่วยุต่างๆ ที่จะคอยขัดขวางการทำงาน โดยต้องให้คำมั่นสัญญากับตัวเองว่าต้องทำงานนี้ให้สำเร็จให้จงได้ ถ้าไม่เสร็จจะไม่หยุดทำอย่างเด็ดขาด

บันไดขั้นที่ 6 ทบทวนสิ่งที่ได้ทำ โดยเปรียบเทียบกิจกรรมที่ระบุเอาไว้ในแผนงานประจำวัน โดยพิจารณา 2 ส่วน คือ 1.ความสำเร็จของงาน โดยตรวจสอบผลลัพธ์ว่าสำเร็จ ครบถ้วน ถูกต้อง สมบูรณ์ ตามที่กำหนดเอาไว้หรือไม่ ถ้าไม่สำเร็จก็ต้องคิดหาสาเหตุแห่งความล้มเหลว แล้วคิดหาแนวทางในการป้องกัน เพื่อใช้ในการปฏิบัติงานในครั้งต่อไป และ 2.เวลาที่ใช้ โดยพิจารณาว่างานเสร็จได้ตรงตามเวลา เสร็จก่อน หรือช้ากว่ากำหนด ถ้างานเสร็จก่อนกำหนดใช้เวลานี้เป็นมาตรฐานการกำหนดระยะเวลาในครั้งต่อไป แต่ถ้าเสร็จช้ากว่ากำหนดแล้วละก็ ต้องรีบค้นหาสาเหตุของความล่าช้า แล้วรีบค้นหาวิธีการหรือหาเครื่องมือ เพื่อช่วยให้ทำงานเร็วขึ้น จากนั้นก็สรุปภาพรวมของการบริหารเวลาทั้งวันว่า เรามีความพึงพอใจขนาดไหนโดยพิจารณาจากปริมาณงานและคุณภาพของงานที่ได้ในวันนั้น เพื่อพิจารณาปรับปรุงการบริหารเวลาให้ดีขึ้นในวันต่อไป