How to บริหารทีมอย่างไร เมื่อต้องทำงานทางไกล (Remote Working)

ปัจจุบันองค์กรธุรกิจยุคใหม่มักจะสร้างสภาพแวดล้อมในที่ทำงาน ให้ทุกคนทำงานร่วมกันได้อย่างมีความสุข สามารถผลิตชิ้นงานออกมาตามเป้าหมายและทันเวลากำหนด ซึ่งนั่นหมายถึงการทำงานที่ก่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดต่อองค์กรแต่การทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) หรือการทำงานจากที่อื่นๆ (Work From Anywhere) ในรูปแบบของการทำงานทางไกล (Remote Working) เริ่มเข้ามามีบทบาทมากขึ้น เป็นวิธีการทำงานรูปแบบใหม่ที่ธุรกิจนำมาใช้ โดยเฉพาะในช่วง COVID-19 แพร่ระบาด ดังนั้น การสร้างสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมกับการทำงานแนวใหม่ เพื่อสนับสนุนพนักงานให้ยังคงมุ่งมั่นกับงานที่ได้รับมอบมายและทำประโยชน์สูงสุดให้กับองค์กร ก็มีความจำเป็นไม่น้อยเช่นกัน

ทั้งนี้ มีผลศึกษาออกมาสนับสนุนเกี่ยวกับการทำงานทางไกลอยู่มากมาย รวมถึงความพึงพอใจของพนักงาน โดยผลสำรวจของ Owl Labs ที่ชี้ชัดว่า พนักงานที่ทำงานทางไกลมีแนวโน้มจะมีความสุขมากกว่าคนไม่เคยทำงานทางไกลเลย ซึ่งความสุขที่เกิดขึ้นนั้นไม่ได้มาจากเหตุผลของตัวเงินหรือช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย แต่เกิดจากการที่พวกเขามีความสมดุลในชีวิตการทำงานดีขึ้น ความเครียดลดลง และสนุกไปกับการที่พวกเขาสามารถผลิตผลงานคุณภาพออกมาได้มากขึ้น และจากผลศึกษาเดียวกันยังพบว่า หากพนักงานสามารถทำงานที่บ้านได้ และได้รับความยืดหยุ่นในการทำงานมากขึ้น พวกเขามีแนวโน้มจะไม่ลาออกจากงานและพร้อมทำงานเป็นระยะเวลานานขึ้นอีกด้วย

แสดงให้เห็นว่า พนักงานเริ่มรู้สึกมั่นใจกับแนวทางการทำงานรูปแบบใหม่เมื่อทุกอย่างราบรื่นไปได้ด้วยดี สอดคล้องกับผลศึกษาของ MIT พบว่า พนักงานมากกว่าครึ่งหนึ่งจะรู้สึกไว้วางใจและเคารพนับถือกันมากขึ้น เพราะการทำงานทางไกลนั้น ทุกคนต่างต้องไว้วางใจกันและกัน ทำงานอย่างมืออาชีพเพื่อให้บรรลุเป้าหมายร่วมกัน ด้วยเหตุนี้ สมาชิกแต่ละคนจะลดความกังวลต่อสมาชิกในทีมและมุ่งไปกับการทำงานในส่วนที่ตนเองรับผิดชอบเท่านั้น

อย่างไรก็ดี สำหรับหัวหน้าทีม ผู้บริหาร และเจ้าของกิจการ อาจยังกังวลว่าจะเชื่อมั่นและจะวางใจการทำงานของทีมงาน ลูกน้อง หรือพนักงานของตนที่ทำงานทางไกลได้อย่างไร หรือจะแน่ใจได้อย่างไรว่าพวกเขาสามารถทำงานร่วมกันได้ดี หรือจะเชื่อใจได้อย่างไรว่าพวกเขาทำงานอย่างเต็มประสิทธิภาพแล้ว ซึ่งไม่ว่าจะเป็นข้อกังวลในเรื่องใด แต่นี่คือคำแนะนำและเคล็ดลับบางประการเพื่อช่วยบริหารจัดการทีมแม้ต้องทำงานทางไกล

ประการแรก กำหนดเป้าหมายการทำงานร่วมกันของทีม ให้เป็นเป้าหมายหนึ่งเดียวที่ทีมงานทุกคนมีส่วนสำคัญต่อความสำเร็จตามเป้าหมายนั้น

ทีมงานแต่ละคนคือฟันเฟืองสำคัญ หากขาดฟันเฟืองชิ้นใดชิ้นหนึ่งไปแล้ว ย่อมนำมาซึ่งความล้มเหลวของงาน และเช่นเดียวกันที่ว่า หากทีมงานคนใดคนหนึ่งบกพร่องหรือขาดความรับผิดชอบในบทบาทหน้าที่ของตนเองแล้ว ก็ย่อมส่งผลกระทบต่อเป้าหมายความสำเร็จของทีม

ดังนั้นหัวหน้าทีมจะมีส่วนสำคัญยิ่งในการทำความเข้าใจแก่สมาชิกในทีม ควรมอบหมายบทบาทที่สำคัญยิ่งนี้ให้แก่สมาชิกนอกเหนือไปจากบทบาทหน้าที่ของแต่ละคนที่ได้รับ และด้วยวิธีการนี้สมาชิกจะเข้าใจในหน้าที่ของตนเองและทำงานของตนเองให้สำเร็จ เพื่อเป้าหมายที่ยิ่งใหญ่กว่า นั่นคือความสำเร็จของทีมทั้งหมด โดยหัวหน้าทีมสามารถกำหนดเงื่อนไขพื้นฐานการทำงานร่วมกัน เพื่อให้เกิดความเข้าใจตรงกันได้

เช่นเป้าหมายของทีมคืออะไร, บทบาทของสมาชิกแต่ละคนจะช่วยทำให้บรรลุเป้าหมายนั้นได้อย่างไร, ความรับผิดชอบคืออะไร และควรสื่อสารกับสมาชิกในทีมบ่อยครั้งแค่ไหน ควรใช้วิธีการใดในการสื่อสาร ทั้งหมดดังที่กล่าว ควรทำเป็นข้อตกลงร่วมกันตั้งแต่เริ่มต้นโปรเจกต์ เพื่อช่วยลดความข้องใจและความขุ่นเคืองใจที่อาจเกิดขึ้นในระหว่างการทำงานร่วมกันในรูปแบบทางไกลได้

และด้วยชุดเครื่องมือการทำงานร่วมกัน LARK จะช่วยให้การสื่อสารระหว่าง หัวหน้าทีม ผู้บริหาร และเจ้าของกิจการ กับทีมงานและพนักงานมีความใกล้ชิดกัน สามารถวางกติกาการทำงานร่วมกันแม้ต้องอยู่ห่างไกลกัน หรือแม้แต่การกำหนดตารางเวลาการทำงานร่วมกันผ่าน LARK Calendar จะช่วยให้ทีมงานแต่ละคนทราบหน้าที่ ที่ตนเองต้องรับผผิดชอบ เพื่อทำงานให้สำเร็จตามเป้าหมาย ขณะเดียวกันยังสามารถติดตามความคืบหน้าการทำงานและตารางเวลาการทำงานของทีมงานได้ด้วย

ประการที่สอง สร้างช่องทางการสื่อสารสำหรับการทำงานร่วมกันของทีมในระหว่างการทำงานทางไกล

ให้เป็นช่องทางสำหรับการพูดคุย ปรึกษาหารือ แสดงความคิดเห็น หรือแม้แต่ไว้ใช้สำหรับการติดตามความคืบหน้าสำหรับหัวหน้าทีมเอง ขณะเดียวกันสมาชิกสามารถติดต่อพูดคุย ปรึกษากับหัวหน้างานได้โดยตรง

ช่องทางสื่อสารที่พูดถึงจะเป็นเหมือนพื้นที่การทำงานร่วมกันแบบเสมือนจริง ที่ทุกคนยังคงทำงานเคียงข้างกัน แต่ละคนสามารถนำเสนอผลงานในแบบเสมือนจริง และแบบเรียลไทม์ เพื่อจะสามารถเข้าใจได้ตรงกัน เป็นการส่งเสริมความโปร่งใส่และความรับผิดชอบในหน้าที่ของทีม โดยการทำงานบน LARK เครื่องมือการทำงานร่วมกันผ่านช่องทางดิจิทัล จะช่วยให้ทีมสามารถเปิดช่องแชทเฉพาะทีมงานในแต่ละโปรเจกต์ได้ ช่วยลดปริมาณการส่งข้อความที่อาจสร้างความสับสนแก่สมาชิกของทีม และช่วยได้อย่างมากกับสมาชิกที่ได้รับมอบหมายงานมากกว่าหนึ่งโครงการ

นอกจากนี้ LARK ยังช่วยจัดการเตรียมและรวบรวมข้อมูลเอกสารทั้งหมดให้อยู่ในพื้นที่เดียวกันได้ ช่วยให้ทีมงานมั่นใจว่าสมาชิกทุกคนจะมีข้อมูลเดียวกันทั้งหมดในระหว่างการทำงานร่วมกัน ซึ่ง LARK มอบพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวน์ให้ถึง 200 GB ต่อสมาชิกหนึ่งคน อีกทั้งยังสามารถทำข้อมูลให้ตรงกันได้แบบเรียลไทม์อีกด้วย

ประการที่สาม สื่อสารกันแบบ Face-to-Face แม้ต้องอยู่ห่างไกลกัน เพื่อให้การทำงานเกิดประสิทธิภาพสูงสุด

วิธีที่ดีที่สุดในการสนับสนุนการทำงานทางไกลนั้น คือการสื่อสารแบบวิดีโอ เป็นการสื่อสารรูปแบบเสมือนจริงมากที่สุด ทั้งยังรวดเร็วและทำให้กระชับได้มากที่สุด สมาชิกทุกคนในทีมจะได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง ตรงกันทั้งหมด ช่วยลดความผิดผลาดในการถ่ายทอดแบบปากต่อปากหรือแค่ผ่านทางตัวอักษร และช่วยลดโอกาสความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้นได้

ที่มากไปกว่านั้น การประชุมทางวิดีโอ ยังช่วยลดปัญหาทางด้านจิตใจให้แก่สมาชิกบางคนที่อาจจะรู้สึกโดดเดี่ยว หรือรู้สึกต้องเผชิญหน้ากับการทำงานเพียงลำพัง โดยการทำงานทางไกลอาจเป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้พนักงานรู้สึกเหงาและเบื่อหน่ายกับการทำงานได้ ดังนั้นการสื่อสารโดยการประชุมผ่านทางวิดีโอจะสามารถช่วยลดความเบื่อหน่าย สร้างบรรยากาศของการทำงานร่วมกัน และช่วยเร่งความเร็วในการสื่อสารเพื่อให้การทำงานเป็นทีมเกิดประสิทธิภาพมากกว่าเดิม

และหากเป็นทีมงานขนาดใหญ่หรือระดับองค์กร ยิ่งจำเป็นจะต้องใช้เครื่องมือการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ มีฟังก์ชั่นการประชุมทางวิดีโอรองรับผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมากได้ ซึ่ง LARK จะอนุญาตให้มีผู้เข้าร่วมประชุมทางวิดีโอได้มากถึง 50 คนต่อการประชุม 1 ครั้ง บ่งบอกได้ว่า LARK สามารถมอบโซลูชั่นตามต้องการได้ทั้งหมด ไม่ว่าทีมงานต้องการจะพูดคุยกันแบบเห็นหน้ากันเป็นกลุ่มย่อย หรือจัดประชุมที่มีคนจำนวนมากเข้าร่วมก็สามารถจัดการให้ได้

ทั้งนี้ การทำงานทางไกลอย่างมีความรับผิดชอบ สามารถทำให้หัวหน้าทีม ผู้บริหาร และเจ้าของธุรกิจ ตลอดจนพนักงานมีความสุขมากขึ้น มั่นใจมากขึ้น และไว้วางใจกับงานของตนมากขึ้น เพียงแค่ต้องรู้จักวางแผนการจัดการเล็กๆ น้อยๆ เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกัน การสื่อสารระหว่างกัน การมีเป้าหมายความรับผิดชอบร่วมกัน และเพื่อก้าวไปในทิศทางที่ถูกต้องเดียวกัน

และไม่ว่าองค์กรธุรกิจของคุณกำลังจะวางแผนการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานอย่างไร LARK ซึ่งเป็นเครื่องมือดิจิทัลที่เป็นโซลูชันการทำงานในรูปแบบ All –in-One พร้อมที่จะให้ความช่วยเหลือในทุกสิ่งที่ทีมงานและองค์กรธุรกิจ ต้องการตั้งแต่การประชุมผ่านทางวิดีโอ ไปจนถึงความสามารถในการปรับข้อมูลเอกสารให้ตรงกันทั้งหมดในแบบเรียลไทม์ และทุกๆ อย่างที่เป็นเครื่องมือช่วยให้การทำงานทางไกลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพไร้รอยต่อ เมื่อเครื่องมือการทำงานผ่านระบบดิจิทัลมีพร้อมแล้ว คงเหลือเพียงขั้นตอนสุดท้ายขั้นตอนเดียวเท่านั้น ที่ว่าผู้บริหารองค์กร และเจ้าของธุรกิจจะตัดสินใจเลือกใช้วิธีการทำงานในรูปแบบใดถึงจะเหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ