นัดหมายอย่างไรไม่มีพลาด

โดย...โยโมทาโร่

คุณรู้สึกปวดหัวกับการนัดหมายหลายๆ งานพร้อมๆ กันใช่ไหม แถมช่วงเวลานัดหมายงานสมุดจดก็ไม่ได้อยู่ในมือเสียด้วยสิ บางคนยุ่งกว่านั้นนิดหน่อย เพราะยังต้องคอนเฟิร์มนัดหมายอีกงานที่ต้องรอยืนยันกับทีมงานอีกหลายคน หากยุ่งยากขนาดนี้ ลองใช้เคล็ดลับนัดหมายเหล่านี้แล้วคุณจะไม่พลาดนัดหมายใดๆ อีกเลย

1.กำหนดวันว่างของสัปดาห์

หากคุณต้องใช้เวลาส่วนหนึ่งในวันทำงานด้วยการออกไปหาลูกค้า หรือนัดหมายนอกสถานที่ ใน 1 สัปดาห์คุณควรจัดวันว่างที่แน่นอนอย่างน้อย 2 วันที่คุณสามารถออกจากออฟฟิศได้โดยไม่ส่งผลกระทบต่องาน และเมื่อมีการนัดหมายเกิดขึ้นคุณก็เพียงมีวันที่คุณสะดวกประจำสัปดาห์ไปทั้งสองวัน แล้วให้อีกฝ่ายเลือกกลับมาว่าจะสะดวกนัดพบได้ช่วงเวลาใด ง่ายๆ แค่นั้นเอง

2.นัดหมายกันทางอีเมลมั่นใจกว่าคุยโทรศัพท์

ความทรงจำของเรามักบิดเบี้ยวเมื่อเวลาผ่านไปเสมอ แม้เพิ่งจะวางหูจากคู่สนทนาไม่ถึง 2 นาที ก่อนที่คุณจะจดอะไรลงไปบนกระดาษคุณก็อาจจะลืมบางสิ่งบางอย่างไป เช่น ชื่อสถานที่ที่ชัดเจน หรือเวลาที่แน่นอน และเกือบ 90% ของคนที่เพิ่งนัดหมายมักจะคิดว่าถึงบ้านหรือออฟฟิศแล้วค่อยไปจดลงในสมุดนัดหมายของตัวเอง และมักจะพลาดเรื่องวันและเวลาด้วยประการนี้ ดังนั้นเราควรยืนยันการนัดหมายด้วยการติดต่อกันทางอีเมล แอพไลน์ แชตเฟซบุ๊กหรือช่องทางที่ทั้งสองฝ่ายสามารถเปิดอ่านย้อนหลังได้ว่าได้นัดหมายติดต่อกันในเวลาใด และหากมีเหตุต้องเลื่อนนัดควรบอกล่วงหน้าอย่างน้อย 3 วัน

3.ใช้แอพพลิเคชั่นช่วยจัดการเรื่องการนัดหมาย

หากออฟฟิศของคุณใช้ระบบการจัดการของไมโครซอฟท์ออฟฟิศ จะมีโปรแกรมช่วยเหลือจัดการตารางนัดหมายให้มาฟรีๆ หรือในกูเกิลก็มีโปรแกรมกูเกิลคาเลนดาร์ให้ใช้ฟรีเช่นเดียวกัน ซึ่งทั้งสองโปรแกรมนี้สามารถใช้งานได้ทุกระบบปฏิบัติการบนสมาร์ทโฟนและคอมพิวเตอร์ และยังสามารถแชร์ตารางนัดหมายงานให้กับสมาชิกในทีมได้ทราบว่าคุณมีนัดหมายเวลาใด ซึ่งมีข้อดีก็คือคุณสามารถดูได้ทุกที่ทุกเวลาในสมาร์ทโฟน และยังแชร์ตารางนัดหมายให้คนในครอบครัวรู้ว่าวันนี้คุณจะมีงานที่ไหน และพวกเขายังสามารถใส่ตารางนัดหมายในครอบครัวให้คุณได้อีกด้วย เช่น อาทิตย์นี้มีนัดพาลูกไปเที่ยว หรือเย็นนี้มีนัดพาพ่อไปหาหมอ ช่วยเตือนความจำได้อีกทางหนึ่ง แค่นี้คุณก็ไม่พลาดทุกตารางนัดหมายทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัวอีกต่อไป ขออย่างเดียวก็คือก่อนนอนทุกคืนอย่าลืมเปิดมาดูบ้างละกัน