จัดเก็บเอกสารอย่างไรไม่ให้หาย

เอกสารเป็นสิ่งสำคัญในการยืนยันระบบการทำงานเกือบทุกประเภท แม้ว่าสมัยนี้จะมีอีเมลหรือระบบการจัดเก็บข้อมูลที่สามารถดูย้อนหลังได้ทางอินเทอร์เน็ต แต่เอกสารกระดาษเป็นสิ่งสำคัญในการยืนยันหลักฐานสำคัญที่มีความน่าเชื่อถือมากที่สุด แต่เมื่อทำงานไปเรื่อยๆ เอกสารก็ยิ่งมากขึ้นๆ

วิธีการเก็บเอกสารที่ได้ผลมากที่สุดคือการเลือกลำดับความสำคัญของเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นเอกสารอะไรก็ตามคุณควรแยกไปตามลำดับความสำคัญ โดยแบ่งง่ายๆ ออกเป็น 3 ระดับคือ ระดับแรก สำคัญที่สุดเป็นเอกสารที่เราจะต้องเก็บไว้เกือบตลอดชีวิต เช่น สำเนาทะเบียนบ้าน สูติบัตร เอกสารการซื้อขายที่มีมูลค่าสูง สัญญาซื้อขาย เอกสารการเงิน เอกสารที่เกี่ยวข้องกับทางราชการ เอกสารที่ใช้ยืนยันตัวบุคคลต่างๆ ควรเก็บใส่กล่องซองเอกสารอย่างดีแยกไว้อย่างชัดเจน

เอกสารสำคัญระดับกลาง ได้แก่ เอกสารประกัน สัญญาซื้อขายที่มีอายุไม่เกิน 1 ปี ควรเก็บเอาไว้ในแฟ้มเก็บเอกสารที่หยิบใช้สะดวก คุณอาจจะแยกประเภทไปตามหมวดหมู่เช่นเอกสารของแผนกการเงิน ฝ่ายจัดซื้อ เป็นต้น

หากเป็นเอกสารส่วนตัวก็เช่นเอกสารสัญญาการเงิน เอกสารสมัครใช้บริการต่างๆ ที่หายไปก็ยังง่ายต่อการติดต่อ และลำดับสุดท้ายคือเอกสารที่มีอายุใช้งานระยะสั้นไม่เกิน 3 เดือน เช่น เอกสารใบแจ้งเตือน เอกสารอนุมัติด่วนที่ต้องการคำตอบในทันที เอกสารส่วนนี้เป็นเอกสารที่คุณสามารถเก็บใส่แฟ้มหรือกล่องที่สามารถหยิบได้ง่ายเพื่อนำมาใช้งานได้ทันที