เซฟไฟล์ให้หาง่าย

การทำงานกับคอมพิวเตอร์สิ่งสำคัญที่สุด ก็คือข้อมูลแรกนั้นข้อมูลการทำงานเรายังมีไม่มาก เก็บอย่างไรก็หาเจอ แต่พอทำงานไปได้สักระยะหนึ่งคุณจะพบว่ามีไฟล์งานจำนวนมากเซฟไว้ในเครื่องอย่างกระจัดกระจาย แต่ที่ยิ่งแย่กว่านั้นคือมีทั้งไฟล์ที่เซฟไว้ในชื่อที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานที่ทำด้วยความเร่งรีบ ด้วยการเซฟเป็นตัวเลขเช่น 01-99 หรือไม่ก็เป็นแค่ชื่อลอยๆ ไร้ที่มาที่ไป ต่อไปนี้คือเคล็ดลับการเซฟงานอย่างถูกต้องเพราะประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูลงานส่วนตัวของคุณในอนาคต

1.ใช้โปรแกรมคลาวด์คอมพิวติ้งให้เป็นประโยชน์

เราแนะนำให้คุณดาวน์โหลดโปรแกรมคลาวด์อย่าง Onedrive และ Dropbox ซึ่งเป็นโปรแกรมฝากไฟล์ในระบบออนไลน์จะช่วยให้คุณเซฟงานพร้อมกันทีเดียว 2 แหล่ง หากเกิดปัญหาเครื่องเสีย ฮาร์ดดิสก์ไม่สามารถกู้ข้อมูลได้ คุณก็ยังมีไฟล์งานในระบบออนไลน์ที่สามารถดึงมาใช้ได้ทุกเมื่อ หรือหากคุณใช้โปรแกรมออฟฟิศ 360 จะมีฟังก์ชั่นให้คุณเซฟงานอัตโนมัติด้วยแอ็กเคานต์ของไมโครซอฟท์ได้ด้วยเช่นกัน

2.สร้างโฟลเดอร์แยกเฉพาะงาน

การสร้างโฟลเดอร์ก็เหมือนการสร้างแฟ้มงานเฉพาะ ให้เราเก็บงานเป็นหมวดหมู่ คุณอาจจะรับผิดชอบงานอยู่ 3 โปรเจกต์ ในช่วง 6 เดือนหลังจากนี้ คุณก็ต้องสร้างโฟลเดอร์แต่ละโปรเจ็กต์แยกกันและภายในโฟลเดอร์นั้น ก็ควรมีโฟลเดอร์ย่อยแบ่งงานเป็นส่วนต่างๆ ด้วยเช่นกัน เช่น งานเขียน คุณอาจจะแยกออกเป็นโฟลเดอร์รวมเฉพาะไฟล์ข้อมูล กับ โฟลเดอร์ไฟล์งานปิดต้นฉบับแยกกันให้ชัดเจน หรือทำงานด้านการตลาด ก็ควรแยกข้อมูลของแต่ละส่วน เช่นโฟลเดอร์ปรีพงานลูกค้า ฝ่ายครีเอทีฟ ฝ่ายวิจัยผู้บริโภค และฝ่ายโฆษณา แยกย่อยออกไปอีก จะช่วยให้คุณมองหาไฟล์งานได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น

3.ตั้งชื่อไฟล์ให้ชัดเจน

ข้อนี้สำคัญมากกว่าการตั้งโฟลเดอร์ด้วยซา คุณควรตั้งชื่อไฟล์งานให้ชัดเจนว่าเป็นข้อมูลเกี่ยวกับอะไร หากคุณตั้งโฟลเดอร์ไว้แล้วก็เพียงแค่ตั้งชื่อหัวข้อก็เพียงพอ แต่หากจะตั้งให้ดีที่สุดควรมีชื่อหลักและรองในการตั้งชื่อไฟล์ ตัวอย่างเช่น สปอตวิทยุ-แป้งเย็นตราหมี-01หมีไถนา จะช่วยให้คุณหาไฟล์งานได้ง่ายขึ้น และยังส่งไฟล์งานให้เจ้านายหรือลูกค้าได้รวดเร็วกว่าเดิม