การประชุมแบบซีอีโอระดับโลก

โดย...Pinchook Denkamjornsook

การประชุม คือ ส่วนประกอบสำคัญของการทำงานที่ต้องเกิดก่อนที่จะเริ่มคิดหรือลงมือทำงานใดๆ ผลลัพธ์ที่ดีของการประชุม ยังช่วยบ่งบอกได้ไม่น้อยด้วยว่าผลลัพธ์ทั้งหมดของการดำเนินงานจะเป็นอย่างไร
แต่ในความเป็นจริง การประชุมจำนวนมาก

ที่เกิดขึ้นบนโลกใบนี้ ไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ เฉพาะสหรัฐเพียงแห่งเดียว มีการประชุมต่างๆ เกิดขึ้นถึง 11 ล้านวาระต่อวัน กับตัวเลขที่น่าใจหายคือ บริษัทต่างๆ สูญเสียเงินไปมากกว่า 37,000 ล้านเหรียญสหรัฐต่อปี เพราะการประชุมที่ไม่ก่อเกิดประโยชน์โพดผลใดๆ

ประเด็นดังกล่าวกลายเป็นหัวข้อที่เว็บไซต์ข่าวธุรกิจ Inc. ติดตามและนำไปสอบถาม ศึกษาจากนักธุรกิจชั้นนำและมีชื่อเสียงของโลก ถึงวิธีการหรือเคล็ดลับที่

พวกเขาใช้ เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างสร้างสรรค์และส่งผลดีต่อองค์กรของตัวเอง

สั้นๆ จับใจความแล้วลงมือทำ : อัลเฟรด สโลน ซีอีโอในตำนานของเครือเจเนอรัล มอเตอร์ส (GM)

แม้จะล่วงลับไปนานแล้ว แต่ประวัติการทำงานของเขา ก็ยังเป็นที่จดจำ สโลน นั่งเก้าอี้บริหารตั้งแต่ช่วงปี ค.ศ. 1920-1950 และ ผลักดันให้ GM เป็นบริษัทผลิตยานยนต์ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในโลก แต่หนึ่งในนวัตกรรมที่เขามีส่วนช่วยสร้างที่ไม่เกี่ยวข้องกับเครื่องยนต์เลยก็คือ โครงสร้างการบริหารองค์กรยุคใหม่ วิธีการประชุมคือส่วนหนึ่ง โดย สโลน จะกล่าววัตถุประสงค์ของการประชุม ฟังที่ผู้ร่วมงานนำเสนอ จากนั้นเขาจะคอยติดตาม ด้วยการส่งเมโมสรุปการประชุมพร้อมกับแผนการทำงานอย่างละเอียดให้พนักงานทุกคนที่เข้าร่วมประชุม

ประชุมแบบตัวต่อตัว : เบน โฮโรวิตซ์ ผู้ร่วมก่อตั้งลงทุนความเสี่ยง Andreessen Horowitz และอดีตซีอีโอบริษัทซอฟท์แวร์ Opsware

ย้อนกล้บไปเมื่อ 16 ปีที่แล้ว โฮโรวิตซ์ และ มาร์ก แอนดรีซเซน ก่อตั้ง Opsware ซึ่งประสบความสำเร็จอย่างมาก จนสามารถขายต่อให้กับบริษัท Hewlett Packard เป็นมูลค่าสูงถึง 1,600 ล้านเหรียญสหรัฐในปี 2007 และมาก่อตั้ง Andreessen Horowitz ในปี 2009 โฮโรวิตซ์ ได้เรียนรู้ในมุมมองของเขาว่า หน้าที่สำคัญที่สุดของซีอีโอคือการเปิดหนทางให้ผู้คนได้สื่อสารกันและกันในบริษัท และเขาให้ความสำคัญกับการประชุมแบบตัวต่อตัวมาก โดยมองว่าเป็นช่องทางที่ไอเดียและการวิเคราะห์วิจารณ์แบบที่สร้างความเปลี่ยนแปลงจะมาจากการพูดคุยกันตรงไปตรงมา โดยที่ผู้บังคับบัญชาควรมีหน้าที่รับฟังมากกว่าด้วย

ยึดตามแผนอย่างเคร่งครัด : เชอรีล แซนด์เบิร์ก ประธานฝ่ายปฏิบัติการของ Facebook

ภาพที่ชินตาผู้คนของผู้บริหารหญิงรายนี้คือ ถือสมุดโน้ตติดตัวทุกครั้งที่มีการประชุม โดยในสมุดจะจดหัวข้อการพูดคุยและการปฏิบัติงานไว้หมด เมื่อลงมือทำจนเสร็จสิ้น เธอจะกาทิ้ง และเมื่อกาจนหมดครบทั้งหน้านั้น เธอก็ฉีกหน้ากระดาษนั้นทิ้ง แม้การประชุมจะกำหนดไว้ที่ 1 ชม. แต่หากทุกอย่างเรียบร้อยภายใน 10 นาที ถือว่าการประชุมเสร็จสิ้นแล้ว

วาดรูปเล่นระหว่างประชุม : มาร์ค พาร์คเกอร์ CEO แห่ง Nike

พาร์คเกอร์ รับตำแหน่งบริหารและออกแบบพร้อมๆ กัน ทุกครั้งเขาจะเข้าประชุมพร้อมกับสมุดบันทึกและสมุดสเกตช์ภาพ ครั้งหนึ่ง ขณะที่ผู้บริหารบริษัทรองเท้าชื่อดังประชุมกับ แลนซ์ อาร์มสตรอง เขาสเกตช์รูปรองเท้าไปด้วย และกลายเป็นรองเท้าออกจำหน่ายจริงในเวลาต่อมา พาร์คเกอร์ เผยว่า การวาดรูปเล่นช่วยสร้างภาพการระดมสมองให้ชัดเจนยิ่งขึ้น และช่วยสร้างสมดุลระหว่างการออกแบบและธุรกิจ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญ

ตรวจทุกไอเดียอย่างละเอียด : มาริสซา เมย์ CEO แห่ง Yahoo

สไตล์การทำงานของ เมย์ เป็นที่รู้กันว่าเธอเป็นคนละเอียด และจะซักถามข้อมูลที่มาของไอเดียที่มีความสำคัญอย่างละเอียด เช่น ได้มายังไง วิจัยยังไง ใช้วิธีอะไรวิจัย ซึ่งว่ากันว่าเป็นหนึ่งในสไตล์
การบริหารที่เขย่า Yahoo จนสะเทือนในทางที่ดี

ไม่ต้องรอจนกว่าจะประชุมถึงตัดสินใจได้ : แลร์รี่ เพจ ผู้บริหาร Google

เมื่อปี 2011 เพจ ส่งอีเมลทั่วบริษัทในหัวข้อการประชุมที่มีประสิทธิภาพ โดยหนึ่งในนั้นคือ การแต่งตั้งผู้ตัดสินใจในแต่ละการประชุม แต่ที่เด็ดกว่านั้นคือ ไม่จำเป็นต้องมีการประชุมก็ได้ เพราะการ
ตัดสินใจบางเรื่องก็ไม่จำเป็นต้องรอจนกว่าจะประชุม หรือหากต้องประชุมเพื่อหาข้อสรุป ก็จงเรียกรวมพลทันที

พบหน้าตัวต่อตัวทุกสัปดาห์ : เจเรอมี่ สตอพเพลแมน CEO แห่ง Yelp

“บางครั้งผมก็เหมือนนักจิตวิทยาขององค์กร แต่ผมชอบฟังผู้คนบอกเล่าถึงความคิดของเขาทั้งเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว เหมือนการทำความสะอาดหยากไย่ที่เกาะติดตกค้างใจ เพื่อที่มาโฟกัสกับเรื่องงานกัน” ผู้บริหารหนุ่ม กล่าว

แจ้งเตือนทำการบ้านล่วงหน้ามาให้ดีๆ : เอลัน มัสค์ แห่ง Tesla และ SpaceX

เพียงแค่เอ่ยชื่อของ มัสค์ คนส่วนใหญ่ก็นึกถึงหน้าและสไตล์การนำเสนอและทำงานของเขาที่ล้ำและแตกต่างได้แล้ว เขายังเป็นคนที่มาตรฐานสูง ดังนั้น เพื่อให้การทำงานภายในองค์กรตอบสนองความต้องการของเขาแบบไม่โหดร้าย (จนเกินไป) มัสค์ จะเตือนพนักงานให้เตรียมตัวและข้อมูลมาเป็นอย่างดีก่อน

เชิญพนักงานที่มีศักยภาพมาร่วมประชุม : ฟิล ลิบิน ผู้ก่อตั้ง Evernote

ทุกครั้งที่มีการประชุมใน Evernote จะมีคนแปลกหน้าแปลกตาเข้าร่วมด้วยเสมอ พวกเขาเป็นคนในองค์กรเช่นกัน เพียงแต่ได้รับมอบหมายให้เข้าร่วมประชุมในวาระใดก็ตาม ที่มีแนวโน้มว่า พวกเขาจะได้แสดงศักยภาพซึ่งเป็นประโยชน์อย่างสูงสุด

ถกเถียงกัน : เจฟฟ์ เบซอส CEO แห่ง Amazon

เบซอส เผยว่า “ถ้าทำงานที่นี่ คุณควรเข้ากับความขัดแย้งได้เป็นอย่างดี” เขาเกลียดการประนีประนอมในสังคม เพราะมันหมายถึงผู้คนมีแนวโน้มจะเออออไปในทางเดียวกัน การเห็นด้วยอย่างพร้อมเพรียงต้องเกิดขึ้น หลังจากทุกคนได้แสดงความเห็นและถกเถียงวิเคราะห์จนหมดคำถามในใจกันแล้ว

เน้นส่งอีเมล : โอปราห์ วินฟรีย์ พิธีกรและเจ้าแม่สื่อแห่งสหรัฐ

โอปราห์ เป็นพิธีกรไมค์ทองและนักธุรกิจคิวทองที่สุดในเวลาเดียวกัน เธอจึงพยายามไม่ประชุม เนื่องจากรู้สึกเสียเวลา และให้พนักงานอีเมลรายละเอียดงานมาให้เธอแทน

น้อยที่สุดเท่าที่ทำได้ : สตีฟ จ็อบส์ ตำนานแห่ง Apple ที่ผู้คนยกย่องให้เป็นศาสดาแห่งไอที

การทำงานของเขาเป็นที่คิดถึงพอๆ กับผลงานที่เขาสร้างไว้ก่อนจากไปเมื่อปี 2011 ทุกครั้งที่เขาประชุมจะเน้นให้ทุกอย่าง “น้อย” เข้าไว้ หรืออาจจะเรียกว่าพวก “มินิมอล” ก็ได้ แม้แต่คนที่ร่วมเข้าประชุม หากไม่ใช่คนที่มีความสำคัญ หรือมีหน้าที่ หรือเข้าประชุมประจำ จ็อบส์ จะเชิญออกทันที ครั้งหนึ่ง เขาเคยปฏิเสธการเข้าพบกับประธานาธิบดีบารัก โอบามา ในวาระเกี่ยวกับเทคโนโลยี ด้วยเหตุผลที่ว่า แขกในงานเยอะเกินไป

ประชุม 4 ชม. ทุกสัปดาห์ กับทีมผู้นำ : สัตยา นาเดลลา CEO แห่ง Microsoft

การประชุมที่ยาวนานจะละเลยไม่ได้ หรือหากยุ่งมากจริงๆ จะต้องมีการชดเชย การประชุมกับทีมทำงานระดับหัวนี้มักรวมหลายหัวข้อ เช่น สถานการณ์หรือสถิติปัจจุบัน ข้อมูลการเงินของผลิตภัณฑ์ หรือข้อมูลที่ใช้ประเมินผลงานของทีมบริหารทั้งหมด

ที่มา : M2FNews