เตรียมตัวเข้าประชุม

โดย...ชุติมา สุวรรณเพิ่ม

เช้าวันจันทร์คือวันเริ่มต้นทำงาน หลายๆ แผนกใช้วันนี้เป็นวันเริ่มประชุม ตั้งวงพูดคุยกันเพื่อช่วยกันในการประสานงาน ระดมความคิด และสร้างความเข้าใจกันในทีม การประชุมมีประโยชน์ชัดๆ เน้นๆ คือช่วยให้แต่ละคนมีส่วนร่วมในการทำงานกันอย่างทั่วถึง ช่วยให้เกิดแนวทางใหม่ เกิดวิธีการหรือกระบวนการใหม่ๆ จากการเสนอความเห็นร่วมกัน

 มาเตรียมพร้อมเข้าห้องประชุมกันเถอะ กับเคล็ดลับไม่กี่ข้อที่ทำให้การประชุมราบรื่น ผ่านฉลุย

1.เตรียมพร้อมเสมอ ใครเข้าประชุมก่อนเวลาสัก 5 นาที นั่นละคนนั้นเตรียมตัวมาแน่น จัดเต็ม ในเรื่องประเด็นต่างๆ ที่ต้องทำงานในสัปดาห์ต่อไป ส่วนใครเข้าประชุมช้าก็ไม่ได้แสดงให้ผู้อื่นเห็นว่างานเรายุ่งนะ แต่นั่นแสดงให้เห็นชัดๆ เลยล่ะ ว่าคุณไม่ตรงต่อเวลา

2.การประชุมทุกๆ ครั้ง เพื่อความรอบคอบและช่วยในการตัดสินใจครั้งต่อๆ ไป ต้องไม่ลืมจดๆๆ และจด หัดให้เป็นนิสัยโดยการเขียน source ที่สำคัญการจดเดดไลน์เป็นสิ่งสำคัญมาก

3.ลองสังเกตดูซิ! การประชุมที่ไม่ค่อยเวิร์กจะใช้เวลายาวนานกว่าการวิ่งมาราธอน ยิ่งเครียดยิ่งเซ็งยิ่งยาว ลองหาเรื่องขำขันติดตัวกันเอาไว้บ้าง เพื่อสร้างบรรยากาศและคลายความน่าเบื่อได้บ้าง

4.วงประชุมช่วยให้เกิดการทำงานทางความคิดร่วมกัน แต่บางทีไอเดียสุดบรรเจิดของเราอาจอธิบายไม่กระจ่างก็ได้ เพื่อนๆ ร่วมวงอาจไม่เข้าใจสิ่งที่เราพูด รวบรวมสติ แล้วลองอธิบายอย่างใจเย็นอีกที อย่าไปเหวี่ยง หงุดหงิดใส่คนที่ไม่เข้าใจเด็ดขาด หรือเสียเซลฟ์ง่ายๆ การนำเสนอของเราก็จะแย่ไปด้วย