ประชุมอย่างมืออาชีพ

โดย...อณุสรา ทองอุไร

หากนับเวลาที่แต่ละองค์กรใช้ไปกับการประชุม ผู้บริหารระดับสูงในหลายๆ องค์กรใช้เวลามากถึง 40-50% ของการทำงานไปกับการประชุม หลายครั้งประชุมเสร็จกลับไม่ได้ข้อสรุปอะไรที่เป็นชิ้นเป็นอัน “เสียเวลาจริงๆ เลยน่าจะเอาเวลาไปทำอะไรอย่างอื่นที่มีประโยชน์กว่านี้” คงจะดีถ้ามีเครื่องมือที่ช่วยทำให้การพูดคุยจำกัดวงอยู่ในหัวข้อสำคัญและใช้เวลาสั้นที่สุดในการหาข้อสรุปพร้อมแผนปฏิบัติที่ชัดเจนสำหรับทุกฝ่าย

จิรโรจน์ ติกกะวี จากบริษัท สลิงชอท เล่าถึงหนังสือ เรื่อง “Quiet Leadership” เดวิด ร็อค ผู้แต่ง ซึ่งเป็นกูรูด้านสมองกับภาวะผู้นำ ได้เขียนถึง Choose Your Focus Model ซึ่งเป็นโมเดลที่ช่วยให้การพูดคุยมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทั้งในการพูดคุยตัวต่อตัวและการประชุมเป็นกลุ่ม เป็นเครื่องมือง่ายๆ ที่ทำให้เกิดความตระหนักรู้ว่าเรากำลังใช้เวลากับหัวข้อหรือประเด็นที่จะช่วยพาเราไปข้างหน้าเพื่อได้ผลลัพธ์ของการประชุมหรือไม่ หรือว่าเรากำลังใช้เวลาอยู่กับหัวข้อประเด็นที่พาเราวนอยู่ในอ่าง แบ่งประเด็นการพูดคุยเป็น 5 ระดับ คือ

1. กำหนดเป้าหมายหรือภาพแห่งความสำเร็จ ระดับนี้เป็นช่วงที่เราพูดคุยทำความเข้าใจถึงเป้าหมาย “อะไร” ที่เราต้องการจากการประชุมนี้ และ “ทำไม” เป้าหมายนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญ

2. การวางแผน ระดับนี้เป็นช่วงที่เราวางแผนว่าจะไปถึงเป้าหมายได้อย่างไรโดยกว้างๆ ยังไม่ลงรายละเอียด เช่น การประชุมเรื่องการจัดทริปไปเที่ยวปลายปี หากเป้าหมายคือการเดินทางจากกรุงเทพฯ ไปเชียงใหม่ อย่างสนุกสนานราบรื่นที่สุด สอง คือ กำหนดว่าจะเดินทางด้วยวิธีไหน ขั้นที่สาม คือ กำหนดเกณฑ์หรือข้อจำกัดต่างๆ สุดท้าย คือ การเลือกว่าวิธีการเดินทางไหนผ่านเกณฑ์ได้ดีที่สุด

3. การลงรายละเอียด เป็นขั้นตอนที่สำคัญในการวางแผน แต่เมื่อไหร่ที่เราเริ่มคุยในรายละเอียดโดยไม่กำหนดแนวทางที่ชัดเจน เรามีแนวโน้มจะออกนอกเรื่องและเริ่มวนอยู่ในอ่าง เพราะฉะนั้นเมื่อไหร่ก็ตามที่คุณรู้สึกว่าการพูดคุยเริ่มไม่ค่อยไปไหนให้ถามตัวเองว่า เรากำลังพูดคุยอยู่ในระดับใด และเราจะกลับไปที่เป้าหมายและการวางแผนได้อย่างไร

4. การพูดถึงปัญหา เป็นขั้นตอนสำคัญ แต่ไม่ควรใช้เวลามากเกินไปในการย้อนกลับไปหาสาเหตุ เช่น ใครทำแล้วทำไม ถึงทำแบบนั้น หากเราพูดคุยในระดับเป้าหมายกับการวางแผนให้ชัด เราจะใช้เวลาส่วนใหญ่ในการหาทางออกให้กับปัญหาไม่ใช่จมอยู่กับปัญหา และวิธีการที่จะช่วยเราให้ไปถึงเป้าหมายนั้นคืออะไร

5. การระบายอารมณ์ความรู้สึก เป็นช่วงที่คนระบายความรู้สึกใส่อารมณ์ บ่น หลายครั้งเราช่วยกันเสริมต่อกัน สุดท้ายไม่ได้ผลลัพธ์อะไร เมื่อรู้ตัวต้องถามคำถามเพื่อเน้นวัตถุประสงค์และการวางแผนใหม่ แต่ถ้าไม่สามารถพาทุกคนกลับไปสู่การพูดคุยในระดับเป้าหมายหรือการวางแผนได้ คุณอาจเสนอให้พักการประชุมหรือเลื่อนการประชุมออกไป

การประชุมที่มีประสิทธิภาพเราควรใช้เวลามากกว่า 80% ในสองช่วงแรก คือ การกำหนดเป้าหมายและการวางแผนให้ชัดเจน เมื่อรู้จักโมเดลนี้จะเริ่มสังเกตเห็นและเริ่มที่จะหลีกเลี่ยงการพูดคุยในระดับรายละเอียด ปัญหา และการระบายอารมณ์ความรู้สึกได้ดีขึ้นเรื่อยๆ เขียน 5 ระดับของการพูดคุยแปะไว้ในที่ที่เห็นได้ชัดระหว่างการประชุม เพื่อเป็นตัวช่วยเตือนให้ทุกคนช่วยกันประชุมอย่างมืออาชีพ ประชุมโดยเน้นทางออกไปสู่เป้าหมายอย่างสม่ำเสมอ