ให้คุณภาพมากกว่า... ด้วยราคาที่ต่ำกว่า

โดย...รศ.ดร. ศิริยุพา รุ่งเริงสุข สถาบันบัณฑิตบริหารธุรกิจ ศศินทร์ แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย / ภาพ อีพีเอ

อย่าสงสัยไปเลยค่ะว่าผู้เขียนกำลังโฆษณาขายสินค้าหรืออะไร? ก็จะขายอะไรล่ะคะ นอกจากจะขาย HR แผนกงานที่สำคัญที่สุดแผนกหนึ่งขององค์กรทุกขนาด ในยุคที่ข้าวเน่า นมบูด น้ำท่วม แผ่นดินถล่ม ฟ้าทะลายแบบนี้ ใครๆ ก็ต้องประหยัดกันทั้งนั้น เพราะเราต่างก็ไม่แน่ใจว่าอะไรจะเกิดขึ้นกับเศรษฐกิจและการเมือง ซึ่งจะมีผลกระทบกับประชากรและองค์กรที่เรากินเงินเดือนอยู่ ภายใต้สถานการณ์เช่นนี้ทุกองค์กรก็ต้องรัดเข็มขัดเตรียมพร้อมตลอดเวลา คงไม่มีอีกแล้วที่องค์กรจะใช้เงินอย่างเริงร่า ลงทุนกระจายอย่างเริงรื่นเหมือนก่อนสมัยฟองสบู่แตก ดังนั้นแผนกงาน HR ก็ต้องเป็นอีกแผนกหนึ่งที่จะแสวงหาหนทางสร้างกิจกรรม HR เพื่อให้องค์กรมีคนคุณภาพ ทำงานอย่างมีคุณภาพในต้นทุนมิตรภาพอยู่ตลอดเวลา ปัญหาที่ HR ต้องขบให้แตกก็คือจะคิดสร้างหนทางปฏิบัติอย่างไรจึงจะสร้างผลงานให้องค์กรได้มากกว่า ด้วยราคาที่ต่ำกว่า?

จากการวิจัยและรายงานของ Mercer The Hackett Group และ SHRM (The Society for Human Resource Management) ที่ทำการสำรวจองค์กรในสหรัฐอเมริกากว่า 2,500 บริษัท ล้วนบ่งชี้ว่าอัตราจำนวนของพนักงาน HR ต่อจำนวนพนักงานทั้งหมดในระหว่างปี 2009-2012 นั้นมิได้เพิ่มขึ้น แม้ว่าองค์กรจะมีการจัดจ้างพนักงานเพิ่มขึ้นในแต่ละปีก็ตาม แสดงว่าชาว HR ต้องทำงานหนักขึ้น นอกจากนี้งานวิจัยยังศึกษาเรื่องค่าใช้จ่ายของแผนก HR อีกด้วย ซึ่งจากการสำรวจพบว่าตัวเลขยังแปรปรวน กล่าวคือมีทั้งเพิ่มขึ้นสูง และก็ร่วงลงต่ำ เช่นในปี 2009-2010 (ที่เศรษฐกิจสหรัฐย่ำแย่) ค่าใช้จ่ายสูงขึ้น 20% (เข้าใจว่าเอาไปจ่ายเป็นเงินทดแทนกรณีที่องค์กรให้พนักงานออก) แต่พอปี 2010-2011 นั้น ค่าใช้จ่ายของ HR เพิ่มขึ้นเพียง 7% และในปี 2011-2012 ลดลง 15% เป็นต้น John Dooney ผู้จัดการแผนกวิเคราะห์แรงงานของ SHRM ได้ให้ความเห็นต่อตัวเลขค่าใช้จ่ายด้าน HR ของบริษัทเหล่านี้ว่า แสดงให้เห็นถึงความยืดหยุ่นในแผนกงาน HR

ตัวเลขที่สวิงขึ้นสวิงลง (Swing upSwing down) ในเรื่องค่าใช้จ่ายของ HR สะท้อนให้เห็นถึงการที่แผนก HR มีระบบการทำงานที่ยืดหยุ่นเพราะสามารถปรับแผนงานและงบประมาณให้สอดคล้องกับสภาพเศรษฐกิจที่มีขาขึ้นขาลงได้ดี ในเรื่องนี้ Harry Osle ผู้นำด้าน Global HR ของ The Hackett Group ก็มีความเห็นไปในทิศทางเดียวกันโดยเขาได้เปิดเผยข้อมูลเพิ่มเติมว่า “องค์กรทั้งหลายที่มีผลงานอยู่ในระดับแนวหน้ามักมีแผนกงาน HR ที่สามารถหดตัว และยืดขยายกิจกรรมและงบประมาณได้อย่างรวดเร็วสอดรับทันกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง” แต่ทั้งนี้และทั้งนั้น แม้ว่างบจะยืดบ้างหดบ้าง “แต่ผลงานและคุณภาพการทำงานไม่ลดลง”

นี่แหละคือทีเด็ดของ HR มือโปรประจำบริษัทที่เป็นเจ้าของผลประกอบการชั้นแนวหน้า ทีเด็ดของ HR ที่สามารถสร้างผลงานได้มากกว่าและได้อย่างต่อเนื่องไม่ว่าสภาวการณ์รอบข้างจะเป็นเช่นใดคือสิ่งที่เราจะมาเรียนรู้กันในสัปดาห์นี้ค่ะ

ประการแรก HR ต้องมีทัศนคติที่ดีต่องานที่ตนเองทำ เลิกบ่น เลิกโทษสภาพแวดล้อมหรือคนรอบข้างได้แล้วว่ามันไม่ดี มันไม่เอื้อต่อการทำงาน คนอื่นๆ และบริษัทอื่นๆ เขาก็อยู่ในสภาพแวดล้อมเดียวกันกับเรานี่แหละ เราต้องรู้จักดัดแปลง คิดนอกกรอบ คิดว่าเราทำได้ เราต้องออกไปคุยกับผู้บริหาร พนักงาน ลูกค้าภายนอกองค์กร ติดตามศึกษาว่าบริษัทอื่นๆ เขามีวิธีการที่ดีกว่าในการทำงานชนิดเดียวกันอย่างไร อย่าหยุดอยู่กับที่ แต่ต้องหมั่นศึกษาหาความรู้ ทดลองริเริ่มสิ่งใหม่ๆ ลองผิดบ้างถูกบ้างก็ไม่เป็นไร อย่างน้อยก็ได้รู้ว่าวิธีการใดที่ใช้ไม่ได้ และเพราะอะไรถึงใช้ไม่ได้ ทำแบบนี้แล้วเราจะมีความรู้และเทคนิคใหม่ๆ เพิ่มขึ้น

ประการที่สอง รู้จักวิเคราะห์ว่ากิจกรรมใดควรลงทุนทำเองหรือจ้างคนอื่นทำแทน ปัจจุบันมีทั้งเทคโนโลยี ซอฟต์แวร์ และบริษัทรับจ้างทำงาน HR เฉพาะด้าน (พวก Subcontractor) เช่น บริษัทรับจัดบริหารค่าจ้างเงินเดือน บริษัทรับจัดทำระบบสารสนเทศ HR เป็นต้น HR ก็ต้องรู้จักคิดคำนวณว่ากิจกรรมใดควรทำเอง หรือจ้างคนอื่นทำจะประหยัดเวลา แรงงานและทรัพยากรอื่นๆ ได้มากกว่าทั้งในระยะสั้นและระยะยาว และสำหรับองค์กรที่มีกิจการขนาดใหญ่ มีบริษัทลูกมากมาย Osle ได้ตั้งข้อสังเกตว่า “บริษัทขนาดใหญ่มักจะใช้ระบบงาน HR จากบริษัทแม่เป็นตัวหลักและเป็นศูนย์กลางในการกำหนดนโยบายกลยุทธ์ HR ทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดจ้างพนักงาน HR สำหรับบริษัทลูกทุกๆ บริษัท การรู้จัก “รวมศูนย์” การทำงานเช่นนี้ทำให้เกิดเอกภาพ (Unity) ในการทำงานนอกเหนือจากการประหยัดค่าจ้างแรงงานอีกด้วย

ประการที่สาม รู้จักการบริหารและวางแผนงบประมาณ HR อย่างโปร่งใสและมีประสิทธิภาพ

แผนกงาน HR มักถูกค่อนแคะว่าไม่เก่งและไม่เคลียร์ในเรื่องของตัวเลข อันมีผลโยงไปถึงการนำเสนอแผนงบประมาณที่ฝ่ายผู้บริหารอาจมีข้อสงสัยว่าการใช้จ่ายของฝ่าย HR ในกิจกรรมต่างๆ เช่น การปฐมนิเทศ การฝึกอบรม การสรรหาบุคคล ฯลฯ มีประสิทธิภาพคุ้มค่าการลงทุนเพียงใด HR มือโปรจึงไม่ควรรอให้ฝ่ายบริหารตั้งคำถามนี้แล้วจึงค่อยคิดหาคำอธิบาย ในทางตรงกันข้าม HR พึงคิดหาคำตอบนี้ล่วงหน้าไว้ตั้งแต่ตอนคิดแผนงานประจำปีแล้วว่ากิจกรรมแต่ละงานที่คิดอยากจะทำ มีต้นทุนด้านต่างๆ เป็นมูลค่าเท่าไร ปัจจัยชี้วัดความสำเร็จคืออะไร เช่น วัดจากความเร็วที่สูงขึ้นในการสรรหาพนักงานที่มีคุณภาพมาลงในตำแหน่งที่ว่างลง หรือวัดจากงบประมาณที่ใช้น้อยลงในการจัดสัมมนาพนักงานประจำปี โดยที่ดัชนีความพึงพอใจของผู้เข้าสัมมนาไม่ต่ำลง เป็นต้น หาก HR รู้จักทำงานเชิงรุกและสามารถแจกแจงปัจจัยชี้วัดคุณภาพงานของตนเปรียบเทียบกับต้นทุนที่ลงไปในแต่ละปีให้คณะผู้บริหารได้เห็น HR ก็จะไม่โดนตั้งคำถามเรื่องงบประมาณให้กวนอารมณ์เสียความรู้สึกกันทุกฝ่าย อีกทั้งการเก็บสถิติการใช้งบประมาณและการบรรลุผลสัมฤทธิ์ของเป้าหมายแต่ละข้อที่กำหนดไว้ในแต่ละปีจะเป็นเครื่องมือเตือนสติ HR ให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพสูงขึ้นเรื่อยๆ

ประการที่สี่ อย่าคิดว่าของถูกต้องดีเสมอไป ขอเตือนชาว HR ที่อาจถูกกดดันให้ประหยัดงบประมาณมากจนเกินไปจนอาจทำให้มุ่งแต่จะลดต้นทุนจนลืมคำนึงถึงคุณภาพและความคุ้มค่าในระยะยาว เพราะในบางโอกาสอาจทำให้เกิดความเสียหายได้ เช่น ประหยัดงบประมาณมากเกินไปในเรื่องของการฝึกอบรม ทำให้พนักงานขาดทักษะในการทำงานจนเดินเครื่องจักรเสียหาย คราวนี้เลยต้องจ่ายค่าซ่อมเครื่องจักรเป็นเงินก้อนใหญ่เข้าทำนอง “เสียน้อยเสียมาก เสียยากเสียง่าย”

ประการสุดท้าย คือของดีไม่มีถูก HR เก่ง ค่าตัวย่อมแพง

อยากให้แผนก HR งานแข็งมีคุณภาพ ก็ต้องจ้างคนเก่งด้าน HR ที่มีคุณภาพ ของมีคุณภาพก็ย่อมต้องมีราคาไม่ถูกแน่นอน ใครๆ ก็อยากได้ HR ที่จบการศึกษาด้าน HR จากสถาบันการศึกษาที่มีชื่อเสียง มีประสบการณ์ทำงานกับบริษัทที่มีชื่อเสียงและประสบความสำเร็จ พูดและใช้ภาษาต่างประเทศดี มีเครือข่ายสังคมดี คุณภาพเหล่านี้ที่นายจ้างมองหาจากชาว HR ล้วนเป็นคุณภาพที่ชาว HR ต้องใช้จ่ายลงทุนสร้างขึ้นมาทั้งสิ้น จึงเป็นเรื่องธรรมด๊าธรรมดาที่องค์กรต้องลงทุนจ้าง HR เก่งๆ แพงหน่อย แต่นั่นย่อมคุ้มค่ากว่าการจ้างคนไม่เก่งแต่ค่าตัวถูกมาทำงานหลายๆ คน เปลืองค่าจ้างและเวลาเปล่าๆ สู้จ้างคนเก่งไม่กี่คนจะคุ้มกว่า.

แต่ก็นั่นแหละ ...กว่าจะรู้อย่างนี้ นายจ้างหลายคนก็เคย “เสียน้อยเสียยาก เสียมากเสียง่าย” มามากแล้ว