การพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงาน

โดย...ณรงค์วิทย์ แสนทอง

กรรมการผู้จัดการ บริษัท พีเพิล แวลูว์

กระแสการวัดคนที่ผลงานเริ่มแรงขึ้นทุกขณะ ไม่ใช่เพียงภาคเอกชนเท่านั้น แต่ยังรวมถึงหน่วยงานภาครัฐก็เริ่มนำเอาแนวคิดนี้มาใช้อย่างเป็นรูปธรรมมากยิ่งขึ้น ความแรงของกระแสดังกล่าวนี้คงไม่มีใครสามารถหยุดมันได้ ปัญหาจึงอยู่ที่ว่าแล้วเราในฐานะคนทำงานจะต้องปรับตัวอย่างไรบ้างจึงจะไม่พลาดตกจากกระแสที่เชี่ยวกรากนี้

เป็นธรรมดาที่ถ้าไม่มีการแข่งขัน การพัฒนาจะมีน้อยหรือไม่มีเลย ชีวิตเราก็เช่นกันถ้าไม่มีอะไรมาบีบบังคับ เรามักจะปล่อยชีวิตไปเรื่อยๆ สบายๆ การแข่งขันนี้มิได้หมายความเพียงแต่การแข่งกับผู้อื่น แต่รวมถึงการแข่งขันกับตัวเอง แข่งขันกับเวลา หรือแข่งขันกับสถิติ ตัวอย่างง่ายๆ ที่เราเห็นได้ชัดเจนคือ ถ้าเราเดินทางไปที่ไหนสักแห่งหนึ่งโดยไม่มีการกำหนดเวลาว่าจะไปถึงเมื่อไหร่ พฤติกรรมการเดินทางของเราจะไม่เร่งรีบ ไม่ต้องคิดอะไรมาก ไปเรื่อยๆ พบเห็นอะไรที่อยู่ระหว่างทางน่าสนใจก็แวะดูก่อน แต่ถ้าเรามีนัดที่สำคัญต้องไปให้ถึงภายในเวลาที่กำหนด ถ้าไปไม่ทัน เราอาจจะพลาดโอกาสที่สำคัญในชีวิต พฤติกรรมการเดินทางของเราจะเปลี่ยนไปทันที เราเริ่มวางแผนการเดินทางล่วงหน้า เราเริ่มเตรียมตัวเพื่อการเดินทางมากขึ้น และในระหว่างเดินทาง เราก็ใช้สมองคิดอยู่ตลอดเวลาว่าเราจะเดินทางไปให้ถึงจุดหมายปลายทางได้อย่างไร ยิ่งถ้ามีปัญหาอุปสรรคเข้ามาขัดขวางอีก เช่น ฝนตกถนนลื่น ขับรถเร็วไม่ได้ รถติด ฯลฯ ยิ่งจะทำให้เราใช้สมองพัฒนาความคิดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการเดินทางมากยิ่งขึ้น

แน่นอนว่ามีคนๆ หนึ่งผ่านชีวิตในการเดินทางแบบมีเป้าหมายและมีปัญหาอุปสรรคมากมายมาโดยตลอด กับอีกคนหนึ่งที่ชีวิตส่วนมากเดินทางแบบสบายๆ ไม่มีปัญหาอุปสรรคอะไร ถ้าจับสองคนนี้มาแข่งขันกันโดยมีการจับเวลา รับรองได้เลยว่าคนแรกจะมีโอกาสชนะสูงมาก

ในชีวิตการทำงานก็เช่นเดียวกัน เราต้องฝึกตั้งเป้าหมายในการทำงานอยู่ตลอดเวลา ต้องมีการพัฒนาปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานอย่างต่อเนื่อง ถ้าเรามีสิ่งนี้อยู่ในตัวเองแล้ว อย่าไปกลัวเรื่องการตกงาน อย่าไปกลัวเรื่องความไม่ก้าวหน้าในอาชีพ ในช่วงภาวะวิกฤตเศรษฐกิจที่ผ่านมา เราได้เห็นตัวอย่างของคนในองค์กรต่างๆ มามาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรที่ขายกิจการให้กับต่างชาติ เมื่อผู้บริหารของต่างชาติเข้ามา ปรากฏว่ามีการทดสอบเพื่อคัดเลือกบุคลากรเข้าทำงานต่อหรือเพื่อเลิกจ้างโดยจ่ายเงินชดเชยให้ ดังนั้น ใครที่ไม่เคยพัฒนาตัวเองมาก่อน คงไม่สามารถพัฒนาตัวเองให้มีความรู้ขึ้นมาอย่างทันตาเห็นภายในระยะเวลาอันสั้นได้ เช่น เขาทดสอบภาษาอังกฤษ รับรองได้เลยว่าถึงแม้เราจะมีเงินเป็นล้านๆ ก็คงไม่สามารถซื้อชิปมาฝังในหัวเราแล้วทำให้เราพูด อ่าน เขียน ภาษาอังกฤษได้ทันที ไม่เหมือนกับคนที่มีการพัฒนาตัวเองด้านภาษาอังกฤษมาโดยตลอด

สำหรับประเด็นสำคัญในการพัฒนาและปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงาน ผมขอแนะนำเทคนิค 5 ข้อดังนี้

ตั้งเป้าหมายในการพัฒนางาน

การทำงานในแต่ละช่วงเวลาต้องมีการกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจนว่าเราต้องการจะไปถึง ณ จุดใด เช่น ปีนี้เราต้องเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ได้อย่างน้อย 20%

คิดและทำอย่างเป็นระบบ

วิธีการง่ายๆ ในการพัฒนาระบบงานคือ ลองกำหนดว่างานแต่ละงานต้องทำอะไรบ้าง ทำไปทำไม กิจกรรมไหนเป็นกิจกรรมหลัก กิจกรรมไหนเป็นกิจกรรมรอง แล้วลองลากเส้นเชื่อมความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่างๆ ดูว่าเป็นอย่างไร อะไรเป็นหัวใจสำคัญของงานนั้นๆ อะไรเป็นจุดที่ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ จุดเริ่มต้นอยู่ที่ไหน จุดสิ้นสุดอยู่ที่ไหน สิ่งที่องค์กรต้องการจากงานนั้นๆ คืออะไร แล้วให้ลองเขียนเป็นคู่มือวิธีการในการปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อนำไปปฏิบัติดู ถ้าติดขัดตรงไหนก็ให้แก้ไขที่คู่มือ นำไปใช้จนเกิดเป็นนิสัย ไม่ใช้ทำงานแบบอาศัย “กึ๋นและเก๋า” เพียงอย่างเดียว หรืออาศัยประสบการณ์เดิมเพียงอย่างเดียว แต่ต้องอาศัย “ระบบ” ให้มากยิ่งขึ้น

จัดลำดับความสำคัญของงานก่อนลงมือทำ

เวลาในการทำงานที่เราสูญเสียไปส่วนมากมักจะเสียไปกับการจัดลำดับในการทำงานไม่มีประสิทธิภาพ ปัญหานี้สามารถแก้ได้โดยการจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยพิจารณาจากปัจจัย 2 อย่างคือ “ความสำคัญ” และ “ความเร่งด่วน” งานไหนสำคัญมากเร่งด่วนมากทำก่อน งานไหนสำคัญมากเร่งด่วนน้อย อาจจะมอบหมายให้ลูกน้องมือดีทำไปก่อน งานไหนสำคัญน้อยแต่เร่งด่วนมาก มอบหมายให้ลูกน้องที่ทำงานเร็วไปทำ หรือถ้าเราไม่มีลูกน้องก็รีบๆ ทำให้เสร็จไปก่อนในเวลาอันสั้นไม่ต้องไปพิถีพิถันมันมากนัก (เพราะสำคัญน้อย) ถ้างานไหนสำคัญก็น้อยและไม่เร่งด่วนให้พิจารณาดูว่าตัดออกไปได้บ้างหรือไม่ต้องทำ ไม่ต้องรับเข้ามา ถ้าต้องทำก็ให้จดบันทึกไว้ก่อน มีเวลาแล้วค่อยมานั่งเคลียร์ทีเดียว เช่น หลังเลิกงาน หรือวันที่มีงานน้อยๆ

วางแผนนานๆ ทำงานน้อยๆ

ใครก็ตามที่ไม่ชอบวางแผนในการทำงาน คิดว่างานนั้นเคยทำมาแล้ว งานนั้นไม่ยาก ระวังคุณจะติดกับดักของ “หลุมพรางการสร้างนิสัยที่ไม่ดี” เมื่อติดแล้วคุณจะแกะออกลำบากเหมือนติดกาวตราช้างเลยนะครับ ผมขอแนะนำว่าเราควรใช้เวลาในการวางแผนงาน (ไม่ว่างานเก่าหรืองานใหม่) ให้มากๆ คิดให้รอบคอบ คิดหลายๆ มุมหลายแนวทาง หลายทางออก และหลากหลายทางเลือก เปรียบเทียบข้อดีข้อเสียของแต่ละทางเลือก เพื่อให้มั่นใจว่าเราจะไม่ต้องมานั่งเสียดายในภายหลัง ถ้าเราวางแผนการทำงานที่ดีแล้ว เมื่อลงมือปฏิบัติจะใช้เวลาน้อยลง ประสิทธิภาพของงานจะเพิ่มขึ้น

วันนี้ต้องดีกว่าเมื่อวาน พรุ่งนี้ต้องดีกว่าวันนี้

การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานที่ดีไม่จำเป็นต้องมีการปรับปรุงงานที่ใหญ่โต เปลี่ยนแปลงทั้งระบบ แต่ต้องมีการทบทวนกระบวนการและวิธีการทำงานเป็นระยะๆ เช่น ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน ว่าการทำงานในเรื่องนั้นๆ ยังมีข้อบกพร่อง มีปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำๆ กันบ่อยตรงไหนบ้าง หรือถ้าไม่มีปัญหาให้คิดว่าทำอย่างไรงานในแต่ละอย่างจึงจะทำให้เร็วขึ้น ผิดน้อยลง ใช้ทรัพยากรน้อยลงได้บ้าง การปรับปรุงแบบค่อยเป็นค่อยไปนี้เราอาจจะไม่เห็นผลทันตาทันที แต่จะส่งผลในการทำงานระยะยาว

สรุป การพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานไม่ใช่เรื่องยาก แต่ยากที่จะเริ่มลงมือคิดลงมือทำมากกว่า และถ้าใครยังไม่มีแรงจูงใจในการพัฒนางาน มัวแต่คิดว่าทำไปก็เท่านั้น ผลงานเท่าเดิม หัวหน้าไม่เห็นความสำคัญ ฯลฯ ขอแนะนำให้คิดเสียใหม่ว่าทุกครั้งที่เราพัฒนางานเหมือนกับการที่เรายืมงาน อุปกรณ์ เวลา และเครื่องมือต่างๆ ขององค์กรมาใช้ในการฝึกสมองของเราแบบที่เราไม่ต้องลงทุนอะไรเลย สำหรับผลงานที่ออกมาเป็นเพียง “ผลพลอยได้” เท่านั้น แล้วเราจะมีความอยากในการพัฒนางานมากยิ่งขึ้น การคิดแบบนี้ถือเป็นการหลอกตัวเองในระดับพื้นฐาน แต่สำหรับคนบางคนอาจจะยังไม่ได้ผล ขอแนะนำให้ลองหลอกตัวเองเพิ่มขึ้นไปอีกหนึ่งชั้นคือ ถ้าเราพัฒนาตัวเองแล้ว เราจะเปลี่ยนงานได้ง่ายขึ้น ได้งานที่ดีขึ้น มีเงินเดือนมากขึ้น ลูกเราจะได้ดูเราเป็นตัวอย่าง โอกาสที่คนที่เราหมายปองจะหันมามองเรามีมากขึ้นเพราะหน้าที่การงานการเงินเราดีขึ้น ฯลฯ พูดง่ายๆ คือนำเอาระดับความสามารถของเราที่จะเกิดจากการพัฒนางานไปผูกติดกับเป้าหมายในชีวิตที่มีระดับความต้องการสูงๆ เพื่อแปลงเป็นแรงจูงใจภายในให้กับตัวเอง ผมมีความเชื่อมั่นเป็นอย่างยิ่งว่าศักยภาพของคนมีสูงมาก เพียงแต่ใครจะดึงมันออกมาใช้ได้มากกว่ากันเท่านั้นเอง

“ศักยภาพอันยิ่งใหญ่ ไม่ต้องไปแสวงหาจากที่ไหน มันซ่อนอยู่ในใจของตัวเราเอง”

ทั้งหมดที่กล่าวมานี้ต้องการชี้ให้เห็นประเด็นที่ว่า ทำไมเราต้องมีการพัฒนาและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานอยู่ตลอดเวลา ผลตอบแทนสูงสุดที่เราได้จากการพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงาน ไม่ได้อยู่ที่ผลงานของเราหรือผลงานของหัวหน้า ขององค์กร แต่อยู่ที่ศักยภาพของสมองของเรามีการพัฒนามากขึ้นมากกว่า ถ้าสมองมีศักยภาพสูงขึ้นแล้ว การที่เราต้องการเงินเดือนเท่าไหร่ เราต้องการตำแหน่งอะไร เราต้องการทำงานกับองค์กรไหน ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป