แชทคุยงานให้สัมฤทธิ์ผล

โดย...เบบี้เฟซ

ดูเหมือนว่าพนักงานออฟฟิศยุคใหม่จะขาดเทคโนโลยีทันสมัยไปจากชีวิตไม่ได้เลย ราวกับอวัยวะชิ้นที่ 33 ของร่างกายอย่างไรอย่างนั้น จอคอมพิวเตอร์ตั้งอยู่เบื้องหน้า ข้างกายก็มีสมาร์ทโฟนอีก แต่จะใช้งานเครื่องมือพวกนี้ให้สร้างสรรค์ และเป็นประโยชน์ต่อการทำงานได้หรือไม่นั้น ขึ้นอยู่กับแต่ละคน

สถานการณ์

จากที่เคยมอบหมายงานกันแต่ในห้องประชุม เดี๋ยวนี้การสั่งงานง่ายๆที่ไม่มีรายละเอียดซับซ้อน มักนิยมคุยกันผ่านทางแชทในเฟซบุ๊ก โปรแกรมไลน์ หรือวอทแอปมากกว่า เพราะทั้งสะดวกรวดเร็ว สั้นกระชับ และได้ใจความ

เช่นเดียวกับ พิมพ์ทิชา บอสสาวคนสวยที่ชอบใช้วิธีนี้กับลูกน้อง แต่จะทำให้การแชทคุยงานกันให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดนั้น มีเคล็ดลับ

ทางออก

ในกรณีที่ต้องมอบหมายงานชิ้นเดียวกันให้ผู้ใต้บังคับบัญชาจำนวนหลายคน แนะนำว่าควรสร้างกลุ่มขึ้นมาในเฟซบุ๊ก โปรแกรมไลน์ หรือวอทแอป เพื่อที่จะไม่ได้เสียเวลาพิมพ์รายละเอียดหลายหน ส่งเรียงตัวทีละคน ข้อดีของการคุยในกลุ่มพร้อมกันทีเดียวคือจะสามารถรับรู้ พูดคุย และถกเถียงได้พร้อมอย่างไม่มีใครตกหล่น

หากเป็นการมอบหมายงานทั่วไป ควรพิมพ์ข้อความให้สั้น กระชับ ได้ใจความที่สุด อย่ายืดยาวเยิ่นเย้อ ขณะที่การมอบหมายงานใหญ่ ควรลงรายละเอียดให้ครบถ้วนชัดเจนไปเลยว่าต้องการให้ทำอะไร ที่ไหน อย่างไร กำหนดส่งเมื่อไหร่ ทั้งนี้ควรแนบตัวอย่างงาน อาทิ สูจิบัตร ภาพถ่าย โบชัวร์งาน คลิปวีดีโอตัวอย่าง หรือลิงค์รายละเอียดฉบับเต็ม แปะไว้เพื่อให้ลูกน้องคลิกเข้าไปอ่านหาข้อมูลเพิ่มเติมได้ด้วย

เคล็ดลับของการแชทคุยงานระหว่างหัวหน้าและลูกน้องให้สัมฤทธิ์ผลคือการตื่นรู้และการมีส่วนร่วม ฉะนั้นเมื่อทุกคนตกลงใจรับรู้กันแล้วว่าระบบการมอบหมายงาน หรือสั่งงานในแผนกตัวเอง เลือกใช้ช่องทางแชทในเฟซบุ๊ก วอทแอป ไลน์ ก็ให้หมั่นตรวจสอบอัพเดตความเคลื่อนไหวในกรุ๊ปของที่ทำงานอยู่เสมอ

ลูกน้องคนใดเข้าใจในคำสั่งที่ได้รับมอบหมายแล้วก็ให้พิมพ์ข้อความเพื่อแสดงว่ารับทราบแล้วไปยังหัวหน้าด้วย ลูกน้องคนใดมีข้อสงสัย ไม่เข้าใจก็ให้สอบถาม ถกเถียง ทักท้วงกันให้เรียบร้อยในกลุ่มแชท หากยังสื่อสารกันไม่ลงตัวค่อยใช้วิธีการสุดท้าย นั่นคือ ยกหูโทรศัพท์คุย ไม่ก็เดินเข้าไปพบหัวหน้าให้รู้แล้วรู้รอดเลยดีที่สุด

การแชทคุยงานระหว่างหัวหน้ากับลูกน้องนั้น กำลังเป็นที่นิยมในออฟฟิศยุคใหม่หลายแห่ง เนื่องจากพฤติกรรมการใช้สมาร์ทโฟน ใช้โซเชียลเน็ตเวิร์คได้เข้ามามีบทบาทในชีวิตประจำวันของทุกคนเลยก็ว่าได้

ดังนั้นนอกจากการประชุมงานแบบซีเรียสในห้องประชุมตามวาระ หรือการเรียกลูกน้องเข้าไปพบ เพื่ออธิบายรายละเอียดงานกันอย่างลึกซึ้งเรียงตัวทีละคนแล้ว หัวหน้ายุคนี้มักนิยมสั่งงาน มอบหมายงานง่ายๆ ผ่านทางแชทไลน์ในเฟซบุ๊ก ไลน์ วอทส์แอพมากกว่า เพราะความสะดวก รวดเร็ว สามารถพูดคุยได้พร้อมกันทีเดียวหลายคน โดยไม่ต้องเสียเวลารอให้ครบองก์ประชุมพร้อมหน้าพร้อมตา

การแชทคุยงานเป็นเพียงรูปแบบใหม่ๆรูปแบบหนึ่งของวัฒนธรรมออฟฟิศในปัจจุบันเท่านั้น แม้จะรวดเร็วทันใจ แต่ถ้าจะให้การสื่อสารสัมฤทธิ์ผลร้อยเปอร์เซนต์ ควรทำควบคู่กับการประชุมเป็นกลุ่ม และการพูดคุยแลกเปลี่ยนกันแบบตัวต่อตัวด้วย จึงจะสมบูรณ์แบบที่สุด

Ask the expert

คำถาม ลูกรู้สึกผิดหวังควรทำอย่างไร

คำตอบ พญ.ปราณี เมืองน้อย กุมารแพทย์จิตแพทย์เด็กและวัยรุ่น สถาบันสุขภาพเด็กแห่งชาติมหาราชินี (รพ.เด็ก) เด็กหลายคนคิดว่าถ้าตัวเองมีความสำเร็จเรียนเก่ง พ่อแม่ก็ยอมรับและจะรักจึงทุ่มเทกับการเรียนมากมายเกินไปจนแทบไม่รู้ตัวว่าตัวเองเครียด ไม่รับรู้สัญญาณที่ร่างกายพยายามเตือน ตัวเองว่า “ฉันอยากพัก” เช่น เริ่มปวดท้อง ปวดหัว นอนไม่หลับ หงุดหงิดง่าย

ความคาดหวังของพ่อแม่นี้ทำให้เกิดพฤติกรรมที่เห็นได้ทั่วไปคือ ผลักดันให้ลูกเรียนเยอะ แต่ถ้าเห็นว่าลูกและเราเริ่มเครียดเริ่มขัดแย้งกัน คุณพ่อคุณแม่ควรทิ้งความคาดหวังนั้นไป ยอมทิ้งให้ใจเบา จะพบหนทางตอบสนองความปรารถนาในใจด้วยวิธีใหม่

เริ่มจากคุณพ่อคุณแม่ยอมรับศักยภาพของลูกทีละน้อย ไม่ต้องรีบผลักดันแต่ให้ค่อยๆ เติมพลังให้ลูกด้วยการปลอบโยนให้กำลังใจยามเขาเหนื่อยรักลูกอย่างที่เขาเป็นในปัจจุบันก่อนจะทำให้ลูกเห็นความรักและการยอมรับอย่างไม่มีเงือนไขของพ่อแม่ ลูกก็จะกล้านำความรักของเขามาเชื่อมโยงกับพ่อแม่ แทนที่จะเอาความกลัวมาเชื่อมโยงกัน หรือแทนที่จะเอาความกลัวมาเป็นเกราะและผลักให้ห่างเหินกันเหมือนในอดีตก็จะทำให้เกิดพลังยิ่งใหญ่ในครอบครัว

He Said She Said

ก๊วน นักศึกษา

“ผู้หญิงสำหรับผมไม่เคยใกล้กันเลยนะครับ (หัวเราะ) ผมอาจจะไม่ตรงสเปค แต่อยากบอกว่าผู้ชายอย่างผมก็มีสเปคนะครับ ผมชอบผู้หญิงขาวๆ หน้าตาดีๆ แต่งตัวน่ารัก ช่างเอาใจ แต่ไม่ต้องฉลาดมากเดี๋ยวจะตามเราทัน (หัวเราะ)”

จีน่า นักศึกษา

“ดิฉันเคยมีแฟน ดีทุกอย่าง หน้าตาหล่อ หุ่นดี แต่งตัวดี เสียอย่างเดียวคือเจ้าชู้มาก ดิฉันเลยขอมีแฟนอย่างไรก็ได้ หน้าตาไม่ถึงกับขี้เหร่ แต่งตัวพอดูได้ แต่ที่สำคัญคือต้องไม่เจ้าชู้ ทั้งๆ ที่รู้ว่าเจ้าชู้คือเสน่ห์ของผู้ชาย แต่งานนี้ขอบายค่ะ (หัวเราะ)”

Quote

“เราถูกสอนกันต่อๆ มาว่า มีอะไรก็ให้โทษพ่อ โทษพี่สาว พี่ชาย โทษครู โทษโรงเรียน – อย่าไปโทษตัวเอง เพราะว่ายังไงเราก็ไม่เคยผิด จริงๆ แล้ว เราผิดตลอดเวลาแหละ เพราะว่า ถ้าจะต้องมีการเปลี่ยนแปลงอะไร เราเองจะต้องเป็นคนเปลี่ยน ไม่ใช่หวังให้คนอื่นเปลี่ยน เพราะเราเปลี่ยนคนอื่นไม่ได้”

แคธารีน เฮปเบิร์น อดีตนักแสดงอเมริกัน เจ้าของ 4 รางวัลออสการ์