อย่าลืมลบขยะในอีเมล

โดย...โยโมทาโร่

สำหรับคนทำงานออฟฟิศ ผมเชื่อว่าหลายคนคงเคยเผชิญกับปัญหาเอกสารงานล้นโต๊ะจนแทบจะไม่มีที่ทำงาน หรือแม้กระทั่งที่จะวางขาใต้โต๊ะด้วยซ้ำ ปัญหานี้เกิดขึ้นด้วยเหตุผลหลายๆ อย่างประกอบกัน เช่น ไม่อยากเอาเอกสารไปรกที่บ้าน เอกสารบางอย่างต้องเก็บเอาไว้เป็นข้อมูลระยะยาว แต่เหตุผลที่ชัดเจนที่สุดก็คือ ขาดความสามารถในการบริหารจัดการเอกสารให้ลงตัว หรือเรียกง่ายๆ ว่าไม่สามารถแยกเอกสารขยะออกจากงานได้

จนกระทั่งเราเริ่มหันมาใช้เอกสารส่งทางอีเมลเพื่อลดการใช้กระดาษ ปัญหาโต๊ะรกๆ ที่เต็มไปด้วยกองเอกสารก็หมดไป แต่กลายเป็นปัญหาใหม่คือกล่องอีเมลเต็มอยู่บ่อยครั้ง เพราะเราไม่เคยลบอีเมลที่ไม่จำเป็นต่อการทำงานทิ้งออกไปเลย สิ่งเหล่านี้เราเรียกว่าขยะอีเมล

ขยะอีเมลคือขยะที่เราสร้างขึ้นมาเองในกล่องอีเมลของเรา ดูเหมือนเป็นเรื่องเล็กๆ ของผู้ใช้ แต่นี่คือภาระใหญ่ของผู้ให้บริการที่ต้องเพิ่มพื้นที่เซิร์ฟเวอร์รองรับปริมาณข้อมูล ส่งผลให้เซิร์ฟเวอร์ต้องใช้กระแสไฟฟ้าเพิ่มในการเข้าถึงอีเมลของคุณท่ามกลางฐานข้อมูลนับล้านๆ เทราไบต์ แต่ถ้าคุณลบอีเมลที่ไม่จำเป็นออกไป คุณจะพบว่าคุณจะเปิดหรือค้นหาอีเมลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วมากขึ้นในเวลาที่น้อยลงแม้เพียง 23 วินาที ก็มีค่าในการลดใช้พลังงานที่เซิร์ฟเวอร์ต้นทางเพิ่มอีก 3 เท่า ใช้อีเมลฟรีของเขาแล้วก็ช่วยกันใช้อย่างประหยัดพลังงานด้วยนะครับ