นำเสนอแบบไม่มีใครสามารถปฏิเสธ

โดย...รองศาสตราจารย์ ดร. ศิริยุพา รุ่งเริงสุข

หนึ่งในปัญหาหนักอกของชาว HR ในหลายองค์กร โดยเฉพาะกับผู้ที่ทำงานกับองค์กรซึ่งผู้บริหารไม่ค่อยเข้าใจหรือไม่เห็นความสำคัญของงาน HR สักเท่าไหร่ ก็คือการที่ผู้จัดการด้าน HR เสนอข้อคิดเห็นอะไรก็ตามมักถูกละเลย ขัดคอ หรือถูกปฏิเสธโดย CEO หรือผู้จัดการแผนกอื่น สถานการณ์เช่นนี้นำมาซึ่งความน้อยเนื้อต่ำใจของชาว HR ที่ “เถียงไม่ขึ้น” และหากเกิดขึ้นเป็นประจำย่อมทำให้ HR ผู้ถูกปฏิเสธบ่อยๆ ขาดความมั่นใจในตัวเองและมีผลกระทบต่อภาพลักษณ์โดยรวมต่อตัว HR ด้วยว่าเป็นผู้ที่มีความน่าเชื่อถือด้อยกว่าผู้อื่น

อันที่จริงแล้วปัญหานี้ไม่ได้เป็นปัญหาที่เกิดกับ HR เท่านั้น แต่มันเป็นปัญหาที่คนทำงานหลายคนประสบอยู่ แน่นอนที่ปัญหาเรื่องนี้เป็นเรื่องเกี่ยวกับการนำเสนอ (Presentation) ที่มีเรื่องของหลักการ เทคนิค ขั้นตอนเข้ามาเกี่ยวข้อง ซึ่งทักษะในการนำเสนอ (Presentation Skills) นับเป็นทักษะหนึ่งที่สำคัญของผู้ที่ดำรงตำแหน่งผู้บริหารและผู้นำ รวมทั้งเป็นทักษะสำคัญของนักขาย นักการตลาดมืออาชีพ นักการเมือง และนัก ฯลฯ โดยทั่วไปแล้วหลักการในการนำเสนอสำหรับผู้บริหารมีดังนี้

กำหนดจุดประสงค์ของการนำเสนอที่ชัดเจน (Clear Goals) สำหรับตัวผู้นำเสนอและผู้รับฟังจะได้มีความเข้าใจร่วมกันถึงเป้าหมายของการนำเสนอ

เลือกภาษาที่ใช้ในการนำเสนอให้เหมาะกับปูมหลังของผู้ฟัง

 

ลำดับการนำเสนอเรื่องอย่างเป็นขั้นตอน (Sequence of Topics) ซึ่งก่อนนำเสนอผู้นำเสนอควรเตรียมโครงร่าง (Outline or Skeleton) ของการนำเสนอไว้ก่อนเพื่อกันการสับสน โดยเริ่มจากหัวเรื่องใหญ่ (Main Topics) ก่อน แล้วค่อยลงรายละเอียดหัวเรื่องย่อย (SubTopics) ตบท้ายด้วยตัวอย่างหรือข้อมูลอ้างอิงเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือให้กับการนำเสนอมากขึ้น ทั้งนี้หลักการในการนำเสนอควรตอบคำถามง่ายๆ 5 ข้อนี้ให้ได้ คือ ใคร? ทำอะไร? ที่ไหน? อย่างไร? เมื่อไหร่?

เลือกสื่อในการนำเสนอให้เหมาะสม เช่น สไลด์ คลิปวิดีโอ เลือกสีสัน ตัวหนังสือ เสียงเพลงประกอบ กราฟฟิกต่างๆ เพื่อสร้างความน่าดึงดูดใจในการนำเสนอ

ปรับปรุงบุคลิกภาพ น้ำเสียง และเทคนิคลูกเล่นส่วนตัวในการนำเสนอของผู้นำเสนอ

ในสถานการณ์ทั่วๆ ไป หลักการที่กล่าวเบื้องต้นค่อนข้างเพียงพอสำหรับการนำเสนอ แต่ในการนำเสนอความคิดเห็น ข้อเสนอแนะ หรือแนวทางในการปฏิบัติที่คาดหวังการยอมรับจากผู้อื่นในที่ประชุม การนำเสนอชนิดนี้คาดหวังผลลัพธ์สูง (Highimpact Presentation or High–impact Proposal) และคาดหวังด้วยว่าผู้ฟังจะไม่ (สามารถ) ปฏิเสธ การนำเสนอประเภทนี้ต้องมีการฝึกและเตรียมการด้านกลยุทธ์มากขึ้นไปอีก

Marlene Caroselli ผู้เชี่ยวชาญในเรื่องนี้ แห่ง Center for Professional Development ณ นครนิวยอร์ก ได้ให้ข้อแนะนำว่า หากเมื่อใดที่นำเสนอความคิดแล้วถูกปฏิเสธหรือมองข้าม แต่เราต้องการยืนกราน (ไม่ใช่ยืนกระต่ายขาเดียวเถียงข้างๆ คูๆ นะคะ) ว่าข้อเสนอของเรามีเหตุผลแน่นหนา เราควรปฏิบัติดังนี้

ระบุถึงความจำเป็นของสถานการณ์ ณ เวลานั้นๆ เช่น ดัชนีชี้วัดความพึงพอใจของลูกค้าที่ตกลงมา งบประมาณที่สูงขึ้นในเรื่องการจัดซื้อวัตถุดิบ ตัวเลขผลกำไรที่ลดลง เป็นต้น

ชี้ให้เห็นถึงช่องว่างระหว่างเป้าประสงค์ทางธุรกิจที่ต้องการกับผลงานที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน

ตั้งเป้าประสงค์ที่ชัดเจนของข้อเสนอหรือคำแนะนำของเราว่าจะช่วยแก้ปัญหาได้อย่างไร

นอกจากข้อแนะนำ 3 ประการของ Marlene แล้ว ผู้เขียนขอเพิ่มอีก 1 ข้อ คือ

ให้เหตุผลด้วยว่าถ้าไม่ทำตามที่เราเสนอจะเกิดผลเสียหายอย่างไร? กรณีนี้ควรยกตัวอย่างของบริษัทอื่นที่เสียหายเพราะไม่ได้ใช้วิธีการตามที่เรานำเสนอด้วย

ทั้ง 4 ประการนี้จะช่วยให้ข้อเสนอของท่านมีน้ำหนักขึ้นอีกมากพอที่จะทำให้ผู้บริหารต้องรับฟังและไม่กล้าปฏิเสธข้อเสนอของท่าน เพราะท่านนำเสนออย่างมีหลักการ มีตัวอย่างและข้อมูลแน่นหนา

แต่หากผู้บริหารไม่รับฟังเพราะมีอัตตาสูง หรือมีอคติ! แบบนี้ต้องแก้ด้วยกลยุทธ์อื่นค่ะ