เทคนิคการนำเสนอแบบ HR มือโปร

สัปดาห์ที่แล้วผู้เขียนได้นำเสนอเรื่องการเป็น HR ที่ฉลาด (The Wise HR)

โดย.. รศ.ดร.ศิริยุพา รุ่งเริงสุข สถาบันบัณฑิตบริหารธุรกิจ ศศินทร์ แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

สัปดาห์ที่แล้วผู้เขียนได้นำเสนอเรื่องการเป็น HR ที่ฉลาด (The Wise HR) ว่าต้องมีกลยุทธ์ในการชักจูงโน้มน้าวจิตใจ CEO และผู้บริหารแผนกงานอื่นๆ โดย HR ต้องเข้าใจและรู้ใจว่าผู้บริหารทั้งหลายสนใจและต้องการอะไร แล้วจึงพยายามเชื่อมโยงโครงการ HR ของตนให้เข้ากับเป้าหมายและผลประโยชน์ของพวกเขา แทนที่จะนำเสนอโครงการ HR จากแง่มุมและเป้าหมายของตนฝ่ายเดียว ซึ่งรับรองว่าคงจะยากที่จะได้รับความสนใจและการสนับสนุนร่วมมือจากบุคคลเหล่านั้น

สืบเนื่องจากแนวคิดเรื่อง The Wise HR ดังกล่าว ทำให้มีผู้สนใจซักถามอยากรู้ต่อไปว่าแล้ว HR ควรมีเทคนิคการนำเสนอ (Presentation Skills) อย่างไรจึงจะทำให้ตัวของ HR และโครงการดูดีน่าเชื่อถือในสายตาของ CEO และผู้บริหารคนอื่นๆ เพราะในสายตาของผู้บริหารและพนักงานทั่วไป มักมองว่าการนำเสนอรายงานหรือโครงการต่างๆ ของ HR นั้นไม่ค่อยตื่นเต้นเร้าใจและน่าชวนเชื่อเหมือนการนำเสนองาน โดยฝ่ายการตลาดที่มักมีเทคนิคลูกเล่นและมีประเด็นจูงใจมากกว่า

“ก็แน่ล่ะสิ! ก็ฉันเป็น HR ไม่ได้เป็นฝ่ายการตลาดนี่นา จะได้เก่งเรื่องการขาย การนำเสนอลูกค้า!”

HR หลายคนต้องคิดอย่างนี้แน่ๆ คิดอย่างนี้ก็ไม่ผิดหรอกค่ะ แต่ถ้ายังคิดแบบนี้ต่อไปมันคงไม่ช่วยทำให้สถานการณ์การทำงานของฝ่าย HR ดีขึ้น และแล้ว HR ก็ต้องก้มหน้าน้อยใจที่ไม่ได้รับความสนใจและสนับสนุนจาก CEO และผู้บริหารแผนกอื่นต่อไปอีก

เราเป็น HR ต้องใจกว้างค่ะ ใครมีอะไรดีๆ หรือทำอะไรดีๆ ก็ต้องเข้าไปขอศึกษาเรียนรู้จากเขา จะได้นำเทคนิคใหม่ๆ มาพัฒนาตนเอง ทีนี้มาดูกันซิว่า HR อย่างเราจะปรับปรุงวิธีการนำเสนอของเราให้โดนใจ CEO และคนทั้งองค์กรได้อย่างไร

ต้องสวมวิญญาณนักการตลาดและนักการขายไว้ก่อน โดยทั่วไปคนที่ทำงาน HR เมื่อเปรียบเทียบกับนักการตลาดและนักการขายแล้ว HR ก็มักจะเป็นคนที่พูดน้อยกว่า พูดไม่ค่อยเก่ง ขี้อาย และไม่ถนัดในการทำงานเชิงรุก เช่น เดินเข้าไปทักทายปราศรัยกับลูกค้าก่อน HR ส่วนมากยังชอบนั่งอยู่ในออฟฟิศแล้วคอยให้พนักงานเดินเข้าไปหาขอความช่วยเหลือ HR จึงไม่ค่อยมีจิตวิญญาณในการให้บริการมากนัก ผิดกับนักการตลาดและนักการขายที่ขืนรอให้ลูกค้ามาขอซื้อสินค้าหรือมาใช้บริการก็พอดีแห้งเหี่ยวเฉาตาย HR ต้องนึกว่า CEO และพนักงานในบริษัท คือ “ลูกค้า” คนสำคัญที่คุณต้องทำให้พวกเขาประทับใจให้ได้ หากพลาด...คุณคงไม่มีโอกาสแก้ตัวอีก เพราะคุณอาจสูญเสียลูกค้าคนสำคัญตลอดไป

รู้จักว่า “ลูกค้า” ของคุณคือใคร ก่อนนำเสนอรายงาน ข้อมูลหรือโครงการใดๆ คุณต้องศึกษาทำการบ้านก่อนว่าใครคือผู้ฟัง (Audience) หรือลูกค้าของคุณ เสร็จแล้วก็หาข้อมูลว่าใครคือบุคคลสำคัญที่จะประเมินผลการรายงาน หรืออนุมัติสนับสนุนโครงการของคุณ แล้วเขาคนนั้นมีบุคลิกภาพ ค่านิยม และให้ความสนใจกับเรื่องใด เช่น เขาคนนั้นเป็นคนชอบการนำเสนอที่กระชับไม่เยิ่นเย้อ สนใจตัวเลข ด้านต้นทุน กำไร ระยะเวลาดำเนินการ (ซึ่ง CEO ส่วนมากก็มักเป็นผู้ที่มีบุคลิกภาพเช่นนี้) HR ก็ต้องเตรียมวิธีการนำเสนอให้เหมาะกับผู้ฟัง และชูประเด็นที่คาดว่าผู้ฟังสนใจ ไม่ใช่พูดพร่ำไปเรื่อย

เตรียมรับมือกับคำถามที่คาดว่าผู้ฟังจะถาม การนำเสนอที่ดีไม่ควรยาวเยิ่นเย้อ แต่ต้องกระชับ คงเป็นไปได้ยากที่ผู้นำเสนอจะพูดทุกอย่างที่ผู้ฟังอยากฟัง HR ต้องเตรียมชุดคำถามคำตอบเอาไว้ล่วงหน้า เวลาเจอคำถาม จะได้ตอบได้ทันทีไม่ใช่อ้ำอึ้งตะลึงงันทำให้เสียเครดิต แต่ถ้าตอบไม่ได้ ก็ไม่เป็นไร อย่าได้พยายามมั่วนิ่ม เพราะถ้ามั่วแล้วถูกจับได้ ยิ่งแย่ไปกว่าการยอมรับ แล้วบอกว่าจะไปหาข้อมูลมาเพิ่มเติม พร้อมกับขอบคุณผู้ฟังที่ช่วยชี้ประเด็นชวนคิดให้

เตรียมข้อมูลตัวเลข ดัชนีต่างๆ และตัวอย่างเพื่อเพิ่มน้ำหนักให้กับการนำเสนอ HR มักถูกวิจารณ์ว่าเป็นผู้ที่อ่อนเรื่องตัวเลข ดังนั้นต้องเตรียมกำจัดจุดอ่อนข้อนี้ให้ดี หากคิดจะเสนอโครงการใดๆ เพื่อของบประมาณดำเนินการ ต้องพยายามหาข้อมูล อ้างอิงผลวิจัย ผลสำรวจจากสถาบัน หรือบุคลากรที่น่าเชื่อถือที่ช่วยยืนยันว่าโครงการนั้นๆ ดีจริงๆ หากต้องนำเสนอตัวเลขเรื่องการลงทุนและผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้จากโครงการ HR ควรขอคำปรึกษาจาก CFO หรือผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินให้ช่วยให้คำแนะนำเรื่องการคิดคำนวณตัวเลขต่างๆ ถ้าได้ CFO หนุนหลังอยู่ละก็เวลา HR ทำการนำเสนอข้อมูล คาดว่าน่าจะผ่านฉลุย

เตรียมเทคโนโลยีแสง สี เสียงให้พร้อม เมื่อเตรียมเนื้อหาพร้อมแล้วลำดับสุดท้ายก็คือการเตรียมสื่อในการนำเสนอ เลือกสื่อและโปรแกรมการนำเสนอให้เหมาะสมกับเนื้อหาและผู้ฟัง เช่น อยากนำเสนอโครงการพัฒนาสายอาชีพของ Talent ก็อาจจะเตรียมคลิปวิดีโอดีๆ จากองค์กรดังๆ มานำเสนอประกอบไปด้วย ผู้ฟังจะได้เห็นภาพชัดขึ้น เรื่องของการใช้สื่อ ใช้กราฟฟิกนี้ก็ให้ HR ไปขอคำแนะนำจากฝ่ายการตลาดดู เพื่อจะได้เทคนิคจ๊าบๆ มาทำให้การนำเสนอของ HR อลังการขึ้น

หาก HR พร้อมทั้งเนื้อหาและเทคนิคขนาดนี้แล้ว ถ้านำเสนอโครงการแล้วโดนปฏิเสธก็ให้รู้กันไป!