ยุทธศาสตร์บริหารงานจัดซื้อ

การจัดซื้อนับเป็นเรื่องที่แต่ละองค์กรควรมีการบริหารจัดการให้ดี ทั้งเพื่อให้ได้ของมีประสิทธิภาพต่อการทำงานขององค์กร

โดย.. รัฐพร คำหอม

การจัดซื้อนับเป็นเรื่องที่แต่ละองค์กรควรมีการบริหารจัดการให้ดี ทั้งเพื่อให้ได้ของมีประสิทธิภาพต่อการทำงานขององค์กร ใช้ต้นทุนให้คุ้มค่า ปิดช่องโหว่เรื่องความไม่โปร่งใส โดยบริษัท แอคเซนเจอร์ ประเทศไทย บริษัทผู้ทำงานวิจัยในระดับโลกได้เปิดเผยผลสำรวจล่าสุดเรื่องของการจัดซื้อ เพื่อขับเคลื่อนองค์กรสู่การเติบโตแห่งอนาคตด้วยเทคนิคบริหารงานจัดซื้อประสิทธิภาพสูง “ยุทธศาสตร์บริหารงานจัดซื้อ 5 มิติ” ประกอบด้วย กลยุทธ์การจัดซื้อ วิธีการสรรหาและบริหารสินค้าบริการแต่ละประเภท เงื่อนไขการชำระเงิน การจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ และการจัดการบุคลากรองค์กร

ดร.เคนท์ โกคิง พาร์ทเนอร์ กลุ่มธุรกิจที่ปรึกษาด้านการจัดการ บริษัท เอคเซนเชอร์ ประเทศไทย และ ประมณ ฉัตรเจริญชัยกุล ผู้จัดการอาวุโส บริษัท เอคเซนเชอร์ ประเทศไทย ได้ร่วมเปิดเผยถึงงานวิจัยนี้ว่า เอคเซนเชอร์ทำการวิจัยเชิงสำรวจบริษัทระดับโลกในอุตสาหกรรมแขนงต่างๆ รวม 432 ราย ในปี 2554 พบว่าผลสำรวจยืนยันประสิทธิภาพของ “ยุทธศาสตร์บริหารงานจัดซื้อ 5 มิติ” เนื่องจากองค์กรระดับชั้นนำ (Masters) มีการบริหารงานด้านจัดซื้อที่ “เป็นเลิศ” หรือมีประสิทธิภาพสูงกว่าองค์กรส่วนใหญ่ทั่วไปรวมทั้งคู่แข่งอย่างเห็นได้ชัด

 

องค์กรเหล่านี้มีเจตนารมณ์ที่แน่วแน่ในการพัฒนาองค์กรสู่ความเป็นเลิศในทุกด้านของงานจัดซื้อ โดยพบว่ามีคุณลักษณะที่สำคัญ 5 ประการ คือ

1.“เข้าใจ” ยุทธศาสตร์องค์กร และสามารถนำไปปรับใช้ได้ในทางปฏิบัติ

2.ผนึกกำลังร่วมกับเครือข่ายซัพพลายเออร์อย่างมีประสิทธิภาพ

3.มีระบบสรรหาที่ดี และบริหารจัดการสินค้าบริการอย่างแข็งขัน

4.มีการควบคุมบริหารค่าใช้จ่ายได้อย่างรัดกุมคุ้มค่า พร้อมสร้างมูลค่าเพิ่ม

5.สรรหาและรักษาบุคลากรที่มีศักยภาพสูงได้ดี ทว่าส่วนนี้ยังคงต้องได้รับพัฒนาต่อไป

ที่สำคัญคือ องค์กรชั้นนำที่มีประสิทธิภาพด้านการจัดซื้อสูง ได้ปรับเปลี่ยนจากการมุ่งเน้นที่ “ต้นทุนในการเป็นเจ้าของ” (Total Cost of Ownership) เป็นการเน้นสร้างมูลค่าเพิ่มให้แก่ระบบการจัดซื้อเพื่อผลทางสังคม สิ่งแวดล้อม และนวัตกรรม รวมเรียกว่า “มูลค่าการเป็นเจ้าของ” (Total Value of Ownership)

“หัวใจสำคัญแห่งความเป็นเลิศเพื่อก้าวสู่องค์กรชั้นนำแห่งอนาคต จึงขึ้นอยู่กับเทคนิคการบริหารองค์กร ได้แก่ การบริหารความเสี่ยง เพื่อให้สามารถรับมือกับปัญหาการขาดแคลนวัตถุดิบได้อย่างมีประสิทธิภาพ การใช้ระบบวิเคราะห์ขั้นสูงเพื่อแก้ปัญหา โดยองค์กรชั้นนำมีการลงทุนด้านระบบวิเคราะห์ข้อมูลอย่างต่อเนื่อง เพื่อรับมือกับสถานการณ์เศรษฐกิจที่แปรปรวนได้อย่างทันท่วงที การควบคุมการใช้จ่าย ในปัจจุบันมีองค์กรด้านการจัดซื้อเพียงไม่กี่แห่งที่ทำงานร่วมกับฝ่ายการเงินเพื่อบริหารอุปสงค์ และอุปทานขององค์กรตลอดทั้งกระบวนการ และเรื่องการพัฒนาศักยภาพบุคลากร ที่ยังคงเป็นเรื่องท้าทาย แต่เริ่มมีองค์กรชั้นนำบางแห่งที่ดำเนินการพัฒนาในส่วนนี้แล้ว และได้รับยกย่องว่าเป็นตัวอย่างที่ดีในแวดวงอุตสาหกรรมนั้นๆ

ในงานวิจัยยังแสดงให้เห็นว่า 77% ขององค์กรชั้นนำที่มีประสิทธิภาพด้านการจัดซื้อสูง ยึดยุทธศาสตร์ขององค์กรเป็นตัวนำร่องกลยุทธ์ด้านการจัดซื้อ เทียบกับองค์กรทั่วไปเพียง 29% ที่ใช้แนวทางนี้

90% ขององค์กรชั้นนำที่มีประสิทธิภาพด้านการจัดซื้อสูง มีกลยุทธ์ที่มุ่งเน้นการสร้างมูลค่าเพิ่ม “ให้งานจัดซื้อเป็นมากกว่าความคุ้มค่าของเม็ดเงิน”

2 ใน 3 หรือราว 67% ขององค์กรชั้นนำที่มีประสิทธิภาพด้านการจัดซื้อสูง พัฒนาองค์กรโดยขยายความร่วมมือ สู่ซัพพลายเออร์เจ้ารองๆ นอกเหนือจากเจ้าหลัก เทียบกับองค์กรทั่วไปเพียง 11% ที่ใช้แนวทางนี้

60% ขององค์กรชั้นนำที่มีประสิทธิภาพด้านการจัดซื้อสูง มีการติดตามผลงานของซัพพลายเออร์อย่างแข็งขัน เทียบกับองค์กรทั่วไปเพียง 18% ที่ใช้แนวทางนี้

81% ขององค์กรชั้นนำที่มีประสิทธิภาพด้านการจัดซื้อสูง มีการใช้เทคโนโลยีในกระบวนการจัดซื้อทั้งระบบ เทียบกับองค์กรทั่วไปเพียง 34% ที่ใช้แนวทางนี้

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าองค์กรชั้นนำที่มีประสิทธิภาพด้านการจัดซื้อสูงจะสามารถสรรหาและพัฒนาบุคลากรที่มีศักยภาพสูงได้ดี แต่มีเพียง 40% ขององค์กรชั้นนำที่มีโครงการพัฒนาเสริมศักยภาพบุคลากรที่ชัดเจนเป็นระบบ

ในการทำงานวิจัยยังมีตัวอย่างการศึกษาบริษัทใหญ่ๆ เพื่อให้เห็นทิศทางเรื่องการจัดซื้อ เช่น กลุ่มธุรกิจปิโตรเคมีและการกลั่นในเครือ ปตท. ซึ่งก็ได้พบว่า

หน่วยงานด้านการจัดซื้อของบริษัทต่างๆ ในเครือ ปตท. ทั่วโลกมีการดำเนินงานที่เป็นอิสระ โดยแต่ละบริษัทรับผิดชอบการสรรหา จัดจ้าง รวมถึงการบริหารความสัมพันธ์ซัพพลายเออร์ของตน

มีการจัดตั้งหน่วยงานใหม่ขึ้นเพื่อดูแลงานจัดซื้อแบบรวมศูนย์ในระดับกลุ่ม ส่งผลให้โครงสร้างการจัดซื้อมีรูปแบบผสมผสาน เอื้อประโยชน์ต่อการจัดซื้อและเพิ่มอำนาจการต่อรองของเครือ ปตท.ทั้งหมด

หน่วยงานใหม่นี้ไม่มีหน้าที่ในกระบวนการซื้อขายระดับปฏิบัติการ (อาทิ ไม่ต้องรับเอกสารขอซื้อ ไม่ต้องเติมเต็ม คำสั่งซื้อ) แต่มีหน้าที่กำกับดูแลและระบุกลยุทธ์การสรรหาและจัดซื้อเพื่อให้บริษัทในเครือสามารถดำเนินการตามนั้นได้

ภายใต้โครงสร้างการจัดซื้อแบบรวมศูนย์นี้ ปตท. จะมีข้อมูลเกี่ยวกับซัพพลายเออร์แต่ละเจ้ามากพอๆ กัน ส่งผลให้สามารถบริหารจัดการซัพพลายเออร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และมีซัพพลายเออร์ใหม่ๆ เป็นตัวเลือกมากขึ้น

ส่วนอีกตัวอย่างการศึกษาหนึ่ง ที่จะได้เห็นประโยชน์ด้านบริหารการจัดซื้อ ได้แก่ ไมเนอร์ กรุ๊ป เพราะประสบการณ์ที่ผ่านมาได้เกิดปัญหารุนแรงเกี่ยวกับขาดแคลนวัตถุดิบบางประเภท เนื่องจากสภาพอากาศและภัยพิบัติทางธรรมชาติ ซึ่งอาจเกิดขึ้นได้ทุกเมื่อ ในไทยเองการเกิดภัยน้ำท่วม ผลักดันให้โรงแรมและภัตตาคารหลายแห่งต้องมองหาทางเลือกอื่นๆ ในการจัดซื้อวัตถุดิบจากแหล่งใหม่ๆ ไมเนอร์ กรุ๊ป เอง จึงได้เริ่มพัฒนาสู่การจัดซื้อวัตถุดิบในตลาดโลก เช่น ขยายฐานซัพพลายเออร์สำหรับสับปะรดและกุ้ง ซึ่งเป็นวัตถุดิบสำคัญให้ครอบคลุมประเทศไทยและประเทศอื่นๆ อาทิ เวียดนามและฟิลิปปินส์ โดยในขณะนี้บริษัทมีแผนการจัดซื้อที่ครอบคลุมตลาดทั่วโลกอย่างมีกลยุทธ์ ซึ่งช่วยให้การบริหารซัพพลายเชนของบริษัทเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ คุ้มค่าเม็ดเงิน และสร้างมูลค่าเพิ่มได้ทั้งในด้านนวัตกรรม และนำสินค้าออกสู่ตลาดได้เร็วขึ้น