posttoday

แชตงานไม่มีพลาด

17 ธันวาคม 2561

ทุกวันนี้เราติดต่องานผ่านแอพพลิเคชั่นส่งข้อความ เช่น วอตส์แอพ เฟซบุ๊ก และไลน์ กันเป็นหลักโดยใช้อีเมลกันน้อยลง

เรื่อง : โยโมทาโร่ ภาพ : pixabay.com 

ทุกวันนี้เราติดต่องานผ่านแอพพลิเคชั่นส่งข้อความ เช่น วอตส์แอพ เฟซบุ๊ก และไลน์ กันเป็นหลักโดยใช้อีเมลกันน้อยลง ทั้งที่จริงแล้วในโลกการทำงานตั้งแต่ยุคโลกาภิวัตน์มาถึงยุคดิจิทัล ในช่วง 20 ปีที่ผ่านมา เราต่างใช้อีเมลในการทำงานมาโดยตลอด แต่สิ่งที่ทำให้ยุคสมัยนี้นิยมการแชตก็คือความรวดเร็วในการติดต่องาน ที่ต้องการคำตอบในทันที ไม่ใช่การรอ 2-3 ชั่วโมง หรือข้ามวันเพื่อรอผลตอบกลับจากอีเมลเหมือนเช่นเคย แต่กระนั้นการแชตผ่านแอพพลิเคชั่นก็มีข้อด้อยที่ต้องใช้วิธีบริหารจัดการดังนี้

1.เลือกเปิดและปิดการแจ้งเตือน

ไม่มีใครชอบให้สมาร์ทโฟนสั่นเตือนข้อความอยู่ตลอดเวลา เพราะจะทำให้เสียสมาธิในการทำงานหลัก เครื่องมือที่ติดมากับทุกแอพพลิเคชั่นก็คือ ตัวเลือกการเปิดปิดการแจ้งเตือนจะช่วยให้คุณมีสมาธิทำงานเพิ่มขึ้น และยังไม่พลาดข้อความสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการทำงานและคนในครอบครัว คุณอาจจะเสียเวลาประมาณ 30 นาทีในการตั้งค่าการแจ้งเตือน โดยหลักการเลือกเปิดปิดนั้นให้เลือกเปิดเฉพาะกลุ่มทำงาน และครอบครัว เท่านั้น กลุ่มเพื่อนสมัยเรียน กลุ่มเพื่อนเล่นกีฬา งานอดิเรก กลุ่มความชอบส่วนบุคคลที่มีจำนวนสมาชิกมาก ควรปิดการแจ้งเตือนมิฉะนั้นทั้งวันทั้งคืนคุณอาจจะต้องฟังเสียงข้อความแจ้งเตือนได้ทั้งวัน บางแอพพลิเคชั่นสามารถตั้งค่าเฉพาะแต่ละกลุ่ม มีเสียงข้อความไม่เหมือนกัน ซึ่งจะช่วยทำให้คุณตัดสินใจได้ว่าจะหยิบขึ้นมาอ่านหรือทำงานต่อให้เสร็จ

2.อย่าส่งไฟล์งานสำคัญในไลน์

ไลน์เป็นแอพพลิเคชั่นยอดฮิตที่ยังไม่มีทีท่าว่าจะมีแอพไหนมาโค่นลงได้ง่ายๆ แต่ก็เป็นแอพที่มีจุดอ่อนอยู่หลายอย่างก็คือ การไม่เรียงลำดับในการส่งข้อความหากสัญญาณอินเทอร์เน็ตช้าหรือขัดข้องระหว่างการส่ง ทำให้เกิดไม่เก็บไฟล์ภาพ และไฟล์ข้อมูลเกิน 2 สัปดาห์ ในกรณีส่งผ่านกล่องข้อความ ดังนั้น คุณจึงไม่ควรส่งไฟล์งานและรูปภาพที่ต้องใช้อ้างอิงในระยะยาว แต่ควรส่งผ่านอีเมลจะมีความปลอดภัยมากกว่า ไลน์หรือแอพส่ง ข้อความอื่นๆ นั้นเหมาะสมสำหรับการส่งข้อความพูดคุยเรื่องงานที่สามารถจบได้ในระยะสั้น และใช้สำหรับการแจ้งเตือนนัดหมายสำคัญเท่านั้น

แชตงานไม่มีพลาด

3.ใช้แอพเดียวและไอดีเดียว

สาเหตุหนึ่งของการพลาดการติดต่อก็คือไม่ได้อ่านข้อความทั้งที่เปิดใช้อยู่ทุกวัน เพราะคนส่งไม่รู้ว่าจะส่งข้อความให้กับไอดีไหนกันแน่ บางครั้งก็เลือกส่งข้อความไปอีกแอพหนึ่งทั้งที่อีกฝ่ายไม่ได้ใช่งาน แค่เปิดไอดีทิ้งเอาไว้ ดังนั้น เราจึงควรมีไอดีและแอพพลิเคชั่นหลักที่ใช้งานเป็นประจำเพียงไอดีเดียวเท่านั้นเพื่อป้องกันความสับสนและผิดพลาดในการติดต่อสื่อสาร

4.แอดชื่อ ปักหมุด ใส่โน้ต

ทุกครั้งที่คุณต้องการติดต่อเรื่องสำคัญควรทำการแอดชื่อคนที่ต้องการส่งถึงในกลุ่มทำงาน เพื่อให้รู้ว่ากำลังพูดถึงตัวบุคคลนั้นอยู่ นอกจากนี้ในการตอบข้อความหากเป็นการตอบย้อนหลัง ในแอพไลน์เราสามารถกดเลือกตอบกลับเฉพาะข้อความที่ต้องการตอบซึ่งจะช่วยทำให้การสื่อสารในกลุ่มทำงานที่มีสมาชิกจำนวนมากแยกแยะได้ว่าใครกำลังคุยกับใครด้วยเรื่องอะไร และเกิดความต่อเนื่องในการสื่อสารที่ดี นอกจากนี้ หากมีงานด่วนงานสำคัญอย่าลืมปักหมุดแจ้งเตือนข้อความเพื่อให้ทุกคนได้เห็น หากมีหมายกำหนดการรูปภาพที่ต้องการเก็บไว้ดูนานๆ ควรเลือกฟังก์ชั่นโน้ตข้อความ และสร้างอัลบั้มรูปซึ่งจะทำให้ข้อมูลนั้นอยู่ถาวร แม้สมาชิกในทีมเปลี่ยนเครื่องก็ยังสามารถกลับมาอ่านข้อความสำคัญ หรือดูภาพสำคัญในอัลบั้มกลุ่มได้เหมือนเดิม

5.สำคัญที่สุดต้องโทรเท่านั้น

หลายคนติดการใช้งานแชตจนลืมไปว่า เรื่องเร่งด่วนที่ต้องการคำตอบในทันทีควรใช้การโทรศัพท์เท่านั้น จะใช้วิธีการโทรผ่านแอพพลิเคชั่นหรือกดเบอร์โทรก็ได้ หากไม่รับสายหรือติดต่อกลับค่อยใช้วิธีการส่งข้อความพร้อมระบุเรื่องที่ต้องการติดต่ออีกฝ่าย เมื่อได้รับข้อความแล้วจะได้รู้ในทันทีว่าจะต้องแก้ไขปัญหาอย่างไรก่อนที่จะโทรกลับ เพื่อแก้ไขปัญหาในการทำงานได้อย่างทันท่วงที