เริ่มต้นดีมีชัยไปกว่าครึ่ง

เรื่อง กั๊ตจัง ภาพ รอยเตอร์ส

หากมีปัญหาในเรื่องการวางแผนการทำงานหลายๆ อย่างไม่เป็นไปอย่างที่คิด บางทีปัญหานั้นอาจจะไม่ได้เกิดจากปัจจัยภายนอก แต่เกิดจากการที่เราเตรียมตัวตอนเริ่มต้นได้ไม่ดีพอ ลองเทคนิคเหล่านี้ดูว่าเราจะเริ่มต้นอย่างไรให้มีประสิทธิภาพสูงสุด

1.30 นาทีตอนเช้าสำคัญที่สุด

ผู้บริหารระดับสูงในหลายๆ บริษัทต่างบอกเคล็ดลับการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพข้อหนึ่งที่ตรงกันคือ ทุกเช้าก่อนออกจากบ้านพวกเขาจะใช้เวลาประมาณ 30 นาที เป็นเวลาสั้นๆ ที่เราสามารถหยิบตารางการทำงานของแต่ละวันและสัปดาห์ เพื่อดูว่าในวันนั้นเราต้องจัดการทำงานอะไรได้บ้าง ให้สอดคล้องไปตามแผนงานทั้งหมด และทำให้มีความผิดพลาดลดลง

การวางแผนงานนี่ควรเผื่อในเรื่องความผิดพลาด และแนวทางการแก้ไขไว้ด้วย โดยเฉพาะงานที่ต้องติดต่อประสานงานกับผู้อื่น ที่ไม่สามารถควบคุมเวลาที่ชัดเจนได้จะมีความผิดพลาดสูงกว่างานที่สามารถทำให้เสร็จได้ด้วยตัวเอง

2.จดทุกครั้งที่ได้รับมอบหมายทันที

หลายครั้งที่เรามักจะลืมนัดหมายเพราะไม่ได้จดลงสมุด ดังนั้นเมื่อเราได้รับมอบหมายงานจึงควรจดลงสมุด รวมทั้งพิมพ์โน้ตไว้ในสมาร์ทโฟน พร้อมกำหนดวันเวลาทำงานให้เสร็จในทันที หากทำเป็นประจำจะช่วยในเรื่องการวางแผนสัปดาห์ต่อสัปดาห์ได้ดีมาก และเราจะไม่สับสนว่าควรทำอะไรก่อนหรือหลัง

หากงานมีจำนวนมากเกินรับมือ หรือต้องรอคอยคำตอบการตัดสินใจ หรือรอรับงานช่วงต่อจากผู้อื่นให้เผื่อเวลาสำหรับการทวงถามและติดตามไว้ด้วยเช่นกัน

3.เพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน

คงไม่มีใครชอบระบบการทำงานที่มีความเคร่งเครียดมากเกินไป การวางแผนงานควรเผื่อเวลาในการยืดหยุ่นและพักตัว ไม่ควรจัดตารางจนดูแน่นตลอดทั้งวัน เช่น หลังเลิกงานก็ต่อด้วยการอ่านหนังสือ 1 ชั่วโมง ทานข้าว 1 ชั่วโมง หรือจัดตารางเป็นชั่วโมงต่อชั่วโมงจนถึงเวลาเข้านอน ซึ่งในชีวิตจริงคงมีน้อยคนนักที่จะทำได้

เราควรปล่อยฟรีไทม์ระหว่างการทำงานอย่างน้อย 30 นาที เพื่อให้สมองได้พักตัว พร้อมรับสำหรับการทำงานอีกรอบ และมีอย่างน้อยๆ 1 วัน/สัปดาห์ ที่สามารถทำสิ่งที่อยากจะทำนอกเหนือจากเรื่องการทำงาน กล้ามเนื้อยังต้องการพักตัวให้หายเหมื่อยแล้วทำไมสมองของคนเราจะไม่ต้องการหยุดพักการทำงานบ้างล่ะ

4.วางแผนระยะสั้นและยาว

การวางแผนแบ่งเวลาอย่างง่ายๆ ได้ 2 ระดับ คือ แผนระยะสั้น และแผนระยะยาว ซึ่งเราควรวางแผนระยะยาวก็คือเป้าหมายของผลการทำงานในแต่ละปีควรตั้งให้ชัดเจนว่าเราต้องการเป้าความสำเร็จว่าคืออะไร จากนั้นมาดูแผนระยะสั้น ซึ่งก็คือการแบ่งเวลาในการทำงานโปรเจกต์เล็กๆ ให้สำเร็จ เพื่อให้ถึงเป้าหมายใหญ่นั่นเอง แต่ทั้งนี้การวางแผนเป็นเรื่องของการคาดคะเนอนาคต เราจึงควรกำหนดเป้าหมายอย่างคร่าวๆ และคิดแผนสำรองเผื่อไว้กรณีฉุกเฉินเสมอ

5.หาความรู้ใส่ตัวเสมอ

เพิ่มศักยภาพตัวเองด้วยการหมั่นศึกษาหาความรู้เสมอ อย่าขาดจากการเล่าเรียน ไม่จำเป็นต้องศึกษาในระบบ แต่ชีวิตต้องเติมความรู้ใหม่ๆ บางคนเป็นผู้เชี่ยวชาญเพราะนั่งอยู่ในตำแหน่งมานาน คิดว่าตัวเองรู้ทุกซอกทุกมุม นี่เป็นการคิดที่ผิดและบั่นทอนความสนุกในการทำงานมาก หัดคิดในมุมของเด็กที่กระหายความรู้ และหมั่นศึกษาหาความรู้เพื่อมาต่อยอดในการงานเสมอ เราเรียนรู้ได้ตลอดชีวิต ความรู้ใหม่ๆ ที่เราได้เรียนรู้ที่จะทำให้พบว่าโลกการทำงานน่าสนุกขึ้นอีกเยอะ

6.สม่ำเสมอและมั่นคง

แผนจะไร้ประโยชน์หากเราไม่ทำตามแผน ในชีวิตจริงเราทุกคนมีโอกาสที่จะเจอปัญหาใหม่ๆ เข้ามาให้เราไม่สามารถทำตามแผนได้เสมอ เช่น ปัญหาระหว่างเพื่อนร่วมงาน ครอบครัว อุบัติเหตุ หรือแม้กระทั่งวินัยอันหย่อนยานของตัวเราเอง จึงควรระลึกไว้เสมอว่าแผนการทำงานก็คือเส้นทางเดินคร่าวๆ ที่เรากำหนดไว้ อาจจะมีเดินหลุดนอกเส้นทางไปบ้าง แต่ควรกลับมาทำตามแผนอย่างสม่ำเสมอให้มากที่สุด เพื่อกลับมาอยู่ในเส้นทางสู่เป้าหมายการทำงานที่ฝันไว้