"6 ข้อต้องรู้" เพื่อการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

วันที่ 29 เม.ย. 2562 เวลา 16:00 น.
"6 ข้อต้องรู้" เพื่อการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ
ภาพ: freepik.com

การสื่อสารเรื่องราวหรือถ่ายทอดข้อมูล นับเป็นสิ่งที่สำคัญมากในการใช้ชีวิตและการทำงาน เพราะแม้ว่าเราจะมีความคิดหรือไอเดียดีแค่ไหน แต่หากไม่สามารถสื่อสารสิ่งนั้นออกมาแบบมีประสิทธิภาพ ก็ยากที่คนอื่นจะรับรู้และเข้าใจได้ ร้ายกว่านั้นอาจถึงขั้นเข้าใจผิดจนเกิดปัญหาตามมา

นพวรรณ จุลกนิษฐ กรรมการผู้จัดการ บริษัทจัดหางาน จ๊อบส์ ดีบี (ประเทศไทย) แนะ 6 เคล็ดลับฝึกทักษะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ให้ลองนำไปฝึกกัน ดังนี้

1.จำไม่หมด จดดีกว่า

ความจำดีๆ สู้หมึกจางๆ ไม่ได้ บ่อยครั้งที่การประชุมยาวนานเกิดข้อถกเถียงและข้อสรุปมากมาย ซึ่งเราต้องน้อมรับและนำไปถ่ายทอดให้คนที่อยู่นอกห้องประชุมฟังแล้วนำไปปฏิบัติต่อ เพื่อป้องกันการลืมประเด็นสำคัญ การจด หรือบันทึกสักนิดจะช่วยได้มาก ส่วนอุปกรณ์ตัวช่วยก็แล้วแต่ความถนัด อาจบันทึกเป็นข้อความ วาดเป็นรูปภาพ หรือแค่คว้าสมาร์ทโฟนมาถ่ายภาพไว้ แค่นี้ก็หมดปัญหาเรื่องการลืมได้แล้ว

2.จับประเด็นสำคัญ

ในหนึ่งเรื่องราว หนึ่งคำสั่งที่เราได้ยินมา อาจจะเป็นเรื่องอารัมภบทต่างๆ นานา หรืออาจจะเป็นกลยุทธ์ยุทธศาสตร์อะไรที่ยาวเหยียด ถ้าได้รับการมอบหมายให้เป็นผู้ส่งต่อสาร ก่อนจะไปบอกไปสั่งงานใคร ควรเรียบเรียงใจความสำคัญในสมองตัวเองสักนิดว่าเราจะไปเล่าต่ออย่างไรให้กระชับและเหมาะสมกับบริบทของเนื้องานมากที่สุด เพราะการสื่อสารที่ดีใช่ว่าจะต้องพูดทุกสิ่งที่ได้ยินมา

3.สื่อสารให้ตรงประเด็น

เมื่อเรียบเรียงจับประเด็นสำคัญได้แล้ว เวลาถ่ายทอดต่อก็อย่าอ้อมค้อมพูดวกวนให้เกิดความสับสน เพราะสารเมื่อได้รับการส่งต่อกันหลายๆ ทอด ก็ย่อมเกิดความบิดเบือนได้มากอยู่แล้ว อย่าไปพยายามจัดสรรปั้นคำพูดให้ดูสวยงาม แต่น้ำท่วมทุ่งจนทำให้ผู้ฟังต้องไปจับประเด็นหรือถอดรหัสคำพูดอีกรอบ การพูดให้ตรงประเด็นจะช่วยย่นระยะเวลา เอาเวลาไปทำงานอื่นดีกว่า

4.รู้ว่าต้องพูดอะไร กับใคร

ต้องวิเคราะห์ผู้รับสารว่าเขาจำเป็นต้องรู้เรื่องไหน แล้วไม่ควรรู้เรื่องไหนบ้าง ต้องพูดอย่างไรเพื่อประสานประโยชน์ของหลายๆ ฝ่ายให้ลงตัวในเรื่องเดียวกัน ถ้าเราถ่ายทอดให้ผู้บังคับบัญชาฟัง ควรหยิบประเด็นที่ผู้บังคับบัญชาสนใจมาเล่า เพราะอาจมีผลต่อนโยบายการบริหาร แต่ถ้าเราให้ผู้ใต้บังคับบัญชาฟังก็อาจต้องเล่าในอีกแง่มุมหนึ่ง

5.พยายามทำความเข้าใจกับทั้งสองฝ่าย

เรื่องยากที่สุดของการสื่อสาร คือการเป็นตัวกลางในการเชื่อมต่อระหว่างหลายฝ่าย เบื้องต้นเราต้องเข้าใจคนทั้งสองฝ่ายว่าแต่ละคนมีความต้องการแบบไหน และมีความรู้ในเรื่องราวต่างๆ มามากน้อยเพียงใด จะเห็นได้บ่อยครั้งว่า คนที่ไม่ได้ทำการบ้านมาก่อนมักหลุดพูดอะไรที่อีกฝ่ายไม่ควรรู้ พูดในสิ่งที่อีกฝ่ายตามไม่ทัน หรือแต่งเติมจนเกินเรื่องเดิมไปมาก ทำให้ผู้ฟังหาจุดเชื่อมเรื่องราวเอาเองจนอาจเข้าใจผิด วิธีแก้ที่ดีคือการใส่ใจในความต้องการของแต่ละฝ่ายและทำการบ้านมาก่อน

6.อย่าใส่อารมณ์ตัวเอง

เรียกง่ายๆ ว่าอย่าดราม่า เมื่อเราเป็นคนกลาง จะพูดจะคุยอะไรต้องระมัดระวัง อย่าใส่อารมณ์ เหตุผลและทัศนคติตัวเองลงไปปรุงแต่งในสาร เพราะอาจจะทำให้เกิดความขัดแย้งรุนแรงยิ่งกว่าเดิม อย่าได้ออกความเห็นจนกว่าจะโดนขอร้องให้แสดงความคิดเห็น ได้รับสารมาอย่างไร ก็หยิบยกประเด็นสำคัญมาสื่อสารก่อน เพราะเซฟตี้เฟิร์สยังใช้ได้เสมอ

ข่าวที่เกี่ยวข้องในอดีต