นัดหมายงานอย่างไรไม่ให้พลาด

  • วันที่ 25 มิ.ย. 2561 เวลา 14:19 น.

นัดหมายงานอย่างไรไม่ให้พลาด

เรื่อง : กั๊ตจัง ภาพ : Pixabay

ทุกคนล้วนมีประสบการณ์ผ่านตารางงานอันยุ่งเหยิง ที่ลูกค้าพร้อมใจกันขอนัดหมายในช่วงสัปดาห์เดียวกันราวกับเป็นวันมาฆบูชา ที่เหล่าพระสงฆ์พร้อมใจเดินทางมาประชุมโดยมิได้นัดหมาย ความยุ่งเหยิงวุ่นวายย่อมตามมาเสมอ เผลอๆ เราอาจจะจำสลับกันก็เป็นได้ วันนี้เรามีเทคนิคเพิ่มความจำไม่ให้นัดหมายอย่างผิดพลาด

1.กำหนดช่วงเวลาของเราให้ชัดเจน

หากคุณต้องนัดหมายลูกค้าพร้อมกัน 5 คน ให้เสร็จภายใน 1 สัปดาห์ ควรกำหนดช่วงเวลาที่เราสะดวกให้ชัดเจน เช่น สะดวกช่วง 10.30 น.ในช่วงเช้า และ 13.30 น.ในช่วงบ่ายของวัน และใน 1 สัปดาห์นั้น สะดวกวันไหนบ้าง เผื่อให้อีกฝ่ายเช็กตารางนัดหมายที่สะดวกตรงกัน เชื่อเถอะว่าต่อให้ลูกค้าที่มีตารางงานยุ่งที่สุดก็ยังมีเวลาที่ตรงกับเราในวันใดวันหนึ่งอยู่ดี

2.กำหนดพื้นที่นัดหมายให้สะดวกทั้งสองฝ่าย

พื้นที่นัดหมายเพื่อพูดคุยก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่เราต้องใส่ใจให้มาก เพราะเกี่ยวพันกับเรื่องระยะเวลาในการเดินทางและความสะดวกของทั้งสามฝ่าย หากเป็นการนัดพบลูกค้าย่อมเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องเดินทางไปถึงที่ทำงานหรือบ้านลูกค้า ดูเส้นทางแล้วเลือกช่วงเวลาที่คิดว่าสามารถไปถึงได้ทันเวลาและสามารถเลี่ยงการจราจรที่ติดขัดได้

แต่หากเป็นการนัดพบทั่วไปเลือกสถานที่อยู่ใกล้แนวรถไฟฟ้าเป็นหลักทั้งหมดจะช่วยทำให้คุณสามารถคุมเวลาและค่าใช้จ่ายได้ดีโดยเฉพาะการนัดพูดคุย 2 สถานที่ในวันเดียวกัน

3.นัดหมายทีละคน

การนัดหลายคนพร้อมกันนั้นเราควรนัดให้เสร็จสิ้นเป็นรายบุคคล เพื่อป้องกันความซ้ำซ้อนในการนัดหมาย ช่วยให้เราวางแผนการเดินทางและเวลาได้ลงตัวมากขึ้น ป้องกันการสับสน จำสลับกันซึ่งมีความเป็นไปได้สูงสำหรับคนที่ต้องรับผิดชอบงานหลายอย่างในเวลาเดียวกัน

4.จดทุกครั้งที่นัดหมายได้

ไม่ว่าคุณจะใช้สมุดจดนัดหมายหรือบันทึกการนัดหมายในสมาร์ทโฟน คือสิ่งที่คุณไม่ควรลืมทุกครั้งที่นัดหมายได้สำเร็จ สำคัญคือต้องใส่รายละเอียดทั้งหมดให้ครบชื่อคนนัดหมาย บริษัท สถานที่ เวลา และหัวข้อเรื่องที่จะพูดคุย เมื่อนัดคนแรกได้แล้วค่อยโทรนัดคนต่อไป

ในกรณีที่รอคำตอบช้า หรือติดต่อไม่ได้ให้ส่งข้อความไปหา เพราะบางครั้งบางคนไม่นิยมติดต่อกลับในสายที่ไม่รู้จัก ไม่ใช่เพราะถูกติดตามทวงหนี้แต่อาจเป็นเพราะปัญหา บริษัทประกัน บัตรเครดิตธนาคาร เซลส์ขายสินค้า โทรมารบกวนบ่อยครั้ง

จนไม่รู้ว่าสายไหนเป็นเรื่องงานสายไหนโทรมาเพื่อขายสินค้า หลังจากติดต่อได้แล้วควรกำชับว่า รบกวนขอคำตอบภายในวันนี้หรือพรุ่งนี้เพื่อเร่งรัดเวลาในการนัดหมายให้รวดเร็วยิ่งขึ้น

5.อย่าพยายามจำทุกอย่างในครั้งเดียว

หากเราเป็นมนุษย์สายพันธ์ุขี้ลืม อย่าพยายามจำทุกอย่างให้ได้ในครั้งเดียว แล้วปล่อยผ่านเลยไป การนัดหมายก็เช่นกัน เมื่อเราจดบันทึกการนัดหมายและหัวข้อที่จะพูดคุยแล้ว ใช้เวลาหลังเลิกงาน ในการทบทวนงานที่จะต้องทำในวันพรุ่งนี้ เนื้อหา และตารางการนัดหมายให้เรียบร้อย

6.เลือกใช้บริการรถสาธารณะ

ในสมัยก่อนที่การเดินทางยังไม่สะดวกสบายรถประจำทางออกทุก 30 นาที และรถไฟฟ้ามีเพียงสายเดียว การใช้รถส่วนตัวดูเป็นทางเลือกในการเดินทางที่สะดวกสบายมากที่สุด

แต่ปัจจุบันในช่วง 5 ปีให้หลังมานี้ การเดินทางด้วยรถโดยสารประจำทาง เรือโดยสาร แกร็บคาร์ แกร็บไบค์ ไปจนถึงรถไฟฟ้า มีจำนวนรถที่ให้บริการสูงขึ้น ช่วยทำให้เราควบคุมเวลาในการเดินทางได้ดีกว่ารถส่วนตัว ประหยัดกว่า และมีทางออกปัญหาที่สูงกว่า

ยกตัวอย่างกรณีรถติดย่านลาดพร้าว หากใช้รถส่วนตัวคุณจะสละรถที่ขับอยู่แล้วขึ้นมอเตอร์ไซค์ไปต่อรถไฟฟ้าเพื่อให้ถึงที่หมายไม่ได้เลย

7.ตื่นเช้ามีเวลาเตรียมตัวมากกว่า

สุดท้ายที่จะช่วยไม่ให้คุณพลาดนัดสำคัญก็คือ การตื่นเช้าในช่วงเวลา 05.00-06.00 น. ช่วงเวลาดังกล่าวเป็นช่วงเวลาที่คุณสามารถตื่นขึ้นมาวางแผนการทำงานของวัน และหากคุณลืมว่ามีนัดในช่วงเช้าตรู่เช่น 08.30-09.00 น. คุณก็ยังมีทางเลือก ออกจากบ้านไปยังที่นัดหมายได้ทันเวลาโดยไม่เสี่ยงกับรถติดได้อีกด้วย

ข่าวอื่นๆ