ประชุมให้ได้ประสิทธิภาพ

โดย... กันย์ ภาพ  รอยเตอร์ส

ต้นปีเป็นช่วงที่หลายคนวุ่นวายกับการประชุมสรุปผลงาน หลายๆ คนแทบไม่มีเวลาทำงานประจำ เพราะต้องเข้าประชุม ทั้งเรื่องวางแผนและวางกลยุทธ์ประจำปี

การประชุมนั้นก็ถือเป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน เพราะเป็นช่วงเวลาที่เราจะได้แลกเปลี่ยนข้อมูล ความคิดเห็นดำเนินการตัดสินใจเรื่องต่างๆ ร่วมกันเพื่อเป้าหมายสูงสุดตามที่องค์กรตั้งไว้ แต่เอาเข้าจริงๆ เราทุกคนต่างได้ยินเสียงบ่นอยู่เสมอๆ เมื่อต้องเข้าประชุม ส่วนหนึ่งเป็นผลมาจากประสบการณ์ในการเข้าประชุมที่ไม่มีประสิทธิผล ซึ่งเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นได้ในทุกองค์กร

การประชุมให้มีประสิทธิภาพได้มาซึ่งประสิทธิผล เกิดผลลัพธ์ที่เดินออกมาจากห้องประชุมแล้วทุกคนจะต่างรู้หน้าที่ของตัวเอง อริญญา เถลิงศรี Managing Director บริษัท SEAsia Center แนะนำว่า...

1.ตั้งต้นด้วยจุดประสงค์ ทุกครั้งที่จะเริ่มต้นการประชุม ต้องตั้งประเด็นกันก่อนว่าจะมาคุยกันเรื่องอะไร เพื่อช่วยให้คนในที่ประชุมต่างมีจุดมุ่งหมาย หรือเห็นภาพว่าเรากำลังจะพูดถึงเรื่องอะไร ซึ่งนอกจากจะเป็นการดึงดูดใจให้คนเข้าแล้ว ยังเป็นการแจ้งเพื่อให้การเตรียมความพร้อม ดังนั้นไม่ว่าเป็นจะจดหมายเชิญหรืออีเมล เราควรจะต้องกำหนดวัตถุประสงค์ลงไปด้วย

2.เชิญเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้อง ในที่ประชุมนั้นเราต้องเชิญเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อนั้นจริงๆ เพราะมักจะพบว่ายิ่งมีคนในที่ประชุมมากเท่าไหร่ โอกาสที่ได้จะผลลัพธ์ยิ่งดูน้อยลง เพราะคนส่วนใหญ่มักจะเข้ามานั่งฟังเฉยๆ แทนที่จะมีส่วนร่วม

3.เอาเนื้อหาการประชุมเป็นตัวตั้ง การประชุมหลายๆ ครั้ง มักตั้งต้นที่เวลา บอกว่ามีเวลาในการประชุมเท่าไร ซึ่งการเอาเวลาเป็นตัวตั้งอาจไม่ทำให้เราได้ข้อสรุป มองมุมกลับกัน หากตั้งต้นกันที่เนื้อหาการประชุม เช่น การประชุมนี้ต้องใช้เวลาคุยกัน 2 ชั่วโมง ต่างคนก็ต้องต่างจัดสรรเวลา เพื่อให้สามารถเข้าร่วมการประชุมในครั้งนี้ให้ได้

4.กำหนดบทบาทหน้าที่ ในการประชุมหากเรามีการกำหนดบทบาทหน้าที่มีคนขับเคลื่อนให้การประชุมเดินไปข้างหน้า มีคนดูแลให้เข้าที่เข้าทางเมื่อเริ่มมีการออกนอกประเด็น มีคนเก็บตก เก็บรายละเอียดสำคัญ และมาสรุปทำความเข้าใจให้คนในที่ประชุมเข้าใจอย่างตรงกันอีกครั้งหนึ่ง จะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุมได้เป็นอย่างดี

5.สรุปให้จบด้วย Action โดยปกติเมื่อต่างคนต่างสัมผัสได้ว่า การประชุมใกล้จบแล้ว ทุกคนต่างรีบเก็บข้าวของ ซึ่งอาจทำให้การประชุมนั้นหมด ความหมายโดยทันที แต่หากในขั้นตอนสุดท้าย มีการสรุปตั้งเป้าหมายว่าหลังจากเดินออกจากการประชุมวันนี้ไป ต่างคนต่างจะไปทำอะไรเพื่อต่อยอดจากที่คุยกัน มันจะกลายเป็นเทคนิคหนึ่งที่ช่วยให้การประชุมมีความหมายขึ้นไม่มากก็น้อย