ลองรู้จักสักนิดธุรกิจเอาต์ซอร์ส

การจ้างคนภายนอกมาทำงานให้บริษัทในบางส่วนงาน หรือการเอาต์ซอร์ส เริ่มเป็นที่นิยมของหลายบริษัทในเมืองไทยมากขึ้น

เรื่อง : รัฐพร คำหอม

การจ้างคนภายนอกมาทำงานให้บริษัทในบางส่วนงาน หรือการเอาต์ซอร์ส เริ่มเป็นที่นิยมของหลายบริษัทในเมืองไทยมากขึ้น ซึ่งบางครั้งอาจเป็นที่บอกต่อกันมาว่าการเอาต์ซอร์สก็เท่ากับเป็นการส่งสัญญาณการยุบแผนกภายในองค์กร แล้วจริงๆ เป็นเช่นนั้นหรือไม่ ต้องลองพบลองคุยกับตัวจริงเสียงจริงผู้ทำธุรกิจเอาต์ซอร์ส บริษัท เจเนอรัล เอาท์ซอร์สซิ่ง

ไม่ได้แย่งงานแต่แบ่งเบาเรื่องจุกจิก

สุรณรงค์ วงศ์สรรคกร ผู้ช่วยกรรมการผู้จัดการสายการตลาด บริษัท เจเนอรัล เอาท์ซอร์สซิ่ง (go) บอกว่า บ่อยครั้งที่จะมีคำถามจากฝ่ายทรัพยากรบุคคล (เอชฮาร์) ขององค์กรต่างๆ ว่าคนที่ทำธุรกิจเอาต์ซอร์สเพราะต้องการที่จะเข้ามาแย่งงาน หรือองค์กรกำลังมีแนวคิดในการยุบแผนกใดแผนกหนึ่งหรือไม่ ซึ่งสิ่งที่ต้องบอกไปอย่างชัดเจนคือ ไม่ใช่ การที่คนทำธุรกิจเอาต์ซอร์สเพื่อเป็นการลดภาระให้กับองค์กร และเป็นการดีกับองค์กรที่จะมีผู้มาแบกรับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ โดยรูปแบบการทำเอาต์ซอร์สในปัจจุบันก็มีแตกต่างกันไป แต่ของ เจเนอรัล เอาท์ซอร์สซิ่ง จะไม่ยุ่งเกี่ยวกับเรื่องคน หรือรีครูต แต่บริษัทมุ่งให้บริการในด้านการจัดการข้อมูลต่างๆ คือ การบริหารจัดการงานเงินเดือน (Payroll Outsourcing) การบริหารฐานข้อมูลพนักงาน (Employee Record Keeping) การบริหารจัดการงานสวัสดิการของพนักงาน (Benefit Administration) การจัดการงานประกันสังคม และภาษีที่เกี่ยวข้อง (Compliance Works) การจัดการงานธุรการบุคคลอื่นๆ (HR Administration Service)

โดยงานเหล่านี้เป็นงานธุรการที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องดูแลรับผิดชอบอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ และต้องใช้กำลังคน และเวลาของเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลไปกับงานประจำเหล่านี้ บริการเอาต์ซอร์สของ go จึงเป็นทางเลือกให้กับผู้บริหารงานด้านทรัพยากรบุคคล เพื่อให้ผู้บริหารงานทรัพยากรบุคคล บริหารจัดการกำลังคน และเวลา ได้สะดวกมากขึ้น และสามารถบริหารจัดการงานทรัพยากรบุคคลเชิงกลยุทธ์ เพื่อพัฒนาบุคลากร และพัฒนาองค์กรในระยะยาว

“หากถามว่างานเหล่านี้มีส่วนในการสร้างรายได้ ผลกำไร ให้เกิดกับองค์กรหรือเปล่า ตอบตรงๆ ก็คือ ไม่ใช่ แต่พวกนี้คืองานจุกจิกในแต่ละวัน แต่ละเดือน ลองคิดดูซิว่าหากมีปัญหาอะไรในการจัดทำเรื่องเงินเดือนขององค์กรไม่ทัน เกิดเป็นผลกระทบมั้ย ผมว่าเกิดนะ อย่างน้อยก็ด้านจิตใจ ดังนั้นถ้าองค์กรต่างๆ ยกงานนี้ให้กับผู้ที่รับทำเป็นการเฉพาะ พร้อมมีระบบสำรองข้อมูลหรือระบบแบ็กอัพให้อย่างเชื่อถือได้ น่าจะเกิดเป็นผลดีกับองค์กรมากกว่า พวกเขาได้มีเวลาไปคิดในเรื่องอื่นที่จะเป็นการพัฒนาบุคลากรของพวกเขาเอง”

เผื่อยังมองไม่เห็นภาพ สุรณรงค์ ได้ยกตัวอย่างจริงจากเหตุการณ์สดๆ ร้อนๆ ที่มีผู้ร้ายเผาวางเพลิงหลายอาคารในย่านธุรกิจ ทำให้เข้าออกบริษัทกันแทบไม่ได้ ซึ่งบริษัทของเขาเองก็ตั้งอยู่ในย่านนั้น แต่ว่ามีบริษัทแบ็กอัพอยู่ ทำให้การโอนเงินเดือนของลูกค้าที่ใช้บริการเป็นไปได้ตามปกติ

“บริษัทแบ็กอัพของเราวางแผนไว้ตั้งแต่ต้นแล้ว ต้องอยู่ห่างจากเฮดออฟฟิศเท่าไหร่ เพื่อที่ว่าหากเกิดอะไรที่เฮดออฟฟิศ ก็สามารถย้ายไปทำได้ทันที แล้วไม่ใช่แค่สถานที่เท่านั้นที่เตรียมไว้ แต่ระบบทุกอย่างมีเหมือนเฮดออฟฟิศ ก่อนหน้านี้เราซ้อมกันอยู่เป็นประจำ บางวันก็มีคำสั่งให้พนักงานทุกคนย้ายออฟฟิศ ซึ่งก็ไม่นึกว่าวันหนึ่งเราจะได้ใช้กับธุรกิจจริงๆ เป็นเรื่องดีที่บริษัทเรากล้าลงทุน ตอนนั้นไม่มีพลาดเลย ข้อมูลของผู้ใช้บริการจะถูกจัดเก็บไว้ในศูนย์ข้อมูลที่มีความปลอดภัยและได้มาตรฐาน และมีการสำรองข้อมูลเก็บไว้ที่ศูนย์ข้อมูลภายนอกบริษัทเพื่อป้องกันการสูญหาย นอกจากนี้บริษัทยังจัดเตรียมสถานที่ทำงานสำรองไว้ เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานของแผนรองรับเหตุฉุกเฉิน (Business Continuity Plan)”

กลยุทธ์เอาต์ซอร์ส

นอกจากระบบซึ่งเป็นที่ไว้วางใจได้แล้ว สุรณรงค์ บอกว่า สิ่งสำคัญคือข้อมูลของลูกค้าต้องเป็นความลับ เพราะที่บริษัททำเป็นเรื่องเงินๆ ทองๆ และฐานข้อมูลของพนักงาน ซึ่งแม้แต่ เจเนอรัล เอาท์ซอร์สซิ่ง ก็จะไม่รู้รหัสในการเข้าถึงระบบ เป็นแต่เพียงผู้จัดการระบบให้เท่านั้น ซึ่งเรื่องนี้ถือเป็นสิ่งที่สร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า ซึ่งบริษัทให้บริการด้วยมาตรฐานระดับสากล เป็นผู้ให้บริการเอาต์ซอร์สทางด้านการจัดการงานเงินเดือนแห่งแรกในประเทศไทยที่ได้รับการรับรองมาตรฐาน ISO 27001 ซึ่งเป็นมาตรฐานในการบริหารจัดการความปลอดภัยของข้อมูล ผู้ใช้บริการจึงมั่นใจได้ในความปลอดภัย ถูกต้อง การเก็บรักษาความลับของข้อมูล รวมถึงความต่อเนื่องในการให้บริการ

ลำดับต่อมาคือ ข้อมูลที่มีต้องพร้อมในการเรียกใช้ของลูกค้า ถ้าต้องการเรียกใช้ต้องหาเจอ และสุดท้ายคือ ความเชื่อถือได้ของข้อมูล โดยบริษัทจะทำการตรวจสอบข้อมูลหลายรอบกว่าที่จะส่งมอบให้กับลูกค้า

นอกจากนี้ ในอนาคต เพื่อเป็นการเพิ่มบริการให้กับลูกค้ามากขึ้น เจเนอรัล เอาท์ซอร์สซิ่ง จึงจะเพิ่มในเรื่องการวิเคราะห์ข้อมูลให้ด้วย เช่น เรื่องการฝึกอบรม การคิดโปรแกรมที่จะให้ความดูแลพนักงานขององค์กร เป็นต้น