คิดอีกที...หากมองหา Multi-Tasking Employee

โดย รศ.ดร.ศิริยุพา รุ่งเริงสุข สถาบันบัณฑิตบริหารธุรกิจศศินทร์ แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย / ภาพ เอพี

เร็วๆ นี้ มีงานวิจัยที่น่าสนใจออกมาชิ้นหนึ่งจากมหาวิทยาลัยแห่งมลรัฐยูทาห์ (University of Utah) จัดทำโดยอาจารย์ด้านจิตวิทยาชื่อ Professor David L. Strayer และคณะ อาจารย์ท่านนี้มีความสงสัยว่าคนเราสามารถทำหลายสิ่งหลายอย่างในเวลาเดียวกันได้ดีจริงแค่ไหน? เพราะปัจจุบันนี้การทำงานที่ต้องแข่งขันกับเวลา ทำให้องค์กรต้องการพนักงานที่สามารถทำงานได้รวดเร็ว ทำหลายสิ่งหลายอย่างได้ในเวลาเดียวกันหรือในเวลาที่จำกัดโดยที่มีความผิดพลาดน้อยที่สุด ดังนั้นพนักงานจึง (จำต้อง) พัฒนาความสามารถในแง่ของสมาธิ การจัดแบ่งสมอง และการจัดแบ่งเวลาให้ทำงานหลายๆ อย่าง เพื่อเป็น “MultiTasking Employee” (พนักงานที่สามารถทำงานหลายอย่าง) ให้จงได้

การศึกษาเรื่อง “Who Multi-Task and Why? MultiTasking Ability, Perceived Multi-Tasking Ability, Impulsivity, and Sensation Seeking” ของ Strayer และทีมได้ทำการทดสอบนักศึกษาในมหาวิทยาลัยจำนวน 310 คน โดยนักศึกษาต้องทำกิจกรรมหรืองาน (Task) 2 อย่างพร้อมกัน คือ ต้องจำและทำการคำนวณทางคณิตศาสตร์ ทั้งนี้นักศึกษาผู้เข้าร่วมการทดสอบต้องทำการประเมินความสามารถในการทำงานแบบ MultiTasking ของตนเองด้วย

ผลของการศึกษา เปิดเผยว่า นักศึกษาจำนวนถึง 70% ประเมินตนเองว่าพวกเขามีความสามารถเชิง MultiTasking สูงกว่าระดับค่าเฉลี่ย แต่ในความเป็นจริงแล้วไม่ใช่! พวกเขามิได้มีความสามารถสูงกว่าระดับค่าเฉลี่ยเลย สำหรับนักศึกษาจำนวน 25% ที่ประเมินตนเองว่ามีความสามารถต่ำกว่าค่าเฉลี่ยนั้น ผลปรากฏว่าพวกเขานี่แหละเป็นผู้ที่สามารถทำงานหลายอย่าง (อย่างน้อย 2 อย่างขึ้นไป) ได้ดี แสดงว่าคนเก่งมักถ่อมตน?

ทำไมคนเราจึงต้องการเป็นหรือต้องหา “MultiTasking Employee” ? Strayer อธิบายว่า ความสามารถเชิง MultiTasking นั้นเป็นเรื่องของภาพลวงที่ดูดึงดูดใจ เพราะมันดูเหมือนว่าเราสามารถทำงาน “ได้มากกว่า” ในเวลาเท่าเดิม เช่น แปรงฟันไป ขัดพื้นห้องน้ำไป ขับรถไป สั่งงานทางโทรศัพท์ไป เป็นต้น แต่การที่คนเราต้องจัดแบ่งสมอง สมาธิ ร่างกายให้ทำงาน 2 ชิ้นพร้อมๆ กัน หรือสลับทำชิ้นนั้นที ชิ้นนี้ทีนั้น ส่งผลให้คุณภาพของงานทั้งสองชิ้น (หรือมากกว่านี้) ตกต่ำลง แถมใช้เวลามากกว่าที่จะทำงานทีละชิ้นอีกด้วย...ทราบแล้วเปลี่ยนไป (ทำงานทีละชิ้น) ดีไหม?

ความเสี่ยงของการทำงานเชิง Multi-Tasking

เมื่อได้ทราบผลจากการทดสอบนี้แล้ว เราย่อมตระหนักกว่าการที่องค์กรมีส่วนกดดันให้พนักงานต้องทำงานหลายชิ้นในเวลาเดียวกัน ย่อมมีอัตราเสี่ยงเรื่องคุณภาพของงานดังกล่าวไปแล้ว นอกจากนี้ Strayer ยังบอกด้วยว่า การที่สลับทำงานชิ้นนั้นที ชิ้นนี้ที อาจมีผลให้ต้นทุนสูงขึ้นด้วย เช่น บางงานต้องเปิดสวิตช์เครื่องไฟฟ้าเพื่อวอร์มเครื่องก่อนเริ่มทำงานได้ ถ้าทำงานไม่เสร็จก็ต้องกลับมาเปิดปิดเครื่องบ่อยๆ ทำให้เปลืองค่าไฟ เป็นต้น ส่วนบางคนนั้นสมาธิไม่ค่อยดี สลับทำงานบ่อยๆ เข้าก็เลยกะป้ำกะเป๋อลืมขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้อง บางกรณีก็เสี่ยงถึงชีวิตถ้าทำงานข้ามขั้นตอน แทนที่จะได้งาน บริษัทต้องจ่ายค่าทำขวัญหรือค่าทำศพแทน... เป็นงั้นไป!

สภาพสมองของคนที่ทำงานเชิง Multi-Tasking

จากภาพแสดงโครงสร้างของสมองของบุคคลที่ทำงานหลายอย่าง พบว่าสมองกลีบหน้าต้องการให้เลือดไหลเวียนมากขึ้น คนใช้สมองทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกันจะรู้สึกสมองล้าง่าย สมองก็เหมือนกับกล้ามเนื้อที่ถ้าถูกงานมากเกิน มันก็จะเหนื่อยล้า ดังนั้นถ้าท่านทำงานที่ใช้สมองมากเป็นเวลานานๆ ก็จำเป็นต้องพักผ่อนเพื่อเสริมพลังใหม่ เช่น ออกไปเดินท่องเที่ยวชมธรรมชาติ นอนหลับ หรือนั่งสมาธิ

แล้วใครละที่เป็น Multi-Tasking Employee ตัวจริง?

Strayer บอกว่า คนที่เป็น Multi-Tasking Employee ที่เก่งกาจมีประสิทธิภาพจริงๆ นั้นหายากมาก มีประมาณ 2% ของจำนวนประชากรเท่านั้น ซึ่งถือว่าเป็นจำนวนที่มากที่สุดแล้ว ดังนั้นข้อสรุปจึงควรเป็นว่าสำหรับคนโดยทั่วไปแล้ว ควรทำงานทีละชิ้นให้เสร็จเป็นชิ้นๆ ดีกว่า และถ้ามีงานต้องทำหลายชิ้นในเวลาที่จำกัด ก็ควรฝึกปรือความรู้และทักษะเพื่อเพิ่มความเชี่ยวชาญในการทำงานแต่ละชิ้นให้ดีขึ้นและรวดเร็วขึ้นจะมีประสิทธิภาพมากกว่า ทั้งนี้จากประสบการณ์ส่วนตัวของผู้เขียนเองที่มีงานหลายชิ้นเข้ามาให้ทำพร้อมๆ กัน ผู้เขียนจะเริ่มจากการพิจารณาอย่างรวดเร็วว่างานไหนเร่งด่วนที่สุด แล้วก็จะตั้งสมาธิทำงานชิ้นที่เร่งด่วนก่อน ค่อยๆ ทำไปทีละชิ้นจะได้ผลดีกว่าและเร็วกว่า

ข้อพึงสังวรเกี่ยวกับ Generation Y หรือ Millennials

มีผู้ตั้งข้อสังเกตเกี่ยวกับลักษณะและคุณสมบัติของคนรุ่นใหม่วัย Generation Y หรือบางทีก็เรียกว่าพวก Millennials ว่าเป็นพวกที่สามารถทำหลายอย่างได้ในเวลาเดียวกัน ซึ่งถือว่าเป็นคุณสมบัติที่น่าชื่นชม แตกต่างจากคนรุ่นก่อนๆ หากได้อ่านงานวิจัยของ Strayer และสถิติการศึกษาวิจัยเรื่องจำนวน MultiTaskers คงต้องชั่งใจเสียหน่อยว่า ควรจะเชื่อทฤษฎีเรื่องคุณสมบัติด้าน MultiTasking ของคนวัย Gen Y ที่หลายท่านหลายสำนักออกมาพรรณนาไว้มากน้อยเพียงใด เพราะความจริงน่ะมีแค่ประมาณ 2% เท่านั้น ทางที่ดีควรตรวจสอบประเมินคุณสมบัติพนักงาน Gen Y ให้แน่ใจจริงๆ ว่า พวกเขาทำงานทีละชิ้น หรือทำหลายๆ ชิ้นดีกว่ากันแน่ จะได้ไม่ไปหลงใหลได้ปลื้มกับการที่คนบางคนใช้มือหนึ่งกดเล่นทวีตหรือเฟซบุ๊ก อีกมือกดคอมพิวเตอร์ ส่วนปากก็ตอบคำถามของลูกค้าไปด้วย เราต้องประเมินผลการทำงานหลายอย่างของเขาให้เห็นชัดเจน เปรียบเทียบกับตอนทำงานทีละชิ้นว่าแบบไหนดีกว่ากัน จะได้ฟันธงว่าใครเป็น MultiTaskers ตัวจริง