ผู้นำกับการบริหารเวลา

โดย...ดร.อัจฉรา จุ้ยเจริญ

เราไม่ค่อยได้ยินคนบ่นว่า “ไม่ค่อยมีอะไรทำเลย” เรามักได้ยินแต่คนที่บ่นว่า “ไม่มีเวลาเพียงพอในการทำทุกอย่าง” “บริหารเวลาไม่ค่อยได้เลย” ทั้งๆ ที่ทำ “to-do list” ก็แล้ว “not-to-do list” ก็แล้ว จัดลำดับความสำคัญก็ทำ แต่ก็ยังไม่สามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

อันที่จริง การบริหารเวลาที่ดีคือ การเลือกและตัดสินใจที่ดีว่าจะทำอะไรและไม่ทำอะไร หรือทำอะไรก่อนและหลัง โดยธรรมชาติเรามักเลือกทำในสิ่งที่เราชอบทำก่อน ซึ่งอาจจะไม่ใช่สิ่งสำคัญ และเมื่อพูดถึงการเลือกที่ดี เพื่อให้เราบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ดิฉันนึกถึงหนังสือเรื่องหนึ่งที่ได้เป็นของขวัญมา และเป็นของขวัญที่ล้ำค่าอย่างยิ่ง เพราะนอกจากอ่านสนุกแล้วยังนำไปปฏิบัติได้จริง ชื่อหนังสือ Juggling Elephants เป็นหนังสือติดอันดับขายดี เขียนโดย Jones Loflin และ Todd Musig

คำว่า Juggling หมายถึงการเลี้ยงสิ่งของไว้ในอากาศ โดยโยนสิ่งของสอง สาม หรือสี่ อย่างขึ้นไป นั่นเพราะเรามีเพียงสองมือ เราถือทุกอย่างไว้ไม่ได้ บางอย่างตกลงมาบนมือ บางอย่างถูกส่งลอยขึ้นไป เราไม่อยากให้อะไรตกลงมาที่พื้น เพราะจะเกิดความเสียหายได้ เหมือนที่เราเคยเห็นการละเล่นแบบนี้ในละครสัตว์ หรือกายกรรม คนเล่นโยนเลี้ยงลูกบอลหลายลูกไว้ได้ โดยไม่ให้ลูกใดตกลงพื้น

ในการทำงาน เราก็มักเผชิญกับสถานการณ์เช่นนี้ การรับมือกับหน้าที่การงานที่ถาถมเข้ามา และไหนจะกิจกรรมที่ต้องทำในเรื่องส่วนตัวอีก หนังสือเล่มนี้ค่อยๆ สอนเรา โดยเล่าเรื่องการทำงานของหัวหน้า หรือผู้นำของเวทีละครสัตว์ที่เราเรียกว่า “Ring Master” ซึ่งในหนังสือนี้ เขาคือ วิกเตอร์ ผู้นำหรือผู้ควบคุมการแสดงละครสัตว์ที่ยิ่งใหญ่อันประกอบไปด้วยการแสดงมากมาย

หากเรานึกถึงการแสดงละครสัตว์จะเห็นว่า การแสดงมีหลายเวที เช่นการแสดงกายกรรมผาดโผน การแสดงตลก และการแสดงของสัตว์ต่างๆ เช่น เสือ สิงห์โต ช้าง เป็นต้น ที่สำคัญคือ การแสดงทุกๆ เวที เกิดขึ้นพร้อมๆ กัน และเป้าหมายของการแสดงทั้งหมดคือ ผู้ชมต้องชื่นชอบติดใจในทุกเวที และพากันมาดูการแสดงอีก การแสดงทุกเวทีจะต้องไม่มีอะไรพลาด ไม่มีอะไรผิดคิว แต่ไม่ว่าจะแสดงพร้อมกันสามวง หรือห้าวง เราก็มี Ring Master เพียงคนเดียว! และเขาคือคนที่นอกจากจะแน่ใจว่า ทุกวงมีความสำเร็จในการแสดงและได้รับเสียงปรบมือที่ดังลั่นแล้ว เขายังต้องเป็นผู้ไปเปิดการแสดงแต่ละชุด เมื่อมีการแสดงชุดใหม่ออกมา ในแต่ละเวทีอีกด้วย แล้ววิกเตอร์ทำอย่างไร เขาจึงเป็นผู้นำที่ยอดเยี่ยม สิ่งที่ดิฉันได้เรียนรู้จากการอ่านหนังสือเล่มนี้ ขอสรุปเป็นหัวข้อหลักๆ คือ

 “ทุกเวทีสำคัญไม่แพ้กัน” เปรียบเหมือนสามเวทีในชีวิตของเราคือหนึ่งเรื่องงาน สองเรื่องความสัมพันธ์กับคนรอบๆ ตัวเรา และสามเรื่องการพัฒนาและดูแลตนเอง ที่รวมทั้งร่างกายและจิตใจ หากวงใดวงหนึ่งมีปัญหาก็จะกระทบอีกวงได้ในระยะสั้นหรือระยะยาว ทุกวงมีผลต่อกันและกัน ดังนั้น ผู้นำที่ดีควรใส่ใจกับทั้งสามวงอย่างสมดุล 

การ Juggle Elephants เปรียบเสมือนภารกิจ หรือสิ่งที่อยู่ในความดูแลของเรา ซึ่งเกิดขึ้นพร้อมๆ กัน ทุกเวทีสำคัญไม่แพ้กัน ดังนั้น ทั้งผู้นำและทีมนักแสดงจำเป็นต้องเข้าใจตรงกันก่อน ว่าเป้าหมายคืออะไร วิกเตอร์ให้เวลาในการสื่อสารเป้าหมายกับทีมงาน เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน จากนั้นการ “เลือกจะทำอะไร และไม่ทำอะไร” และการจัดลำดับความสำคัญ คือสิ่งที่ตามมา และเมื่อทีมเข้าใจเป้าหมาย พวกเขาก็ช่วยวิกเตอร์ได้มาก เพราะการตัดสินใจในการจัดลำดับความสำคัญของเราจะไปในทิศทางเดียวกัน

การวางแผนว่าอะไรควรอยู่ในแต่ละวง และควรตัดออกไป เป็นสิ่งที่ต้องทำ เพราะถ้าเราใส่ทุกอย่างเข้าไป เราคงรับมือไม่ไหว และจากนั้นจัดการแสดงต่างๆ ที่เลือกแล้วเข้าในแต่ละวง มั่นใจว่าการแสดงที่เลือกเข้ามานั้น ช่วยส่งเสริม เติมเต็มและสอดคล้องกับเป้าหมาย ผู้นำเข้าไปทบทวนกิจกรรมและรายละเอียดของการแสดงนั้นๆ บางครั้ง หลังจากทบทวน ก็จำเป็นต้องใส่การปฏิบัติบางอย่างเพิ่มลงไปในวงนั้น เพื่อให้เกิดผลสำเร็จ เช่น ให้เวลาพูดคุยกับนักแสดงบางคนตัวต่อตัวเพิ่มขึ้น

“ความใส่ใจในแต่ละเวทีระหว่างการแสดง” อย่างที่เกริ่นแล้วว่า โดยปกติละครสัตว์จะมีหัวหน้าการแสดงเพียงคนเดียว แต่หัวหน้าไม่สามารถอยู่ในสามเวทีได้ในเวลาเดียวกัน ดังนั้น กุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จของการแสดงคือ มีการแสดงที่มีคุณภาพในทุกๆ เวที ไม่ว่าหัวหน้าจะอยู่ที่นั่นหรือไม่ และหัวหน้ารู้ว่าจะไปอยู่ที่เวทีใด ในเวลาใด และจำเป็นต้องตัดสินใจเลือกว่าจะมุ่งความสนใจไปยังการแสดงใดในขณะนั้น

“อย่าขาดการสื่อสารกับนักแสดง” นักแสดงก็เปรียบเสมือนบุคลากรในทีมงานของเรา ความสัมพันธ์ระหว่างนักแสดงทุกคนกับหัวหน้าละครสัตว์สำคัญมากต่อความสำเร็จ นักแสดงทุกคนจำเป็นต้องทำหน้าที่อย่างถูกต้อง ถูกเวลา เพื่อให้ละครสัตว์ โดยรวมปรากฏออกมาอย่างสำเร็จ นักแสดงทุกคนสำคัญ และควรต้องปฏิบัติหน้าที่จากต้นจนจบอย่างเต็มที่ เพื่อให้ทั้งทีมสำเร็จ แต่การทำให้นักแสดงรู้สึกเต็มที่กับงานตั้งแต่ต้นจนจบอย่างมีความสุขมาจากการที่หัวหน้าเองควรรู้จักและทำความเข้าใจนักแสดงคนนั้น เพื่อจะได้ทราบว่าจะสร้างแรงจูงใจให้เขาอย่างไร

วิกเตอร์เล่าถึงนักแสดงที่เริ่มแสดงออกในพฤติกรรมไม่สร้างสรรค์ เบื่อหน่ายราวกับเป็นคนขี้เกียจ แต่เมื่อได้พูดคุยกับเขาจึงได้ทราบว่า เขาเบื่อที่จะแสดงบทเดิมๆ และอยากได้ทำอะไรที่ท้าทายขึ้น วิกเตอร์ให้โอกาสและปรับบทบาทของเขาด้วยความเข้าใจ ผลที่ออกมาคือเขากลายเป็นนักแสดงที่มีคุณค่าต่อทั้งทีม และเป็นคนที่มีความสุขในการทำงาน

“หากคุณเป็นผู้นำของทีม คุณมีผลต่อทีม มากกว่าที่คุณคิด” หัวหน้ามีผลกระทบอย่างมากต่อความสำเร็จของการแสดงทั้งหมด หัวหน้าเองก็จำเป็นต้องรู้จักพักผ่อนและผ่อนคลายบ้าง นอกจากนั้นจำเป็นต้องเรียนรู้และได้รับ Feedback หรือคำแนะนำ เพื่อการพัฒนาการแสดงในทุกๆ วงของชีวิต หรือในการแสดงทุกเวทีเช่นเดียวกัน เพื่อให้มีการพัฒนาทันกับความคาดหวังของผู้ชมอยู่เสมอ

ก่อนจบบทความนี้ก็ขอกลับมาพูดเรื่อง Elephants ซึ่งเปรียบเสมือนกิจกรรมหรืองานที่สำคัญ ที่มีความหมายต่อเป้าหมายของเรา เมื่ออ่านมาถึงตรงนี้แล้ว เราทราบไหมค่ะ ว่าอะไรคือ งานช้างของเรา และอะไรที่ไม่ใช่ สนใจอ่านเพิ่มเติม ก็ซื้อหาหนังสือเล่มนี้มาอ่านต่อได้ มีแง่มุมดีๆ ที่เป็นประโยชน์อีกหลากหลายจริงๆ ค่ะ

(Suggested Reading : Juggling Elephants-Jones Loflin and Todd Musig (2007) NY. : Penguin Group)