เอสเอ็มอีมือโปร : ความฝืดในองค์กร

ความฝืดในองค์กรไม่ว่าจะเป็นระบบงานหรือจากตัวบุคคล หากไม่หยอดน้ำมันซะบ้าง ก็อาจกระทบไปถึงธุรกิจของคุณได้ 

โดย...อานนท์

เมื่อสัปดาห์ที่แล้วผมได้กล่าวถึงเรื่อง “ความฝืด” ที่เกิดขึ้นกับธุรกิจ โดยเน้นย้ำไปที่ความฝืดของการขาย มาวันนี้ผมอยากจะขอกล่าวถึง “ความฝืด” ในอีกด้านหนึ่ง ซึ่งแม้ผู้บริหารหลายท่านไม่ค่อยสนใจหันมามอง แต่ผมกลับคิดว่าความฝืดที่ผมกำลังจะกล่าวถึงนี้เป็นความฝืดที่สำคัญที่สุดเลยทีเดียวครับ นั่นคือ “ความฝืดในองค์กร”

ราชบัณฑิตยสถานท่านได้ให้คำจำกัดความของคำว่า “ฝืด” ไว้ว่า หมายถึง เคลื่อนไหวไม่สะดวก ไม่คล่อง เพราะแรงต้านทาน มีการเสียดสี ซึ่งในแง่ของการบริหาร อาการไม่สะดวก ไม่คล่อง ย่อมก่อให้เกิดปัญหาตามมาได้อีกมากเลยทีเดียวครับ

ความฝืดในองค์กรอาจจะแบ่งแยกย่อยได้ 2 ประเภทหลักๆ คือ ความฝืดจากระบบงาน และความฝืดจากตัวบุคคล

ในด้านของระบบงานนั้น หากบริหารจัดการไม่ดีก็ย่อมก่อให้เกิดความฝืดขึ้นได้ เช่น การจัดการการนำเข้าวัตถุดิบไม่สอดคล้องกับการผลิตและการตลาด อาจจะทำให้เกิดการขาดแคลนวัตถุดิบ ไม่สามารถผลิตให้ได้ทันกับความต้องการของลูกค้า อย่างนี้ก็ฝืด

ระบบการจ่ายเงินเป็นเรื่องที่ต้องระมัดระวังครับ ทำให้ทุกองค์กรดูแลเรื่องนี้อย่างเข้มงวด และมีการออกกฎ ออกระเบียบด้านการจ่ายเงินกันหลายแบบ เช่น ต้องให้ผู้มีอำนาจลงชื่อหลายคน ต้องผ่านการกลั่นกรองหลายขั้นตอน อาจจะเป็นเรื่องดีในการใช้จ่ายอย่างรอบคอบ แต่ในขณะเดียวกันหากมีขั้นตอนมากมายจนจ่ายไม่ทัน แทนที่จะสามารถซื้อของมาใช้ได้ทันการณ์ ก็อาจจะไม่ทัน จนเกิดเป็นอุปสรรคติดขัดในหลายแผนกที่เกี่ยวข้อง

ความฝืดของระบบงานอีกอย่างหนึ่งที่เป็นอุปสรรคและพบกันมากก็คือ การประสานงานระหว่างแผนกล่าช้าเป็นเรื่องที่บริษัทห้างร้านเจอกันมาก ยิ่งเป็นองค์กรที่ใหญ่มากก็เจอความฝืดประเภทนี้มาก เช่น มีงานของแผนก A B และ C ที่ต่างคนต่างทำ และทำได้ดี ไม่มีข้อติดขัด เนื่องจากระบบภายในแผนกเป็นระบบที่ดีเยี่ยม

แต่พอต้องประสานระหว่างแผนกก็เกิดความล่าช้าติดขัดขึ้น เพราะมีระบบที่ดีเฉพาะการทำงานในแผนกของตน แต่ไม่มีระบบที่ดีในการประสานเชื่อมต่อระหว่างแผนก ก็ทำให้เกิดความฝืดขึ้นในองค์กรได้ ดังนั้นเมื่อไหร่ก็ตามที่องค์กรใหญ่ขึ้นก็จะต้องมีระบบที่แน่นอนว่า การประสานงานระหว่างแผนกจะต้องทำอย่างไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบ เพราะโดยมากพนักงานทุกคนจะเน้นการทำงานเฉพาะในส่วนของตนให้ดีที่สุด

ที่กล่าวมาเหล่านี้เป็นเรื่องของความฝืดอันเกิดจากระบบงาน ซึ่งเป็นเรื่องที่สามารถแก้ไขได้ครับ ขอเพียงให้มีการวางระบบงานที่ดี มีผู้ดูแล ความฝืดก็จะหายไป และถ้าจะให้ดีก็ควรจะมีการประชุมกันเป็นประจำ เพื่อหารือกันว่าเกิดความฝืดใหม่ๆ ขึ้นมาในระบบงานไหนอีก และจะแก้ปัญหาอย่างไร หากคุยกันบ่อยๆ ก็จะแก้ปัญหาให้เกิดความคล่องตัวได้เร็วขึ้น

ส่วนความฝืดในประเภทที่ 2 เป็นเรื่องที่แก้ยากกว่าครับ เพราะความฝืดอันเกิดจากตัวบุคคลนั้นเป็นเรื่องลักษณะเฉพาะของคน เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์ที่อาจจะแก้ไขลำบาก และท้ายที่สุดแล้วโดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีของผู้ประกอบการระดับ SME นั้น ผมขอเสนอว่าผู้บริหารสูงสุดหรือเจ้าของกิจการจะต้องเป็นคนกระโดดลงมาแก้ปัญหาเรื่องความฝืดอันเกิดจากตัวบุคคลนี้เสียเอง เพราะหากไม่ใช่เจ้าของ ไม่ใช่ผู้บริหารระดับสูง ก็อาจจะแก้ไขยาก โดยเฉพาะหากบุคคลที่ก่อให้เกิดการฝืดนั้นเป็นบุคคลในระดับบริหาร

ถึงตอนนี้บางท่านอาจจะถามว่า ไอ้ความฝืดอันเกิดจากตัวบุคคลนี้เป็นอย่างไร ผมขอยกตัวอย่างให้เห็นกันชัดๆ นะครับ เช่น เจ้าของที่เป็นผู้บริหารสูงสุดได้บริหารงานมาระดับหนึ่ง ต่อมามีลูกที่เรียนจบใหม่ๆ เข้ามาช่วยบริหาร หลายสถานการณ์ทีเดียวครับที่คิดว่าลูกเจ้าของจะมาช่วยงานได้ แต่เอาเข้าจริงลูกเจ้าของหลายคนเป็น “ตัวฝืด” ซึ่งอาจจะเกิดได้จากหลายเหตุผล เช่น ทะนงตนว่าเป็นลูกเจ้าของ ใครพูดอะไรก็ไม่ฟัง คิดว่าตัวเองเก่งเพราะเรียนจบมาสูงๆ ไม่สนใจผู้บริหารอื่นๆ ที่ทำงานมานาน ฯลฯ

อย่างนี้ก็ทำให้เกิดความฝืดในที่ทำงานได้ง่ายๆ และใครก็แก้ไม่ได้ นอกจากเจ้าของที่จะต้องลงมาดูเองว่าจะขจัดตัวฝืดนี้อย่างไร อาจจะเป็นการเรียกไปพูดคุยเพื่อให้ปรับนิสัย เปลี่ยนทัศนคติ และหากถึงที่สุดแล้วยังแก้ความฝืดที่เกิดจากลูกเจ้าของไม่ได้ ก็อาจจะต้องตัดสินใจปล่อยให้ลูกเจ้าของออกไปทำงานอื่น

นอกจากกรณีแบบนี้แล้ว ก็ยังอาจจะมีกรณีอื่นๆ อีก เช่น ผู้บริหารระดับสูงแอบ “กิ๊ก” กับพนักงาน จากที่เคยเป็นพนักงานที่ทำงานดี ก็อาจจะกลายเป็นตัวฝืดได้ เพราะความสัมพันธ์ที่เปลี่ยนไป หรือพนักงานสาวที่เคยทำงานคล่อง แต่ต่อมาเมื่อมีลูกแล้วก็สนใจกับการเลี้ยงดูลูกจนหนีงานกลับบ้านเร็วบ่อยๆ หรือพนักงานชายที่หลงรักสาวจนลืมหน้าที่การงาน พนักงานหลงรักผู้หญิงหรือผู้ชายคนเดียวกันจนเกิดปัญหาในที่ทำงาน เพราะมัวเขม่นกันมากกว่าจะตั้งใจทำหน้าที่ ฯลฯ มีกันได้สารพัดแบบล่ะครับที่จะทำให้ความฝืดเกิดขึ้น

แล้ววันนี้คุณมองเห็นความฝืดในองค์กรของตัวเองบ้างแล้วหรือยังครับ???