จากการทำงานแบบ Work From Home สู่การทำงานแบบ Hybrid Work

ในช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมา การแพร่ระบาดของ COVID-19 ได้เปลี่ยนพฤติกรรมและมุมมองการทำงานทั่วโลกเกี่ยวกับสถานที่ทำงานไปอย่างสิ้นเชิง เพราะสถานที่ทำงานไม่ได้หมายถึงสถานที่ทำงานที่เป็นสำนักงานอีกต่อไป แต่จะหมายถึงที่บ้านหรือที่พักอาศัยหรือที่ใดก็ได้

ดังนั้นการ Work From Home หรือ WFH ได้เป็นวิถีใหม่ของการทำงานที่ซึมซับเข้าไปในวิถีชีวิตของคนทั่วโลกไปแล้ว แต่การทีพอคนทำงานได้ลิ้มรสของการทำงานจากที่บ้านไปนานวันเข้า กลายเป็นว่า เกิดความกังวล ความโดดเดี่ยว อยากมีเวลาบางวันที่เข้าไปที่สำนักงานบ้าง และความรู้สึกนี้ก็ได้ตอกย้ำด้วยงานวิจัย

ผลสำรวจของที่ปรึกษาหลายสำนักจากหลายภูมิภาคมีความสอดคล้องไปในทางเดียวกันว่า คนทำงานอยากจะทำงานในองค์กรหรือหน่วยงานที่มีนโยบายให้สามารถทำงานแบบ WFH ได้ และขอมีเวลาเข้าทำงานที่สำนักงานด้วย แต่จะให้ไปทำงานที่สำนักงานแบบเต็มเวลาเหมือนเมื่อก่อนนี้ก็ไม่เอาแล้ว

ดังนั้น คำตอบที่อยู่ตรงกลางระหว่างการทำงานแบบ WFH เต็มเวลากับการทำงานที่สำนักงานเต็มร้อยก็คือ การทำงานแบบลูกผสม หรือHybrid Work นั่นเอง

รูปแบบของ Hybrid Work เป็นอย่างไรกันแน่

เวลาที่มีการพูดถึงการทำงานแบบ Hybrid นั้น นิยามของคำว่า การทำงานแบบ Hybrid จะแตกต่างกันไปตามประสบการณ์และมุมมองของแต่ละคน อย่างไรก็ตาม ตัวแบบของการทำงานแบบ Hybrid มักจะอยู่ใน 5 รูปแบบที่อาจจเรียกแตกต่างกันไปบ้าง ดังนี้

• รูปแบบที่ 1 : เป็น Hybrid แบบสำนักงานเป็นศูนย์กลาง

เป็นการออกแบบในพนักงานต้องเข้าสถานที่ทำงานเป็นหลัก โดยจัดวันเข้าทำงานที่สำนักงานสองถึงสามวันต่อสัปดาห์ มุมมองขององค์กรในการเลือกรูปแบบนี้เชื่อว่า การที่ให้คนเข้ามาในสถานที่ทำงานจะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากเพราะการได้มาเจอหน้าเจอตากัน จะทำให้คนในทีมได้มาสานสัมพันธ์ สร้างความร่วมมือกัน และสร้างความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีม เป็นส่วนหนึ่งขององค์กรได้มากขึ้น

• รูปแบบที่ 2: เป็น Hybrid แบบเอื้อการทำงานทางไกล (  Remote-ish (or remote-friendly) hybrid )

เป็นการออกแบบให้พนักงานสามารถวางแผนการทำงานที่บ้านโดยกำหนดวันได้เองว่า จะทำงานจากบ้านวันไหนหรือ อาจจะป็นการวางนโยบายเป็นกรอบว่า ให้มีจำนวนพนักงานทำงานจากที่บ้านได้เป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของพนักงานทั้งหมด เช่น อาจจะกำหนดให้มีจำนวนพนักงานที่จะทำงานจากทางไกลได้ 15-20 เปอร์เซ็นต์ โดยที่เหลือให้เข้ามาทำงานที่สำนักงานตามปกติ

การกำหนดรูปแบบนี้ จะดีกับการที่จะทำให้องค์กรสามารถจ้างงานกลุ่มพนักงานที่มากความสามารถแต่อยู่ห่างไกลออกไปให้ทำงานกับองค์กรได้ แต่รูปแบบนี้มีข้อเสีย จะมีพนักงานบางกลุ่มที่ได้มาเจอหัวหน้างาน ได้เข้าถึงข้อมูลขององค์กรได้ง่าย ส่งผลไปถึงโอกาสในการได้รับการพัฒนา การประเมินผลงาน และโอกาสการเติบโตในหน้าที่การงานมากกว่าคนที่ไม่ค่อยได้เข้าสำนักงาน

• รูปแบบที่ 3: เป็น Hybrid แบบสำนักงานทางไกล

เป็นการให้โอกาสกับพนักงานที่จะเลือกวันที่จะทำงานที่บ้านและวันที่จะเข้ามาทำงานที่สำนักงานได้ด้วยตนเอง โดยทำเป็น” เมนู” ให้เลือก เช่น จะอยู่ที่สำนักงานสองวัน ที่บ้านสามวัน จะเป็นวันไหนให้เป็นทางเลือกของพนักงาน รูปแบบนี้จะทำองค์กรให้คาดการณ์ได้ว่าใครเข้าทำงานที่ไหน ซึ่งจะทำให้การวางแผนบริหารจัดการงานจะทำได้คล่องตัว 

• รูปแบบที่ 4: เป็น Hybrid แบบยืดหยุ่นเต็มที่ (Fully Flexible Hybrid)

เป็นรูปแบบที่พนักงานสามารถเลือกได้อย่างเต็มที่ว่า เมื่อไหร่จะเข้าสำนักงาน และเมื่อไหร่จะทำงานทางไกล รูปแบบนี้จะเป็นรูปแบบที่บริหารจัดการได้ยาก เพราะไม่รู้ว่า ใครจะเข้ามาในสำนักงานวันไหนบ้าง และมีแนวโน้มที่จะเกิดความลำเอียงว่า ใครเข้าสำนักงานบ่อยกว่า อาจจะได้รับการดูแลเป็นพิเศษจากหัวหน้ามากกว่าคนที่เลือกไม่ค่อยเข้าสำนักงาน

• รูปแบบที่ 5: เป็น Hybrid แบบการทำงานทางไกลหรือแบบเสมือนจริงมาก่อน (Remote First/Virtual First)

เป็นรูปแบบที่กติกาขององค์กรกำหนดให้พนักงานทำงานจากทางไกลโดยไม่จำเป็นต้องเข้าสำนักงาน เป็นรูปแบบที่ให้สิทธิแก่พนักงานที่จะเลือกการทำงานจากที่ไหนก็ได้ โดยองค์กรมีการออกแบบกระบวนการทำงาน ระบบการทำงาน และวัฒนธรรมการทำงานจะเป็นไปเพื่อรองรับพนักงานที่ทำงานจากทางไกลมากกว่าจะออกแบบเพื่อรองรับพนักงานที่ทำงานในสำนักงาน 

การเลือกรูปแบบนี้จะช่วยลดช่องว่างของพนักงานว่าใครจะได้อยู่ในสายตาของหัวหน้ามากกว่ากัน เพราะทุกคนทำงานจากที่บ้านหรือจากทางไกล แต่ความท้าทายคือ ทำอย่างไรที่จะให้เกิดความผูกพันต่อองค์กร ทำให้แต่ละคนรู้สึกว่าเป็นส่วนหนึ่งของทีม

ภาพรวมของข้อดีข้อเสียของการจัดรูปแบบการทำงานแบบ Hybrid เป็นอย่างไร

การทำงานแบบ Hybrid มีข้อดีในภาพรวม คือ  

• สอดคล้องกับความจำเป็นที่ต้องจัดระยะห่าง แม้ว่า สถานการณ์ COVID จะเริ่มดีขึ้น
• สามารถสร้างสมดุลเรื่องงานกับชีวิตส่วนตัว
• เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

ส่วนข้อเสียของการทำงานแบบ Hybrid คือ

• พนักงานจะรู้สึกโดดเดี่ยว ถูกทอดทิ้ง
• บางครั้งแยกงานกับชีวิตส่วนตัวไม่ออก
• การสร้างสัมพันธ์ สื่อสารกับพนักงานเป็นเรื่องที่เป็นอุปสรรค ทำได้ยาก

ข้อพิจารณาหากองค์กรต้องการจะปรับใช้รูปแบบการทำงานแบบ Hybrid

           หากองค์กรต้องการจะนำการทำงานแบบ Hybrid ไปปรับใช้ให้เป็นวิถีปกติ ควรต้องดำเนินการดังนี้

1. ต้องหาจุดสมดุลที่เหมาะกับองค์กร

ความน่าสนใจที่บริษัทที่ปรึกษา PWC สำรวจไว้คือ ผู้บริหารที่เข้าร่วมสำรวจมากกว่า 68 เปอร์เซ็นต์มองว่า พนักงานควรเข้ามาทีสำนักงานอย่างน้อยสามวันต่อสัปดาห์ ในขณะที่ผลสำรวจพนักงานมากว่า 55 เปอร์เซ็นต์ให้ความเห็นว่าเขาอยากทำงานจากที่บ้านหรือจากทางไกลอย่างน้อยสามวันต่อสัปดาห์ ดังนั้น ควรจะกำหนดแนวทางให้ชัดว่าพนักงานกลุ่มไหนสามารถทำงานแบบ Hybrid ได้ และจะต้องเข้ามาที่สำนักงานสัปดาห์ละกี่วัน

2. ทำให้ทุกอย่างมีความชัดเจน โดยอย่างน้อยจะต้องวางแนวทางเกี่ยวกับเรื่องเหล่านี้คือ

• จะให้พนักงานเข้ามาทำงานที่สำนักงานสัปดาห์ละกี่วัน
• ระบุเหตุผลว่า ทำไมพนักงานบางกลุ่มหรือบางคนต้องเข้ามาทำงานที่สำนักงาน
• ในหน่วยงานเดียวกันหรือทีมเดียวกันจะต้องมีวันที่พนักงานต้องเข้ามารวมตัวกัน เพื่อประชุมกันหรือพบปะกันหรือไม่
• วางแนวทางการประชุมว่า การประชุมรูปแบบไหนสามารถทำผ่านระบบประชุมทางไกล ารประชุมแบบไหนที่ควรมาเจอกันต่อหน้า

โดยเมื่อเราได้ปรับใช้แนวทางที่ได้วางไว้แล้วในช่วงต้น ก็ค่อยๆปรับไปตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป

3. สร้างการยอมรับกันและกัน

พนักงานที่จากที่บ้านหรือจากทางไกล จะเหมือนถูกละเลยจากองค์กรหรือผู้บังคับบัญชาหากมีพนักงานบางส่วนมาทำงานที่สำนักงานเป็นประจำ ดังนั้น จะต้องระมัดระวังไม่ให้เกิดบรรยากาศว่า พนักงานกลุ่มนี้รู้สึกว่าเขาไม่ได้รับความสำคัญ

โดยผู้บังคับบัญชาควรมีการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง เปิดโอกาสให้เขาได้เข้ามาปรึกษาหารือได้โดยง่าย เปิดช่องทางให้พนักงานที่ทำงานทางไกลได้ให้ Feedback หรือปรึกษาข้อกังวลใจกับหัวหน้าของตนได้อย่างสบายใจ

4. ทบทวนและปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมการทำงาน

การทบทวนและปรับเปลี่ยนการทำงานให้เป็นไปในรูปแบบใดก็ขึ้นอยู่กับการเลือกรูปแบบการ Hybrid ดังที่ได้กล่าวไปข้างต้นในรูปแบบใดเช่น หากเลือกรูปแบบ 5 เป็น Hybrid แบบการทำงานจากทางไกลมาก่อน การออกแบบการทำงาน การโค้ชทีม การติดตามงานการสนับสนุนช่วยเหลือพนักงานก็จะต้องสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่หัวหน้าต้องดูแลทีมด้วยการเช็คอินกันถี่ๆ เป็นระยะๆ จะต้องใส่ใจไถ่ถามมากกว่าการทำงานที่อยู่ด้วยกันที่สำนักงาน เป็นต้น

5. กำหนดนโยบายรองรับการทำงานแบบ Hybrid

โดยควรกำหนดนโยบายที่อย่างน้อยเกี่ยวข้องกับ

• การบริหารพนักงานที่ทำงานแบบ Hybrid
• การ Upskill, Reskill พนักงานเพื่อรองกับการทำงานแบบ Hybrid
• สิทธิประโยชน์และสวัสดิการที่สนับสนุนการทำงานจากทางไกล
• การปกป้องความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูล (Data Security)

ในประเทศไทยเอง ช่วงเวลานี้หลายองค์กรได้เริ่มศึกษาและปรับใช้การทำงานแบบ Hybrid และในเวลานี้ดูเหมือนว่า สถานการณ์ COVID 19 จะเริ่มคลี่คลาย จึงน่าสนใจว่าองค์กรในประเทศไทยจะเดินไปสู่การทำงานแบบ Hybrid มากน้อยแค่ไหน และจะเป็น Hybrid ในรูปแบบใด

ข้อมูลอ้างอิง 

https://www.inc.com/rebecca-hinds/the-5-hybrid-remote-works-models-for-your-business.html 

https://www.hivedesk.com/blog/hybrid-work-model/ 

_________________________________________________________________________________________