Crisis Watch

หลัก 7 ประการในการบริหารแรงงาน (ตอน1)

โดย..ริต้า ทัพภมาน 

หลายคนในตอนนี้คงกำลังพักผ่อนกับเทศกาลวันหยุดยาวถึง 4 วัน และอีกหลายคนก็ยังคงต้องทำงานกันอยู่ และยิ่งหากเป็นเจ้าของธุรกิจ ที่ไม่ใช่กิจการขนาดใหญ่ หรือแม้แต่กิจการที่มีขนาดใหญ่ก็ตาม อาจยังก็ต้องทำงานกันอยู่เพื่อให้การดำเนินธุรกิจบรรลุตามเป้าหมายที่ได้กำหนดเอาไว้

สัปดาห์นี้ขอหยิบเอาหลัก 7 ประการในการบริหารแรงงาน โดย Chuck Marti ในหนังสือเรื่อง Touch Management ที่นายกรัฐมนตรีแนะนำ ซึ่งทางสำนักนโยบายและยุทธศาสตร์ สำนักปลัดกระทรวงแรงงาน ได้สรุปสาระสำคัญเอาไว้ ซึ่งเป็นหลัก 7 ประการที่ผู้บริหารควรรู้ ดังต่อไปนี้

1.การสื่อสารที่ชัดเจน การบริหารงานที่ดีจำเป็นต้องให้ความสำคัญอย่างมากกับเรื่องการสื่อสาร ซึ่งหมายรวมถึงการสื่อสารเรื่องอะไร เมื่อไหร่และอย่างไร (What When and How) และทำไม (Why) คุณถึงต้องการสื่อสารสิ่งนั้นๆ นอกจากนั้นความถี่และน้ำเสียงที่ใช้ในการสื่อสารที่สำคัญเช่นกัน

ความชัดเจนในการสื่อสาร นับว่าเป็นองค์ประกอบหนึ่งของการสื่อสารที่ดี และเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในระดับใด เนื่องจากคนส่วนมากมักจะรู้สึกว่าตนเองสื่อสารได้ดีกว่าฟัง (ได้ยิน) การบริหารที่ดีมีการฟังเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสื่อสารทั้งหมด และการสื่อสารควรจะกระทำอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ

น้ำเสียงที่ใช้ในการสื่อสาร น้ำเสียงที่ใช้ในการสื่อสารก็มีความสำคัญเช่นเดียวกันกับข้อความที่ต้องการจะสื่อสารออกไป เนื่องจากใช้น้ำเสียงไม่เหมาะสมกับสิ่งที่ต้องการจะสื่อนั้น อาจทำให้การสื่อสารมีความคลาดเคลื่อนได้ การสื่อสารที่ไม่ดีทำให้เกิดการขาดการเชื่อมโยงระหว่างยุทธศาสตร์ (Strategy) และการบริหาร (Execution)

ความท้าทายอย่างหนึ่งในปัจจุบันคือ การที่จะลดช่องว่างระหว่างวิสัยทัศน์ของผู้บริหารและความเป็นจริงที่ผู้จัดการและพนักงานจะต้องทำให้วิสัยทัศน์นั้นๆ เป็นความจริงได้ ดังนั้นการสื่อสารจึงเป็นสิ่งสำคัญในการบริหารที่ดี เนื่องจากถ้าการสื่อสารมีประสิทธิภาพ ก็จะทำให้ทุกฝ่ายมีความเข้าใจชัดเจนและตรงกัน ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

2.การตัดสินใจ ผู้บริหารจำเป็นต้องทำการตัดสินใจที่ยากลำบากหลายครั้งในการทำงาน เมื่อมีการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ผู้บริหารบางท่านอาจตัดสินใจแบบฉับพลัน ในขณะที่ผู้บริหารบางส่วนก็รับฟังความเห็นจากผู้อื่นก่อนจึงจะทำการตัดสินใจ การตัดสินใจที่ยากลำบากอาจมีปัจจัยหลายประการที่เกี่ยวข้องไม่ว่าจะเป็น

ระยะเวลาในการตัดสินใจ เวลาและข้อมูลนับเป็นสิ่งที่สำคัญในการตัดสินใจ หลายครั้งที่ตัดสินใจกลายเป็นเรื่องยาก เนื่องจากผู้ที่ต้องตัดสินใจมีเวลาและข้อมูลในเรื่องนั้นๆ ไม่เพียงพอ เมื่อต้องตัดสินใจหลายเรื่องในเวลาเดียวกัน ผู้ตัดสินใจควรจัดลำดับความสำคัญในเรื่องของเวลา ว่าเรื่องใดเป็นเรื่องจำเป็นเร่งด่วนที่สมควรจะได้รับการพิจารณาก่อน

ลำดับความยากของการตัดสินใจ บางครั้งผู้บริหารอาจต้องตัดสินใจเรื่องยากหลายเรื่องในเวลาเดียวกัน ผู้บริหารจึงจำเป็นต้องพิจารณาว่าเรื่องที่ต้องตัดสินใจนั้นอาจส่งผลกระทบอย่างไรกับใครบ้าง รวมถึงพิจารณาทางเลือกอื่นๆ ที่อาจเป็นไปได้

3.มุ่งผลลัพธ์ ผู้บริหารที่ดีจำเป็นต้องพิจารณาว่าผลลัพธ์ประการไหนเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด และพยายามตั้งเป้าหมายเพื่อที่จะบรรลุผลลัพธ์นั้นโดยตั้งใจและมุ่งมั่นในการทำงาน โดยตั้งใจทำงานในส่วนที่เกี่ยวข้องและทำงานอย่างมีเป้าหมาย และกำหนดเวลาทำงานอย่างฉลาด โดยใช้เวลาในการทำงานแต่ละชิ้นอย่างคุ้มค่า ทำงานหนัก เพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ ลดการประชุม เนื่องจากการบริหารที่ดีไม่จำเป็นต้องอาศัยการประชุมบ่อยครั้ง แต่พยายามทำให้การประชุมแต่ละครั้งมีเป้าหมายที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ มองถึงผลลัพธ์อย่างเป็นจริง เพื่อให้สามารถตั้งเป้าหมายที่สอดคล้องกัน และพยายามกระตุ้นให้องค์กรมีความตื่นตัวอยู่เสมอ

4.สร้างความยืดหยุ่น ความยืดหยุ่นมีความสำคัญเนื่องจากเป็นสิ่งที่ทำให้ความตึงเครียดในการทำงานลดลงได้ในปัจจุบันผู้บริหารต้องเผชิญกับสภาวะการทำงานที่ตึงเครียดอยู่ตลอดเวลา การสร้างความยืดหยุ่นในการทำงานสามารถทำได้หลายวิธีไม่ว่าจะเป็นการวางแผนการทำงาน ซึ่งสามารถช่วยให้ผู้บริหารสามารถจัดระเบียบการทำงานได้อย่ามีประสิทธิภาพ และยังสามารถติดตามผลงานได้อย่างเป็นระบบมากยิ่งขึ้น

นอกจากนั้น ในการบริหารงานที่ดีควรจะมีการตรวจสอบงานแต่ละอย่างว่ากำลังดำเนินไปในทิศทางที่ถูกต้องหรือไม่ เพื่อพิจารณาถึงทางเลือกต่างๆ ที่จะนำมาใช้ในการบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้บริหารที่ดียังควรที่จะต้องมีการประเมินสถานการณ์ต่างๆ อยู่เสมอ เพื่อทำการปรับเปลี่ยนแนวทางการทำงานและบริหารให้สอดคล้องกับสถานการณ์ความเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่เกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลา