แผนธุรกิจ ทางออกสยบความไม่แน่นอน

....ณัฐพล ลือพร้อมชัย

สิ่งที่แน่นอนก็คือ ความไม่แน่นอน นี่คืออมตะวาจาที่ไม่มีใครปฏิเสธได้ ไม่ว่าจะคิดถึงเรื่องอะไรก็ตาม ไล่ตั้งแต่เรื่องปัจจัยสี่ เรื่องปากท้อง เรื่องความเป็นไปของชีวิต ที่มีขึ้นมีลง หมอดูที่ว่าแน่ๆ ก็ธงหักกันไปแล้วไม่ใช่น้อย การทำมาค้าขาย การทำธุรกิจก็เช่นเดียวกัน มีความไม่แน่นอนอยู่มากมายหลายด้านที่จะส่งผลต่อการทำธุรกิจ โดยเฉพาะปีนี้ที่สถานการณ์บ้านเมืองในประเทศยังไม่นิ่ง ยังคงมีม็อบอยู่เนืองๆ ราคาน้ำมันยังมีโอกาสขึ้นสูงอย่างต่อเนื่อง ทิศทางดอกเบี้ยก็อยู่ในช่วงขาขึ้น จากสิ้นปีที่ผ่านมาขึ้นไปแล้วครั้งละ 0.25% สองครั้ง และคาดว่าภายในปีนี้อาจจะขึ้นอีกอย่างน้อยสองครั้ง ถึงแม้ว่าจีดีพีปีที่ผ่านมาจะดีมาก รายได้ประชาชนจะเพิ่มกันถ้วนหน้า แต่ก็ยังไม่มีใครสามารถรับประกันว่าเศรษฐกิจจะเจริญเติบโตอย่างยั่งยืนในที่สุด

สำหรับการทำธุรกิจนั้น วิธีที่จะหลีกเลี่ยงผลกระทบจากความไม่แน่นอนในการทำธุรกิจก็คือ การทำแผนธุรกิจประจำปี ซึ่งโดยปกตินั้น องค์กรชั้นนำไม่ว่าในเมืองไทยหรือในต่างประเทศก็จะมีการทำแผนธุรกิจในช่วงก่อนสิ้นปีงบประมาณของแต่ละบริษัท บางบริษัทอาจจะทำก่อนสิ้นปี บางบริษัทก็ทำช่วงต้นปี เพราะจะปิดปีงบประมาณกันตอนสิ้นไตรมาสแรก การทำแผนธุรกิจนั้นก็เพื่อวางแผนงานและงบประมาณในการดำเนินงานให้สอดคล้องกัน ส่งผลให้เกิดการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถรับมือกับความเปลี่ยนแปลงพร้อมทั้งความไม่แน่นอนต่างๆ ด้วยการคาดการณ์และเตรียมการล่วงหน้า วันนี้จึงอยากจะขอเล่าสู่กันฟังถึงรูปแบบหนึ่งของการทำแผนธุรกิจโดยสังเขปดังต่อไปนี้ครับ

เริ่มต้นนั้นจะต้องมีการวิเคราะห์สภาพตลาดเพื่อตรวจสอบดูว่าสินค้าและบริการแบบเดียวกับของบริษัทเรานั้นมีสภาพโดยรวมเป็นอย่างไร ใครเป็นผู้นำตลาด ใครอยู่อันดับไหนบ้าง เราอยู่ที่จุดใดในตลาด สภาพการแข่งขันปัจจุบันเป็นอย่างไร และในอนาคตอันใกล้นี้จะเกิดอะไรขึ้น ราคาวัตถุดิบ ปริมาณการผลิต และราคาขาย คาดว่าจะมีทิศทางเป็นอย่างไร และในฝั่งผู้ซื้อสินค้าของเราไปใช้ ไม่ว่าจะเป็นผู้บริโภคโดยตรง หรือซื้อไปเพื่อเป็นวัตถุดิบ จะมีแนวโน้มในการทำธุรกิจอย่างไร มีปัจจัยใดบ้างที่อาจจะส่งผลต่อทั้งอุปสงค์และอุปทานต่อสินค้าในกลุ่มที่เราผลิตอยู่บ้าง ทั้งนี้เพื่อให้เห็นภาพรวมและเกิดความเข้าใจในปัจจัยแวดล้อมต่างๆ อย่างถ่องแท้ ก่อนจะวางแผนต่อไป

หลังจากเก็บรวบรวมข้อมูลปัจจัยภายนอกแล้ว ก็ต้องนำข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์ร่วมกับข้อมูลภายในของบริษัทเรา ทั้งความสามารถในการผลิต ต้นทุนในการผลิต ศักยภาพในการทำการตลาด และปัจจัยอื่นๆ ที่จำเป็นในการดำเนินธุรกิจ เพื่อวิเคราะห์ถึงปัจจัยที่จะทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ ในขั้นตอนนี้ควรจะต้องพยายามเขียนปัจจัยให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ก่อน แล้วค่อยมาวิเคราะห์และตัดปัจจัยที่ไม่สำคัญ หรือปัจจัยที่ไม่สามารถจัดการ หรือควบคุมได้ออกไป เพราะหากเราควบคุม หรือบริหารจัดการไม่ได้ ก็ป่วยการที่จะคิด เขียนไว้ก็ทำให้กลุ้มใจไปเปล่าๆ

จากนั้นก็นำข้อมูลทั้งหมดมาประมวลผลเพื่อกำหนดเป้าหมายในการดำเนินธุรกิจ ซึ่งแบ่งออกได้เป็น เป้าหมายเชิงตัวเลข กล่าวคือ เราต้องการขายสินค้าหรือบริการได้เท่าไร ต้องการมีกำไรมากน้อยเพียงใด ต้องการควบคุมค่าใช้จ่ายระดับไหน จำเป็นจะต้องมีการจัดสรรเงินลงทุนมากน้อยเพียงไร ต้องมีการบริหารสัดส่วนหนี้สินและทุนอย่างไรให้บริษัทยังคงอยู่ได้อย่างปกติสุข ส่วนเป้าหมายอีกด้านคือเป้าหมายเชิงคุณภาพ อาทิ เป้าหมายในการพัฒนาบุคลากร การเพิ่มความสามารถในการแข่งขัน ระดับความพึงพอใจของลูกค้า เป็นต้น ซึ่งจะต้องมีการกำหนดไว้เพื่อการรักษาความสามารถในการแข่งขัน และการเติบโตที่ยั่งยืนต่อไป

เมื่อรู้เป้าหมายอย่างชัดเจนแล้ว ในขั้นท้ายสุดก็จะเป็นการกำหนดกลยุทธ์ในการดำเนินธุรกิจเพื่อให้ไปถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้ พร้อมทั้งกำหนดแผนการดำเนินงาน งบประมาณที่จำเป็นต้องใช้ และช่วงเวลาในการดำเนินแผนการ ซึ่งในส่วนนี้จะว่าง่ายก็ง่าย จะว่ายากก็ยาก เพราะคนที่ทำธุรกิจอยู่ทุกวันจะรู้สึกว่ามันเป็นเรื่องที่ฝังอยู่ในสายเลือดอยู่แล้ว ขณะที่มีหนังสือเป็นร้อยเล่มว่าด้วยเรื่องดังกล่าว แต่ท้ายที่สุดแล้วความสำเร็จในการกำหนดกลยุทธ์ ไม่ได้อยู่ที่ว่าคุณอ่านหนังสือมากี่เล่ม หรือกำหนดกลยุทธ์ได้สวยหรูเพียงใด ความสำเร็จจะเกิดจากกลยุทธ์และแผนการดำเนินงานที่เหมาะสมกับองค์กรนั้นๆ บ่อยครั้งที่แผนที่สวยหรูกลับล้มเหลวไม่เป็นท่า เพราะผู้ปฏิบัติไม่สามารถเปลี่ยนจากแผนงานไปเป็นผลงานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลดังหวังได้ ข้อคิดสั้นๆ ประการหนึ่งของการกำหนดแผนการดำเนินงานก็คือ แผนงานที่ดีจะต้องสามารถปฏิบัติได้จริง มีการบอกรายละเอียดกิจกรรมที่จำเป็นต้องทำโดยสังเขป โดยไม่ลืมระบุทรัพยากรต่างๆ ที่จำเป็นต้องใช้ บอกระยะเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดที่ควรจะเป็นของแผนงานนั้นๆ และท้ายที่สุดควรจะต้องระบุผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบให้ชัดเจน ไม่เช่นนั้นแผนที่ดีอาจจะเป็นหมันได้เพราะไม่มีคนสานต่อครับ

การทำแผนธุรกิจนั้นเป็นอุบายอย่างหนึ่งที่จะช่วยให้เราได้ทบทวนสิ่งที่เกิดขึ้นในปีที่ผ่านมา และมองไปในอนาคตอย่างมีหลักการ มีเหตุมีผล ดำเนินงานบนพื้นฐานของข้อมูล ด้วยการวางแผนล่วงหน้า ซึ่งหากมีการทำอย่างสม่ำเสมอก็จะช่วยให้ความไม่แน่นอนเป็นเรื่องที่ไม่น่ากลัว และสามารถบริหารจัดการได้ แล้วพบกันใหม่เดือนหน้าครับ