เทคนิคการทำงานอย่างชาญฉลาด ต้อนรับปีกระต่าย

.....ชาติชาย พยุหนาวิชัย

 เริ่มปีใหม่มาอาทิตย์กว่าๆ ผมเชื่อว่าหลายท่านก็เริ่มติดสปีดทำงานกันอย่างหามรุ่งหามค่ำ โดยแอบหวังอยู่ลึกๆ ว่ายอมเหนื่อยตั้งแต่ต้นปี เผื่อจะสบายหน่อยในช่วงปลายปีใช่ไหมล่ะครับ ทุกวันนี้ดูเหมือนพวกเราหลายคนทำงานกันหนักมากขึ้นเรื่อยๆ จนเหมือนกับว่าวันหนึ่งมี 24 ชั่วโมง ก็ยังไม่ค่อยพอ แถมเหนื่อยก็เหนื่อย วันนี้ผมพอมีเทคนิคที่จะช่วยให้เราประหยัดพลังงานกันมากที่สุด แต่ยังได้ผลงานที่เหมือนเดิม หรือดีขึ้นกว่าเดิม และเทคนิคเล็กๆ น้อยๆ ที่ช่วยเติมพลังให้กับการทำงานในแต่ละวันของเรา แล้วคุณจะพบว่าการทำงานให้ได้งานเท่าเดิมหรือดีขึ้น แต่เหนื่อยน้อยลงนั้นไม่ยากเลย

วิธีแรก คือ การใช้คนอื่นทำงาน เช่น การใช้หัวหน้าทำงาน โดยการขอคำแนะนำหรือคำปรึกษา ซึ่งจะทำให้งานสำเร็จได้โดยไม่ต้องแก้ไขภายหลัง แต่การใช้หัวหน้าช่วยคิด เราต้องทำการบ้าน ต้องหาข้อมูลไปก่อน หรือมีความคิดเห็นอยู่ในใจ เพื่อจะได้โต้ตอบได้นะครับ ไม่ใช่เดินไปแบบสมองว่างเปล่า การใช้เพื่อนทำงาน โดยการระดมสมอง (Brainstorm) หรือการเรียกหลายๆ คนมาร่วมออกความเห็น

นอกจากเหนื่อยน้อยลงแล้ว ยังทำให้ได้ความคิดที่หลากหลาย อาจทำให้ได้งานที่ดีขึ้น และเป็นการฝึกความเป็นผู้นำไปในตัวอีกด้วย หรือการให้ผู้อื่นมีส่วนร่วม ทำให้โครงการได้รับการยอมรับและความร่วมมือได้ดียิ่งขึ้น

วิธีที่สอง สิ่งที่ทำให้เราหลายคนเสียเวลาในการทำงานนอกเหนือจากการประชุมแล้ว นั่นก็คือการใช้เวลาหมดไปกับการคุยโทรศัพท์ เราต้องพยายามใช้เวลาในการคุยโทรศัพท์ให้สั้นลง โดยการรวบรวมเรื่องที่ต้องโทร. ไว้โทร.ทีเดียว หรือเตรียมข้อมูลประกอบการคุยให้พร้อม จะทำให้มีเวลาในการทำงานมากขึ้น และมีเวลาเหลือสำหรับการพักผ่อนอีกด้วย

วิธีที่สาม สิ่งที่น่าเบื่อและทำให้ไม่ค่อยมีเวลาทำงานหลัก เพราะเวลาทั้งหมดหมดไปกับการประชุม ซึ่งหลายครั้ง 1 ใน 4 ของเวลาที่ใช้ประชุมหมดไปอย่างไม่มีประสิทธิภาพ เพื่อไม่ให้เวลาทำงานหมดไปกับเวลาที่ประชุม จึงควรมี Agenda การประชุมที่แน่นอน และจัดเตรียมเอกสารข้อมูลไว้ให้เรียบร้อยก่อนการประชุมทุกครั้ง

วิธีที่สี่ คือ การจัดระเบียบตนเอง ซึ่งทำได้โดย 1) การจัดระบบเอกสารให้ดี เช่น จัดเก็บตามหน่วยงาน ประเภทเอกสาร หรือบุคคล ระยะเวลา และควรทำดัชนี (Index) ไว้ที่แฟ้มแต่ละแฟ้ม เพราะหากการจัดเก็บเอกสารไม่ดีก็ทำให้เสียเวลาค้นหามาก 2) การวางแผนล่วงหน้า โดยอาจทำเป็นรายสัปดาห์/เดือน จะทำให้มีการคิดและมองสิ่งต่างๆ รอบคอบขึ้น ทำงานต่อเนื่องได้มากขึ้น และสามารถเลือกใช้วิธีที่ดีที่สุด 3) การเขียนคู่มือการทำงานให้ตนเองแบบง่ายๆ เช่น เขียนขั้นตอนการทำงาน เอกสารที่ต้องใช้ ข้อควรระวัง ปัญหาที่มักเจอและวิธีแก้ หน่วยงานที่ต้องติดต่อ ช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น เร็วขึ้น โดยเฉพาะงานที่ไม่ต้องทำเป็นประจำทุกวัน ซึ่งอาจจะทำให้ลืมขั้นตอนต่างๆ ได้ 4) ทิ้งเอกสารที่ไม่ใช้ หรือต้องเก็บเข้าแฟ้มใดก็เก็บเลย จะได้ไม่ต้องมาเสียเวลามาเก็บภายหลัง ซึ่งจะทำให้เสียเวลานานกว่ามาก และ 5) เมื่อดูเอกสารรอบแรกแล้วมีข้อความสำคัญที่ต้องใช้ ก็ให้ใช้ปากกา Highlight ไว้ หรือมีความคิดเห็นอะไรเพิ่มเติมก็จดโน้ตไว้

เมื่อกลับมาดูอีกทีจะได้ไม่ต้องเสียเวลาอ่านใหม่ หรือเสียเวลากับการหาข้อมูล วิธีต่อไป คือ ลองเปลี่ยนตนเองสักหน่อย ซึ่งสามารถทำง่ายๆ โดยหลังเลิกงานทุกวัน หาเวลาสัก 10 นาที ทบทวนสิ่งต่างๆ ที่เกิดขึ้นตั้งแต่เช้าเย็น วิเคราะห์ดูว่างานที่ทำไปในวันนี้มีวิธีใดที่จะทำให้ง่ายขึ้น เร็วขึ้น หรือเหนื่อยน้อยลงบ้าง นอกจากนี้ ในทุกๆ สัปดาห์หรือเดือน ลองทบทวนตนเองว่าเวลาที่เกี่ยวเนื่องกับการทำงานหมดไปกับอะไรบ้าง การประชุม การโทรศัพท์ งานเอกสาร สิ่งนั้นทำให้เกิดผลผลิตหรือไม่ กิจกรรมใดควรตัดออกไป ทำอย่างไรให้เหนื่อยน้อยลง แต่ได้งานเหมือนเดิม หรือมากขึ้น

นอกจากนี้ ลองหัดเติมเสน่ห์ให้ตนเองด้วยการรู้จักรักษาความสัมพันธ์ ติดต่อกับผู้อื่นอยู่เสมอ ความมีเสน่ห์จะช่วยให้การทำงานราบรื่นขึ้น มีคนให้ความร่วมมือในการทำงานมากขึ้น หากไม่เห็นด้วย หรือมีความคิดเห็นให้พูดออกไป ซึ่งจะเป็นข้อมูลให้คนอื่นมองเห็นหลายๆ ด้าน ถึงแม้จะเปลี่ยนแปลงไม่ได้ แต่อย่างน้อยก็ถือว่าเราได้แสดงความสามารถ และไม่โดนตำหนิภายหลังว่ารู้แล้วทำไมไม่พูด นอกจากนี้การรู้ว่าควรทำงานตอนไหน งานไหนทำก่อนหลัง ทำให้เหนื่อยน้อยลงได้มาก

เพราะการไม่ทำงานสำคัญก่อน จะต้องมาเร่งทำแข่งกับเวลา เป็นสิ่งที่สร้างความเครียด หากเริ่มทำงานสิ่งใดพยายามทำให้สำเร็จเป็นอย่างๆ นะครับ การทำงานที่เปลี่ยนไปเปลี่ยนมาจะทำให้ไม่มีความต่อเนื่อง ลืมบางสิ่งบางอย่าง และอาจทำให้เบื่อได้ เพราะจะรู้สึกว่าไม่มีอะไรสำเร็จสักอย่าง และทำให้ต้องเหนื่อยมากกว่าเดิม ที่สำคัญ เราต้องตั้งเป้าการทำงานประจำวัน ทำให้การทำงานสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมุ่งมั่นให้ได้ไปตามนั้น การที่สามารถทำอะไรให้สำเร็จได้ทุกวัน จะทำให้รู้สึกว่ามีความคืบหน้าทุกวัน และความเหนื่อยจะน้อยลง พยายามฝึกพูดให้สั้น ตรงประเด็น เข้าใจง่าย มีการสรุปสาระสำคัญ สามารถสื่อให้คนฟังเข้าใจได้อย่างถ่องแท้