“Remote Working” วิถีใหม่ที่ช่วยบริหารองค์กรยุค New Normal ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดย Tomasz Grabowski ผู้จัดการฝ่ายผลิตภัณฑ์ของ บริษัท Comarch

แต่ในมุมมองอีกด้านหนึ่ง ในระยะยาวผู้บริหารหลายท่านกลับมองว่าการทำงานในลักษณะเดิมหรือการพบปะเจอหน้าโดยตรงกับลูกค้า และการที่พนักงานทำงานในออฟฟิศเหมือนเดิมจะมีผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพมากกว่า และสามารถควบคุมการทำงานของพนักงานได้ดีกว่าการทำงานแบบ Remote working

วิธีการปฏิบัติ Remote Working ส่วนใหญ่นั้นจะเป็นลัษณะของการเลือกใช้เพียงแค่ไม่กี่วันในหนึ่งเดือน และถูกพิจารณาเป็นสวัสดิการเพิ่มเติมให้กับพนักงานในองค์กร เหตุผลที่ Remote Working ไม่สามารถถูกปรับใช้ได้ตลอดเวลาเนื่องจาก ผู้บริการขาดความไว้ใจในตัวพนักงาน และอยากที่จะควบคุมการทำงานของพนักงานอย่างใกล้ชิด และการติดตั้ง Software ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของพนักงาน เพื่อเช็คว่าพนักงานนั้นทำงานตามที่ได้รับมอบหมายอยู่หรือไม่นั้น ก็เป็นเรื่องที่ปกติมากสำหรับ Remote Working.

สิ่งที่ผู้บริหารคิดกับสิ่งที่เป็น

มีข้อมูลที่น่าสนใจจากเว็บไซต์ Vouchercloud.com ซึ่งเป็นข้อมูลเกี่ยวกับสัดส่วนการใช้เวลาในที่ทำงานของพนักงานในองค์กร เพื่อเป็นการวัดผลว่า เวลาส่วนใหญ่หมดไปกับกิจกรรมใดบ้าง มีประสิทธิภาพแค่ไหน ซึ่งผลสำรวจโดยปกตินั้นค่าเฉลี่ยของชั่วโมงการทำงานที่ออฟิศในแต่ละวันนั้นอยู่ที่ 8.8 ชั่วโมงต่อวัน สิ่งที่พลิกล็อคจากสิ่งที่ผู้บริหารคิดนั่นก็คือพนักงานได้โฟกัสกับงานของตัวเองจริงๆเพียงแค่ 3 ชม.เท่านั้นส่วนเวลาที่เหลือเกินครึ่งหมดไปกับกิจกรรมที่ไม่เกี่ยวกับการทำงานเช่นการเล่นโซเชียลเน็ทเวิร์ค การอ่านข่าวในอินเตอร์เน็ต การนินทาเพื่อนร่วมงานและการชงกาแฟ

ซึ่งพฤติกรรมเหล่านี้เป็นพฤติกรรมที่ควรจะปฏิบัติที่บ้านมากกว่าที่ทำงาน

อย่างไรก็ตาม ยังมีรายงานจาก Willis Towers Watson เปิดเผยว่า Remote Working นั้นไม่ได้ลดประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานอย่างที่ผู้บริหารคิด ยังมีงานวิจัยอีกชิ้นหนึ่งที่ชี้แจงว่า 67% ของบริษัทที่เข้าร่วมการวิจัยนั้น หลังจากเกิดโรคระบาด มีพนักงานมากกว่า 3 ใน 4 เลือกที่จะทำงานแบบ Remote working ในขณะที่ก่อนโรคระบาดจะเกิดขึ้นนั้น Remote working ถูกใช้เพียง 56% ของบริษัทที่ได้ตอบแบบสอบถาม โดยมีพนักงานที่เลือกทำงานแบบ remote working น้อยกว่า 10%

การบริหารเวลาให้ดี

อ้างอิงจากงานวิจัยของ Gartner มีเพียง 30% ของพนักงานที่ตอบแบบสอบถามเท่านั้น ที่เคยทำงานแบบ Remote working ก่อนที่จะเกิดโรคระบาด

หมายความว่าพนักงานส่วนใหญ่ไม่ได้ถูกฝึกฝนให้ปฏิบัติงานในลักษณะ Remote Working มาก่อน ส่งผลให้ความสามารถในการบริหารพนักงานที่ทำงานแบบ Remote Working เป็นเรื่องที่จำเป็นสำหรับผู้บริหารทุกคนที่ต้องเรียนรู้และทำความเข้าใจ

เพื่อเอื้ออำนวยให้การทำงานแบบ Remote Working เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพนั้น จะต้องประกอบไปด้วยวิธีการหรือกระบวนการที่ถูกต้องประกอบกับเครื่องมือที่เหมาะสม ในส่วนของกระบวนการนั้น พนักงานจะต้องได้รับความยืดหยุ่นสูง มีอิสระในการทำงาน ไม่ถูกจับตามมองในการทำงานมากจนเกินไป เป็นสิ่งที่ผู้บริหารจะต้องพิจารณาด้วยเช่นกัน

ในขณะเดียวกัน สปิริตของทีม หรือสภาพจิตใจของทีมงานก็เป็นเรื่องที่สำคัญ เนื่องจากบรรยากาศในการทำงานที่บ้าน หรือการทำงานแบบ Remote working จะทำให้พนักงานส่วนใหญ่รู้สึกห่างเหินจากบรรยากาศการทำงานใกล้ชิดกับทีมงานของตัวเอง ซึ่งอาจจะส่งผลกระทบต่อบทบาทการประสานงานระหว่างตนเองและเพื่อนร่วมงาน ที่ทำให้การประสานงานนั้นขาดตอนก็เป็นได้ สุดท้ายนี้ การทำงานแบบ Remote Working นั้น สิ่งสำคัญที่ควรจดจำไว้เป็นหลักเพื่อให้การประสานงานระหว่างทีมงานเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพคือ สมาชิกในทีมแต่ละคนจะต้องบริหารเวลา และจัดเรียงความสำคัญ เพื่อเชื่อมต่อการทำงานกับสมาชิกในทีมได้อย่างเหมาะสม

เครื่องมือที่เหมาะสมกับ Remote Working

การทำงานแบบ Remote working นั้นจะต้องมีเครื่องมือที่ดี ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยังมีความปลอดภัยสูง (ชมวิดีโอ)

เครื่องมือแรกที่ควรจะมีคือ ระบบเครือข่ายที่ใช้เชื่อมต่อระหว่างองค์กรอย่าง VPN ( Virtual Private Network) และมีระบบการเข้าถึงเครือข่ายผ่าน Tokens ที่เปรียบเสมือนเป็นตั๋วหรือบัตรผ่านยืนยันตัวตนเพื่อเข้าสู่ฐานข้อมูลขององค์กร ส่วนเครื่องมืออื่น ๆ ที่ควรเตรียมไว้อาจจะเป็น Geolocation ที่ทำงานผ่านสัญญาณ Global Positioning System ( GPS ) ที่สามารถระบุสถานที่ที่พนักงานปฏิบัติหน้าที่อยู่ได้ และ Internet Protocol Address ( IP Address ) ที่สามารถระบุเลขประจำเครื่องคอมพิวเตอร์ของพนักงาน  สาเหตุที่ต้องมีระบบรองรับการทำงานที่มากมายขนาดนี้ก็เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกให้พนักงาน สามารถเข้าถึงข้อมูลของบริษัทในระดับความสำคัญที่เหมาะสมกับบทบาทหน้าที่ของตัวเองได้ จะเป็นประโยชน์อย่างมาก โดยเฉพาะเวลาที่พนักงานต้องเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับ เช่นข้อมูลเกี่ยวกับการเงินภายในองค์กร เป็นต้น

อีกหนึ่งเครื่องมือที่ขาดไม่ได้สำหรับการทำงานแบบ Remote Working ก็คือ Document Signer หรือ ระบบที่ช่วยในการเซ็นต์เอกสารต่าง ๆ ในลักษณะของเอกสารแบบดิจิตอล เช่น ไฟล์ที่มีนามสกุล PDF เป็นต้น และยังสามารถใช้ในกระบวนการวางบิล การเซ็นต์สัญญาต่าง ๆ หรือ ลงทะเบียนออนไลน์ เพื่อสมัครโครงการของรัฐที่สนับสนุนทางด้านการเงินสำหรับผู้ที่ได้ผลกระทบในช่วงวิกฤตโรคระบาด

ปรับตัวเพื่ออยู่รอด

บรรดาองค์กรที่สามารถนำ Remote Working มาปรับใช้ในองค์กรได้อย่างรวดเร็ว ก็เท่ากับช่วยเพิ่มโอกาสทางธุรกิจขององค์กร ให้อยู่รอดปลอดภัยในช่วงวิกฤตได้ดี ผลจากงานวิจัยต่าง ๆ และประสบการณ์ตรงที่ทุกบริษัทและพนักงานทั่วโลกพบเจอนั้น การยึดความต้องการของพนักงานเป็นที่ตั้ง ประกอบกับการปรับตัวอย่างรวดเร็วกับสัญญาณของตลาดที่เปลี่ยนไป ถือว่าเป็นยาครอบจักรวาลสำหรับป้องกันวิกฤตในยุคปัจจุบันได้เป็นอย่างดี

แนวทางปฏิบัติดังกล่าวจะส่งผลให้พนักงานในองค์กรมีส่วนร่วมมากขึ้น ซึ่งจะเป็นส่วนสำคัญในการฟื้นฟูความมั่นคงขององค์กร และนำพาธุรกิจให้ประสบความสำเร็จได้ตามเป้าหมาย

สนใจเรียนรู้การผสมผสานระหว่างความปลอดภัย และความสะดวกสบายเพิ่มเติม สามารถดาวน์โหลด white paper ของเราตามลิ้งค์ที่อยู่ด้านล่างนี้