เทคนิคการสื่อสารของผู้บริหาร

....ริต้า ทัพภมาน

การสื่อสารหากต้องการให้มีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผล และยิ่งเป็นการสื่อสารเกี่ยวกับธุรกิจแล้ว ผู้ส่งสาร ผู้รับสาร หรือแม้กระทั่งสารที่ส่ง ต่างมีส่วนสำคัญทั้งสิ้น

และหากมีส่วนใดส่วนหนึ่งเกิดความผิดพลาดขึ้น การสื่อสารในครั้งนั้นๆ ก็อาจล้มเหลวอย่างไม่เป็นท่า และอาจสร้างความเสียหายให้กับบริษัท

โดยเฉพาะยิ่งเป็นเจ้าของกิจการหรือผู้บริหารแล้ว การสื่อสารยิ่งเป็นสิ่งสำคัญ เพราะนอกจากจะติดต่อสื่อสารเรื่องธุรกิจกับบุคคลภายนอกแล้ว การสื่อสารให้กับบุคคลภายในหรือพนักงานของตน ก็เป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้าม

เมื่อสัปดาห์ที่แล้วได้พูดไปในเรื่องเคล็ดลับ 7C ที่จะทำให้การสื่อสารของเรามีความผิดพลาดน้อยลง สัปดาห์นี้จะขอกล่าวถึงเทคนิคการสื่อสารของผู้บริหาร ที่ผู้เขียนได้มีโอกาสอ่านบทความหนึ่งที่เล็งเห็นว่าเป็นประโยชน์กับทุกท่าน ดังนี้

1.ต้องมีความเข้าใจอยู่กับเรื่องต่างๆ เรื่องที่จะพูด เรื่องที่จะสื่อสารคืออะไร มีความเข้าใจเรื่องนั้นลึกซึ้งเพียงใด จุดมุ่งหมายของเรื่องนั้นคืออะไร การสื่อสารต้องมุ่งเน้นไปทางใดบ้าง แล้วก็ลำดับความนึกคิดในเรื่องที่จะสื่อสารให้ต่อเนื่องกัน

ดังนั้น การสื่อสารที่มีประสิทธิผลของผู้บริหารข้อที่ 1 คือต้องเข้าใจในเรื่องต่างๆ

2.มีทักษะในการสื่อสาร การพูดเป็นวิธีสื่อสารที่ 1 อาจจะมองกันว่าเป็นวิธีง่ายไม่สลับซับซ้อนเหมือนกับการสื่อสารด้วยวิธีอื่น แต่การสื่อสารด้วยการพูดต้องอาศัยบุคลิกภาพในการแสดงออกอย่างมากตั้งแต่การใช้ภาษา น้ำเสียง การยืน ท่าทาง อากัปกิริยาต่างๆ สิ่งเหล่านี้ต้องมีความสัมพันธ์กัน

3.ต้องเป็นคนช่างสังเกต เรียนรู้ได้เร็วและมีความจำดี การสื่อสารที่ดีผู้ส่งสารคือผู้บริหารจะต้องคำนึงถึงสถานการณ์ กาลเทศะและตัวบุคคลด้วย ไม่ใช่เพียงใช้คำพูดที่ดีโดยไม่คำนึงถึงสถานการณ์ต่างๆ

4.ต้องมีความคิดสุขุม รอบคอบ จุดมุ่งหมายอันแท้จริงของการสื่อสารก็คือทำให้ผู้รับสารได้เข้าใจสารอย่างของผู้บริหารอย่างแท้จริง มีการยอมรับและทำตามที่ผู้บริหารต้องการ

5.ในการสื่อสารแต่ละครั้ง ผู้บริหารควรจะเตรียมตัวหรือวางแผนล่วงหน้าในการที่จะเสนอข่าวสารให้กับผู้ปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง และก็มีประสิทธิภาพ นอกจากนี้จะต้องมีศิลปะและเทคนิคการจูงใจคนอีกด้วย

6.การพูดนั้น เนื้อหาสาระเป็นสิ่งที่มีความสำคัญอย่างมากทีเดียวที่จะทำให้ผู้ฟังเกิดความสนใจและติดตามฟัง แต่อีกสิ่งหนึ่งที่จะต้องพิจารณาด้วยคือลักษณะน้ำเสียงในการพูด อันนี้เขาให้ผู้บริหารได้ตระหนักให้มีศิลปะในการที่จะจูงใจคน

7.มีความสามารถแยกแยะและจัดระเบียบข่าวสารต่างๆ ให้เป็นผู้ฟังที่ดี อย่าพยายามให้ผู้อื่นเข้าใจท่านฝ่ายเดียว แต่ท่านต้องเข้าใจผู้อื่นด้วย คือจะต้องสามารถสร้างความเข้าใจให้กับผู้เกี่ยวข้องในการปฏิบัติงาน และระหว่างหน่วยงานต่างๆ

จาก 7C ในสัปดาห์ที่แล้ว และ 7 ข้อที่กล่าวไปข้างต้น คงเป็นสิ่งที่เจ้าของธุรกิจหรือผู้บริหารคุ้นเคยกันอยู่แล้ว อยู่ที่ว่าจะสามารถประยุกต์ใช้กับตนเองได้มากน้อยเพียงใด

แนวทางต่างๆ ที่ว่านี้เปรียบเสมือน Guide Line ให้กับทุกท่านเพื่อลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการติดต่อสื่อสาร และในขณะเดียวกันเพื่อเพิ่มโอกาสทางธุรกิจที่จะเกิดขึ้นจากการติดต่อสื่อสารได้อีกด้วย