7Cเคล็ดลับการสื่อสารที่ดีของผู้บริหาร

....ริต้า ทัพภมาน

ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจากการทำงาน ส่วนใหญ่มักมีสาเหตุมาจากการสื่อสารที่มีความเข้าใจที่ไม่ตรงกัน หรือเกิดจากการสื่อสารที่ไม่ชัดเจน ไม่ครบถ้วนสมบูรณ์ ทั้งการสื่อสารกับบุคคลภายนอก ไม่ว่าจะเป็นลูกค้า คู่ค้า หรือแม้แต่การสื่อสารภายในองค์กรกันเอง

หลังจากได้มีโอกาสอ่านบทความที่ถือได้ว่าเป็นเคล็ดลับอีกแบบหนึ่งของการสื่อสารที่ดี ที่จะเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีของการส่งสารหรือรับสาร เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น ที่เจ้าของกิจการ ผู้ประกอบการ หรือผู้บริหารสามารถนำไปใช้กับองค์กรของตนเอง กับ 7C ซึ่งจะขอกล่าวดังต่อไปนี้

ซีตัวที่ 1 Credibility คือความน่าเชื่อถือ หมายถึงสารที่สามารถทำให้ผู้รับสารเกิดความเชื่อถือในสารนั้นๆ ไม่ว่าจะสื่อสารกับใคร หรือระดับใดก็ตาม ความน่าเชื่อถือของข้อมูลถือเป็นสิ่งที่ควรให้ความสำคัญ

ตัวที่ 2 Content สาระ ว่าสารนั้นมีสาระให้เกิดความพึงพอใจ เร่งเร้าและชี้แนะให้เกิดการตัดสินใจได้ในลักษณะอย่างไรบ้าง

ตัวที่ 3 Clearly ความชัดเจน หมายถึงการเลือกใช้คำหรือข้อความที่เข้าใจง่ายๆ ข้อความไม่คลุมเครือ มีความชัดเจน ถูกต้อง ครบถ้วนนั่นเอง

ตัวที่ 4 Context ความเหมาะสมกับโอกาส หมายถึงการเลือกใช้ภาษาและใช้สิ่งที่ส่งสารตลอดจนผู้รับเหมาะสมกับสังคม วัฒนธรรมและสิ่งแวดล้อมนั้นๆ เพียงใด

ตัวที่ 5 Channel ช่องทางการส่งสาร หมายถึงการเลือกวิธีการส่งข่าวสารได้เหมาะสมและรวดเร็วที่สุดในลักษณะไหน ซึ่งในปัจจุบันนี้ช่องทางในการส่งสารนั้นมีมากมาย ที่นิยมมากที่สุดนอกจากทางโทรศัพท์แล้วคงหนีไม่พ้นการส่งสารผ่านอีเมลนั่นเอง สิ่งที่พึงระวังก็คือ email address ในการจัดส่ง หากส่งผิดข้อความ ผิดบุคคล ความเสียหายอาจเกิดขึ้น

ตัวที่ 6 Continuity Consistency ความต่อเนื่องและแน่นอน การสื่อสารควรกระทำอย่างต่อเนื่องและมีความแน่นอนถูกต้อง

ตัวที่ 7 Clarity of Audience ความสามารถของผู้รับสารนั่นเอง หมายถึงการเลือกใช้วิธีการส่งสารซึ่งมั่นใจว่าผู้รับสารจะสามารถรับสารได้ง่ายและสะดวกโดยคำนึงถึงความรู้ เจตคติ อุปนิสัย ทักษะการใช้ภาษา สังคมวัฒนธรรมของผู้รับสารเป็นสำคัญ

จาก 7 ซี สำหรับการสื่อสารที่ดีที่กล่าวไปนี้ คงเป็นแนวทางของการสื่อสารที่จะสามารถช่วยลดความเสี่ยงของการผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นในเรื่องของการรับสาร ส่งสาร หรือติดต่อสื่อสารในรูปแบบต่างๆ ได้เป็นอย่างดี แน่นอนว่าการสื่อสารในแต่ละครั้งนั้น ทักษะการฟัง พูด อ่าน และเขียนยังคงมีความสำคัญที่ทำให้การสื่อสารนั้นๆ

เราควรให้น้ำหนักในทักษะแบบต่างๆ เท่าๆ กัน ไม่ใช่ว่าพูดอย่างเดียวแต่ไม่ยอมรับฟังผู้อื่น หรืออ่านอย่างเดียวโดยไม่ยุ่งกับใคร หรือเขียนโต้ตอบกันอย่างเดียวโดยไม่พูดไม่สื่อสารเพื่อทำความเข้าใจกันเลย แม้การสื่อสารจะมีความน่าเชื่อถือ ถูกต้อง ครบถ้วนอย่างไร ก็มีโอกาสเกิดความผิดพลาดขึ้นได้