จะมอบหมายหรือจมหายไปกับงาน

โดย ดร. อัจฉรา จุ้ยเจริญ

“ถึงแม้เรามีความสามารถพอที่จะทำอะไรก็ได้ แต่ไม่ได้หมายความว่าเราจะทำทุกอย่างด้วยตนเองได้” เมื่อบุคลากรได้รับการเลื่อนตำแหน่งขึ้นเป็นหัวหน้างานหรือผู้จัดการ อุปสรรคหนึ่งในการสร้างผลการปฏิบัติงานให้ได้ตามความคาดหวัง คือการมอบหมายงาน ด้วยเป็นหนึ่งในบทบาทใหม่ ที่ไม่คุ้นชินในงานเดิมซึ่งไม่มีลูกน้อง

แต่เมื่อมีลูกน้อง และต้องมอบหมายงานให้ลูกน้องทำ มักพบปัญหาเช่น เกรงใจลูกน้อง ให้ลูกน้องทำแล้วช้าไม่ทันใจ จึงเอางานนั้นกลับมาทำเอง ถ้าไม่เปลี่ยนแปลงหรือพัฒนาทักษะการมอบหมายงาน ก็จะกลายเป็นผู้จัดการที่มีตำแหน่ง แต่ยังปฏิบัติตัวเป็นลูกน้องเหมือนเดิม หรือต้องเผชิญผลที่ตามมาคือ งานท่วมตัว เพราะอยากทำเองทุกอย่าง จึงมีคำพูดที่บอกว่า “Delegate or Die” คือ จะมอบหมายหรือจะจมหายไปกับงาน

ประโยชน์ของการมอบหมายงานที่ดีมีมากมายเช่น ทำให้หัวหน้าสามารถไปทำงานระดับกลยุทธ์ได้มากขึ้น เป็นการพัฒนาทักษะของผู้ใต้บังคับบัญชา สร้างการมีส่วนร่วมและความเป็นเจ้าของงาน งานสัมฤทธิ์ผลเร็วขึ้น และแสดงถึงภาวะผู้นำที่ดีของหัวหน้า

เมื่อสัมภาษณ์หัวหน้าเก่งๆ ว่าการมอบหมายงานให้มีประสิทธิภาพเป็นอย่างไร พวกเขาจะพูดคล้ายๆ กันว่า ควรระบุผลลัพธ์ที่คาดหวังของงานอย่างชัดเจน บอกเหตุผลที่มอบหมายงานนี้ให้เขาทำ บอกขอบเขตที่ผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถตัดสินใจเองได้ ถ้ามีความจำเป็นในการประสานงานในทีม หรือต่างทีมให้รวดเร็วและราบรื่น ควรบอกผู้ที่เกี่ยวข้องในการประสานงานให้ทราบทั่วถึงกันด้วย

สิ่งที่ไม่ควรทำในการมอบหมายงาน คือ หนึ่ง โบ้ยงานจุกจิกที่ตนเองไม่ชอบให้ลูกน้องทำ เป็นงานที่ไม่มีความหมายและลูกน้องไม่ได้พัฒนาอะไร สอง คาดหวังว่าผลที่ออกมา จะเหมือนที่ตนเองทำได้ทันที สาม มอบหมายตามอำเภอใจไม่มีแผน สี่ คือ มอบหมายเสร็จแล้ว ติดตามจุกจิกมากไป และห้า เมื่อผลงานออกมาดี ไม่ได้ให้เครดิตลูกน้อง แต่ยึดมาเป็นผลงานตนเอง

สำหรับงานที่ไม่ควรมอบหมายก็มีเช่นกัน ยกตัวอย่างเช่น

• มอบหมายหน้าที่การมอบหมายงาน (ให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาของเรา) ให้คนอื่นทำแทน ถ้างานนั้นมาจากเรา ก็ควรอธิบายด้วยตนเอง

• การประเมินผลการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชา

• การลงโทษทางวินัย

• การให้ Feedback กับผู้ใต้บังคับบัญชาที่มีพฤติกรรมไม่สร้างสรรค์

• การให้คำชื่นชมและกำลังใจเมื่อผลงานออกมาดี

• การสนับสนุนด้วยการโค้ช เพื่อการพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชา

• งานที่ซับซ้อนและตนเองก็ยังเข้าใจไม่ดีพอ

“ถ้าเรามอบหมายงาน เราสร้างลูกน้องที่ดี แต่ถ้าเรามอบหมายการตัดสินใจด้วย เรากำลังสร้างผู้นำที่ดี” ดังนั้นการมอบหมายงานที่ดี ควรมอบหมายการตัดสินใจให้กับผู้ที่ปฏิบัติงานด้วย

อย่างไรก็ตาม จำเป็นต้องประเมิน 3 เรื่องนี้ ก่อนมอบหมายการตัดสินใจ คือ 1.ประเมินความสามารถของผู้ใต้บังคับบัญชา 2.ลักษณะของงาน และ 3.กรอบเวลาที่มี เช่น หากลูกน้องยังมีความสามารถน้อยและขาดประสบการณ์ อาจให้ลูกน้องไปหาข้อมูลและวางแผน และให้กลับมาบอกให้ทราบก่อน ถ้าลูกน้องพอมีความสามารถมากขึ้น ให้เขามาแนะนำได้เลยว่าอยากจะทำอย่างไร และถ้าเก่งขึ้นอีกและมีประสบการณ์แล้ว ก็ปล่อยให้ลงมือทำได้เลย ไม่ต้องมาบอกว่าจะทำอย่างไร เพียงตกลงกันว่าจะรายงานความคืบหน้าและผลลัพธ์กันในรูปแบบใดและเมื่อไหร่ดี

นอกจากดูที่ความสามารถของคนแล้ว หัวหน้าที่ดีมักดูที่ความมุ่งมั่นกระตือรือร้นด้วย เรียกสั้นๆ ว่าดูที่ใจ เพราะถ้าสังเกตว่า

• มีความสามารถและมีใจ ก็คงไม่ต้องยื่นมือเข้าไปช่วยอะไร แต่พยายามให้งานที่เขาได้พัฒนาศักยภาพตนเอง ได้ปูทางและพัฒนาทักษะไปสู่ความก้าวหน้า และสนับสนุนอยู่ห่างๆ

• แต่ถ้ามีความสามารถแต่หมดใจ ก็ต้องสนับสนุนด้วยการโค้ช เพราะต้องค้นหาก่อนว่าอะไรที่ทำให้หมดใจ

• แต่ถ้ามือก็ตก ไฟก็มอด แต่งานก็ต้องเดิน การมอบหมายงานก็ต้องใกล้ชิดติดตามเป็นพิเศษเพื่อให้งานเดิน และหาโอกาสสนทนากันเพื่อหาทางออกที่จะเปลี่ยนแปลงสถานการณ์ที่เป็นอยู่

หากวันนี้ ยังไม่มอบหมายงาน เพราะมองว่า ลูกน้องยังไม่พร้อม ทำเองดีกว่า คำถามง่ายๆ ที่ต้องถามตนเองคือ “แล้วถ้าไม่มอบหมายวันนี้ แล้วเมื่อไหร่ลูกน้องจะพร้อม”