5 สิ่งที่ผู้จัดการมือใหม่ต้องทำ

เรื่อง แมงโก้หวานภาพ เอเอฟพี

พอเข้าสู่ปีใหม่หลายๆ คนโชคดี บางคนได้โบนัสหลายเดือน บางคนได้ขึ้นเงินเดือน แต่ก็มีบางคนได้เลื่อนตำแหน่งสูงขึ้น เช่น เลื่อนตำแหน่งจากหัวหน้างานมาเป็นผู้จัดการ แน่นอนการได้เลื่อนตำแหน่งคนได้เลื่อนก็ต้องดีใจ เพราะมันคือความเชื่อถือที่ผู้บริหารระดับสูงหรือเจ้าของบริษัทมอบให้ ทว่ากับตำแหน่งใหม่ที่สูงขึ้นและไม่เคยเป็นมาก่อนบางคนก็ไม่รู้ว่าต้องทำตัวอย่างไรจะได้สมกับตำแหน่งหน้าที่และเงินเดือนที่สูงขึ้น เรามีคำแนะนำจากผู้ที่เคยมีประสบการณ์กับเรื่องแบบนี้มาก่อนมาบอก

ทองพันชั่ง พงษ์วารินทร์ วิทยากร นักเขียนและที่ปรึกษาอิสระด้านการบริหารอุตสาหกรรมและการจัดการปฏิบัติการ กรรมการผู้จัดการ บริษัท บีที คอร์เปอเรชั่น กล่าวว่า เมื่อสิบกว่าปีก่อนเขายังจำได้แม่นยำแม้เหตุการณ์นั้นจะผ่านมานานแล้ว วันแรกที่รู้ว่าจะได้ทำงานตำแหน่ง ผู้จัดการ ความรู้สึกที่เกิดขึ้นคือดีใจสุดๆ เพราะเป็นสิ่งที่รอคอย แต่หลังจากนั้นความคิดที่วิ่งตามมาคือเราต้องทำอะไรบ้างให้สมตำแหน่งผู้จัดการ

ทองพันชั่ง บอกว่า เขาได้นำเอาแนวคิดด้านการจัดการสำหรับผู้จัดการที่นักวิชาการได้ให้คำนิยามไว้มาสรุปสั้นๆ ได้ 4 ประการ ได้แก่ การวางแผน (Planning) การจัดองค์กร (Organizing) การนำทีม (Leading) และการควบคุม (Controlling) และอาจเพิ่มการประเมินผล (Evaluation) เข้าไปด้วย มาประยุกต์เป็นแนวทางการปฏิบัติสำหรับผู้จัดการมือใหม่ ดังนี้

1.สร้างความแตกต่างระหว่างตำแหน่งเก่ากับตำแหน่งใหม่ ยกตัวอย่าง สมัยก่อนทำงานตำแหน่งหัวหน้างานอาจไม่ค่อยได้วางแผนกลยุทธ์ หรือกำหนดแนวทางในการปฏิบัติงานมากนัก เพราะวันๆ ง่วนอยู่กับหน้างาน ดังนั้นเพื่อสร้างความแตกต่างควรเรียนรู้ที่จะบริหารจัดการเชิงกลยุทธ์ และให้ความสำคัญเกี่ยวกับวิสัยทัศน์ พันธกิจ เป้าหมาย และการกำหนดแผนการปฏิบัติงาน (Action Plan) ให้มากขึ้น

2.สร้างผลลัพธ์ของงานให้โดดเด่นกว่าที่เคย โดยการแปลงวิสัยทัศน์ พันธกิจ และเป้าหมายออกมาเป็นแผนปฏิบัติงาน และผลักดันให้แผนงานนั้นบรรลุเป้าหมาย โดยเริ่มจากสื่อสารแผนงานที่กำหนดไว้ให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบ ลงมือปฏิบัติ กระตุ้น จูงใจ ให้ความช่วยเหลือ แนะนำ เพื่อทำให้ผลงานบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ให้ได้

3.กระจายงานอย่างมืออาชีพ โดยเรียนรู้ที่จะมอบหมายและติดตามงาน การกระจายงานให้ ลูกน้องทำคือหน้าที่หลักของผู้จัดการ ซึ่งทำได้โดยการศึกษางาน ศึกษาคน เพื่อการมอบหมายคนให้เหมาะกับงานมากที่สุด เมื่อมอบหมายงานแล้วอย่าลืมติดตามและประเมินผลงานอย่างเหมาะสมด้วย เน้นว่าไม่ควรนำงานของหัวหน้างาน หรือในตำแหน่งเก่ามาทำ เราต้องทำงานให้เหมาะสมกับหน้าที่และความรับผิดชอบ ตามใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) ให้สมบูรณ์

4.กล้าตัดสินใจในเรื่องสำคัญมากกว่าเดิม การตัดสินใจจะวัดว่าใครคือผู้นำหรือผู้ตาม และใครจะเป็นผู้นำตัวจริงหรือตัวปลอม ดังนั้นควรศึกษาเรียนรู้และพัฒนาทักษะการแก้ไขปัญหาและตัดสินใจให้ดีขึ้น ที่สำคัญต้องหาโอกาสแสดงความสามารถในการตัดสินใจเรื่องต่างๆ ในฐานะที่เป็นผู้จัดการอย่ากลัวการตัดสินใจผิดจนไม่กล้าตัดสินใจ หรือปล่อยเวลาให้ล่วงเลยจนสถานการณ์ย่ำแย่จนถึงที่สุดแล้วค่อยตัดสินใจ

5.พัฒนาลูกน้อง หรือเพื่อนร่วมงาน โดยพัฒนาพวกเขาโดยกำหนดแผนการพัฒนาความรู้ ทักษะ และความเข้าใจเกี่ยวกับกฎระเบียบ ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ถูกต้อง รวมไปถึงเรื่องการปรับทัศนคติเชิงบวก และการทำงานเป็นทีม โดยเราควรพัฒนาทั้งแบบรายบุคคลและทั้งกลุ่ม เมื่อพวกเขามีความรู้ ทักษะและทัศนคติที่ดีต่อการปฏิบัติงานแล้วการทำงานของเราก็จะราบรื่น ผลงานก็จะออกมาดีอย่างแน่นอน

จากแนวทางทั้งห้านี้ถ้าทำตามแบบ PDCA คือ การวางแผน (Planning) การลงมือปฏิบัติ (Do) การตรวจสอบ (Check) และการสร้างมาตรฐาน (Action) อย่างต่อเนื่องผ่านการเรียนรู้จากสิ่งที่เผชิญมาทั้งความสำเร็จและล้มเหลว และพัฒนาตนเองในด้านต่างๆ ให้ดียิ่งขึ้น เชื่อว่าไม่นานจะเป็นผู้จัดการและผู้นำที่ทุกองค์กรต้องการอย่างแน่นอน n