การทำงานแบบ ‘ไร้กระดาษ’ ยกระดับการเซ็นสัญญาอิเล็กทรอนิกส์

เรื่อง : พริบพันดาว

ประสบการณ์ดิจิทัลของการทำงานแบบไร้กระดาษ (Paperless) มีนวัตกรรมหรือสิ่งใหม่ๆ เกิดขึ้นอยู่เสมอ โดยเฉพาะการทำงานเกี่ยวกับเอกสารในสำนักงาน

จากผลการสำรวจล่าสุดของ ไอดีซี หรือการปฏิรูปธุรกิจผ่านเวิร์กโฟลว์เอกสารอัจฉริยะ (Business Transformation Through Smarter Document Workflows) รายงานว่า องค์กรธุรกิจราว 72 เปอร์เซ็นต์ ระบุว่าการปรับปรุงกระบวนการด้านเอกสารจะช่วยเพิ่มความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า

แต่ในความเป็นจริงแล้ว 80 เปอร์เซ็นต์ของกระบวนการเหล่านั้นยังคงพึ่งพาเอกสารที่เป็นกระดาษ บริษัทต่างๆ ที่มุ่งเน้นการนำเสนอประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยม ไม่สามารถติดหล่มอยู่กับกระบวนการด้านเอกสารที่เชื่องช้าและไร้ประสิทธิภาพ เพราะลูกค้าต้องการหนทางที่ดีกว่า

หนึ่งในปัญหาท้าทายสำคัญที่สุดสำหรับฝ่ายขายในองค์กรธุรกิจก็คือ การจัดการสัญญาตั้งแต่ขั้นตอนการเสนอราคาสู่ขั้นตอนการขาย กระบวนการนี้อาจยาวนานและมีความล่าช้าเกิดขึ้น ส่งผลให้รอบการขายช้าลงกว่าที่ควรเป็น

โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเอกสารเหล่านี้อยู่ในรูปแบบของกระดาษ องค์กรอื่นๆ เช่น หน่วยงานราชการ โรงพยาบาล และองค์กรที่มีพอร์ทัลสำหรับคู่ค้า พนักงาน หรือลูกค้าก็ประสบปัญหาที่คล้ายคลึงกัน และต้องการระบบงานที่เหมือนกับทีมงานฝ่ายขาย นั่นคือกระบวนการเซ็นชื่อและติดตามเอกสารสำคัญในลักษณะที่มีการรวมศูนย์และไร้รอยต่อ

"ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์" ช่วยลดระยะเวลาสำหรับงานเอกสาร จากเดิมที่ต้องใช้เวลาหลายวัน แต่ตอนนี้ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที สามารถอนุมัติได้อย่างรวดเร็ว

เทคโนโลยีช่วยให้สร้างความแตกต่างเหนือคู่แข่ง และใช้ในการปิดธุรกรรมได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เพื่อช่วยให้องค์กรธุรกิจปรับปรุงประสิทธิภาพ และสร้างรายได้ได้รวดเร็วมากขึ้นในโลกที่ขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีโมบาย

อะโดบีได้เปิดตัวรีลีสล่าสุดของ Adobe Sign ที่ทำงานร่วมกับ Sales force โดยสามารถรวมเข้ากับอีเมลได้โดยตรง เชื่อมโยงเข้ากับ Salesforce CPQ และเพิ่มไว้ใน Salesforce Community Cloud

อะโดบีได้ขยายการผนวกรวมใน 3 รูปแบบใหม่ ได้แก่ 1.สร้างสัญญาหรือเอกสารสำคัญอื่นๆ ใน Salesforce CPQ และส่งผ่าน Adobe Sign จากนั้น Adobe Sign จะปรับใช้กระบวนการ เซ็นเอกสารและเวิร์กโฟลว์ที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้าโดยอัตโนมัติ

2.สามารถเพิ่ม Adobe Sign ให้กับโปรแกรมอีเมล โดยใช้การผนวกรวม Salesforce

3.ลูกค้า ผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง คู่ค้า และพนักงาน สามารถเซ็นเอกสารภายในพอร์ทัล Salesforce Commu nity Cloud ได้โดยตรง มีประสิทธิภาพมากกว่ากระบวนการขายแบบเก่าที่ใช้อีเมลเป็นหลัก

คุณสมบัติใหม่นี้รองรับกระบวนการ ด้านเอกสารและการเซ็นชื่อแบบอัตโนมัติทุกที่ทุกเวลา สำหรับลูกค้าของ อะโดบีที่ใช้ Salesforce โดยพนักงานในองค์กรสามารถส่งเอกสารสำหรับ เซ็นชื่อได้โดยตรงจากภายในเวิร์กโฟลว์ Salesforce ที่มีอยู่ และผู้รับจะสามารถเซ็นเอกสารเหล่านั้นได้ง่ายๆ ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้งบนอุปกรณ์ ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม

ความสามารถใหม่ๆ ประกอบด้วย ดำเนินการโดยไม่ต้องออกจากอีเมล Adobe Sign รุ่นใหม่ประกอบด้วย 1.คอมโพเนนต์ Salesforce Lightning ที่ช่วยให้สามารถจัดการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับสัญญาต่างๆ ได้โดยตรงภายใน Gmail และ Microsoft Outlook โดยจะแสดงแผงควบคุมในอินบ็อกซ์ และแสดงข้อตกลง Salesforce ที่เชื่อมโยงกับรายชื่อ ผู้ติดต่อในอีเมล

2.การเซ็นชื่ออิเล็กทรอนิกส์จากภายในพอร์ทัล Community Cloud องค์กรธุรกิจที่ใช้พอร์ทัล Commu nity Cloud จะสามารถเพิ่มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้ทุกคนบนพอร์ทัลสามารถเซ็นสัญญาจากพอร์ทัลดังกล่าวได้โดยตรง แทนที่จะต้องค้นหาอีเมลแต่ละฉบับที่มีสัญญา และเอกสารที่เซ็นแล้วจะถูกส่งกลับไปที่ทีมงานใน Salesforce โดยอัตโนมัติ

และ 3.เทมเพลตข้อตกลง Adobe Sign พร้อมใช้งานสำหรับ Salesforce CPQ สร้างและจัดการสัญญาจาก Salesforce CPQ และส่งสัญญาดังกล่าวจาก Adobe Sign ภายใน Salesforce เทมเพลตเหล่านี้ช่วยให้ทีมงานฝ่ายขายสามารถตรวจสอบเวิร์กโฟลว์และนโยบายต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย และนำเสนอตัวเลือกด้านความปลอดภัยเพิ่มเติม

บริษัทต่างๆ ระดับโลก สามารถลดเวลาที่ใช้ในการเซ็นเอกสารได้ถึง 93 เปอร์เซ็นต์ หลังจากที่ผนวกรวมเทคโนโลยีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของ Adobe Sign เข้ากับธุรกรรม Salesforce ทั้งนี้ Adobe Sign พร้อมรองรับ Lightning ทำงานร่วมกับผลิตภัณฑ์ Salesforce ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น App Cloud, Community Cloud, Sales Cloud หรือ Service Cloud

เพราะฉะนั้นลูกค้าจึงได้รับประสบการณ์แบบไร้กระดาษที่ทันสมัย และขับเคลื่อนธุรกิจให้ก้าวไปข้างหน้าอย่างรวดเร็ว

อย่างไรก็ดี กระบวนการที่เร็วขึ้นไม่ควรส่งผลกระทบต่อการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ความโปร่งใส และความปลอดภัย ทีมงานฝ่ายขายสามารถตรวจสอบความคืบหน้าของรายงานข้อเสนอ ใบเสนอราคา และสัญญาที่ส่งออกไปเพื่อให้เซ็นชื่อ

ทั้งยังสามารถตั้งข้อกำหนดทางธุรกิจ เพื่อให้แน่ใจว่าจะมีการใช้ข้อมูลและเอกสารที่เหมาะสมอยู่เสมอ และมั่นใจได้ในการตรวจสอบความถูกต้องระดับสูงสุดด้วยเทคโนโลยีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ n