พิชิตเดดไลน์ ด้วยกระดาษแผ่นเล็ก

เรื่อง ราตรีแต่ง

การทำงานให้สำเร็จลุล่วงไปได้อย่างสมบูรณ์แบบ ส่งผลต่อกำลังใจของคนทำงานอย่างมาก ในแต่ละวันที่ต้องเผชิญการตัดสินใจในหลายๆ เหตุการณ์อยู่เสมอ ซึ่งอาจทำให้สมาธิแตกซ่านได้ เมื่อเหลือบไปมองเดดไลน์ และมักเป็นของคู่กันกับการทำงานหนักหน่วง เปรียบเหมือนกับเงาวิ่งไล่ล่าอย่างกระชั้นชิด

มีเคล็ดลับเล็กๆ แต่กลับเป็นเครื่องมือบริหารเวลาอันทรงประสิทธิผลที่เรียกว่า To-do-list ถ้ามีการวางแผนเขียน เป้าหมายชัดเจน งานทำได้ง่ายขึ้น เวลากลับมาดู To-Do ระหว่างวัน จะเหมือนเป็นการเปิดสวิตช์เครื่องยนต์ให้ทำงานอัตโนมัติเลยทีเดียว

งานใครหนักหนา ลองเริ่มต้นงานด้วยการเขียนสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันกันดีกว่า

เขียนบนกระดาษ Post-It

ลองเขียนไอ้เจ้า To-do-list นี่ แล้วจะประสบผลสำเร็จในการจัดการชีวิตได้ลุล่วง ก็เพราะหลายๆ คนคิดว่า To-do-list เขียนบนอะไรก็ได้ กระดาษ A4 พรินต์ออกมาเสียดิบดี หรือมีสมุดโน้ตก็สละ 1 หน้าไปเลยเอามาเขียน ซึ่งเป็นหลุมพรางที่จะทำให้เราถล่มลิสต์งานลงไปโดยไม่รู้ตัว เพราะเนื้อที่ว่างๆ พวกเราก็เผลอคิดว่ามันยังพอจะว่างๆ ได้ แต่ไม่ใช่

งานมากมายเรียงหน้าเข้ามา ทางเลือกที่ใช้ได้ผล คือ กระดาษสี Post It แทนกระดาษชนิดอื่น เพราะมันเล็ก เคลื่อนย้ายง่าย ติดบนสมุด คอมพิวเตอร์ โต๊ะทำงาน ติดกระดาษเขียนสิ่งสำคัญที่สุด 3 งาน ไปแปะไว้ในพื้นที่ที่เรากำลังทำงาน สีสันสดก็ทำให้เราเห็นง่าย เตะตาเตือนใจกันให้โดนๆ ไปเลย

เขียนให้น้อย

แม้ว่า Post It จะจำกัดด้วยพื้นที่ย่อส่วนให้เขียนได้น้อยแล้ว วิธีที่ดีกว่าคือให้ต้องกำหนดจำนวน To-Do ใน Post It เช่น สัญญากับตัวเองว่าจะเขียนแค่ 3 ข้อ ที่ต้องการ ให้มันเสร็จลุล่วง แม้ว่ามีงานเยอะกว่า 3 ข้อนั้นก็ตาม แต่ขอให้เขียนแยกไว้อีกแผ่นหนึ่ง แต่บน Post It ต้องเป็น 3 ข้อที่สำคัญที่สุดจริงๆ ซึ่งในแต่ละวันคนทำงานก็เผชิญการตัดสินใจในหลายๆ เหตุการณ์อยู่เสมอ และการทำงานจะต้องบริหารจากเวลางานที่แต่ละคนมีเท่าๆ กัน คือ วันละ 8 ชั่วโมง

ก่อนที่จะเริ่มทำงาน 3 งานบนกระดาษ ให้ลำดับความสำคัญ โดยวิธีให้คะแนนดังนี้ อันดับ 1 งานด่วน ทำก่อนอื่นเลย เดดไลน์มาแล้ว ให้ลงมือทำทันที บริหารจัดการเวลาให้ดี ไม่มีพลาดกำหนดเดดไลน์ ฉายแววความเป็น มืออาชีพได้อย่างแน่นอน

วิธีนี้คือการฝึกทักษะใหม่ให้กับตัวเองอย่างหนึ่ง คือ วินัยในการเขียนจดบันทึกแผนแต่ละวันลงไปด้วย คนส่วนใหญ่มักเคยชินกับการขบคิดในหัว แล้วก็ทำตามนั้นจบไปวันๆ ทำจนจำได้แล้วว่าต้องทำอะไร ไม่ต้องจดหรอก เสียเวลา แต่หลายครั้งก็จะมีงานด่วนเข้ามาแทรก ประกอบกับการไม่เคยมีการวางแผน ชีวิตการทำงานจึงลากยาวไปมากกว่า 8 ชั่วโมง นอกจากความเหนื่อยล้าแล้วก็ไม่ได้สร้างประสิทธิภาพ หรือประสิทธิผลทั้งในงานและชีวิตส่วนตัว ได้เลย โดยอาจลืมบางสิ่งที่สำคัญไป หรือพลาดงานไม่เสร็จตามเวลาที่กำหนด

แนะนำให้ปรับทักษะที่ต้องฝึกทำทุกวันอย่างต่อเนื่อง อย่างน้อย 30 วัน เพื่อเปลี่ยนจากการฝึกฝนมาเป็นนิสัย การไปไม่ถึงเป้าล้มเหลวได้ง่ายๆ ก็เพราะไม่รู้ถึงคุณประโยชน์ยิ่งใหญ่ของการบันทึกลงไปในกระดาษเล็กๆ แผ่นนี้

มาเริ่มทำ To-do-list กันเลย

ช่วงเวลาเหมาะสมในการทำ To-do-list คือช่วงที่ สมองเริ่มปลอดโปร่ง ซึ่งมี 2 ช่วงเวลา คือ เวลาก่อนนอน การจดบันทึกสิ่งที่วางแผนจะทำในวันพรุ่งนี้ก่อนนอน ซึ่งเป็นช่วงเวลาเงียบสงบเป็นส่วนตัว จะช่วยให้เราบันทึกและสรุปงานที่จะต้องทำในวันรุ่งขึ้นออกมาได้ดี และช่วยปลดความกังวลจากการจดจำด้วยสมอง บันทึกลงแผ่นกระดาษ เป็นการสร้างประสิทธิภาพต่อจิตใต้สำนึกถึงสิ่ง ที่เราจะต้องทำในวันถัดไป และเนื่องจากเป็นช่วงเวลาพัก หลายคนก็มักจะคิดถึงชีวิตส่วนตัวที่จะต้องวางแผนลงไปนอกเหนือจากงาน

เวลาเช้าก่อนเริ่มงาน ก่อนลงมือทำงานควรใช้เวลาประมาณ 10-15 นาที ในการเขียนงานที่ต้องทำในวันนี้ ลิสต์ออกมาลงบนกระดาษ

สิ่งสำคัญที่สุดคือความสม่ำเสมอควรทำมันให้เป็นนิสัย หากการทำงานที่ผ่านมานั้น ไม่เคยจัดการเจ้ากองงานมหาศาลเหล่านั้นได้เลย ไม่เคยมีเวลาให้กับชีวิตส่วนตัวได้เลย รวมไปถึงไม่รู้จะบริหารสิ่งรีบด่วนที่วิ่งเข้าแทรกชีวิตได้อย่างไร การเริ่มต้นใหม่ด้วยการเขียน To-do-list จะช่วยให้พบทางออกและเปลี่ยนชีวิตทำงานล้นมือได้ไม่ทันเดดไลน์ไปอย่างสิ้นเชิง n