ประชุมกันไปทำไม

กำพล สุทธิพิเชษฐ์

ผมเชื่อว่าทุกวันนี้คนทำงาน วันๆ หนึ่งจะนั่งในห้องประชุมมากกว่าที่โต๊ะทำงานแน่ๆ การที่เรามาประชุมกันเพราะอยากให้ได้งาน เพราะการทำงานเป็นไปไม่ได้ที่จะทำคนเดียวไปทุกเรื่อง งานทุกงานมีความซับซ้อนต้องมีผู้เชี่ยวชาญในแต่ละด้าน การมาประชุมกันเพราะต้องการมาทำความเข้าใจร่วมกัน ต้องการมาช่วยกันคิด ต้องการมาแบ่งแยกงานกัน

ดังนั้น หลังการประชุมผลลัพธ์ที่ได้ก็ควรจะได้งานที่เพิ่มขึ้น ได้ความเข้าใจในงานนั้นที่มากขึ้น เพื่อแต่ละคนจะได้ไปทำในส่วนที่ตัวเองรับผิดชอบ ในส่วนที่ตัวเองถนัด

แต่เชื่อว่าการประชุมบางครั้ง ผลการประชุมกลับไม่ได้งานที่เพิ่มขึ้น จึงเป็นการเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์ หรือบางทีเสียงานไปด้วยซ้ำ นอกจากไม่ได้งานเพิ่มแล้ว อาจถึงขั้นเสียความรู้สึกกับเพื่อนร่วมงาน ทำไมถึงเป็นเช่นนั้น

เคยสังเกตกันไหม ตอนประชุมทุกคนจะเงียบ มีเพียงไม่กี่คนที่พูดสนับสนุนในสิ่งที่ประชุมกัน แต่พอเลิกประชุมดูเหมือนข้อคิดเห็นจะพรั่งพรูออกมาจากแต่ละคน จนฟังแทบไม่ทัน แต่เมื่อถามไปว่าทำไมไม่พูดในที่ประชุม ออกมาพูดข้างนอกก็ไม่เกิดประโยชน์อะไร

คำตอบที่ได้คือ คิดว่าพูดไปก็ไร้ประโยชน์ เพราะจากประสบการณ์ที่ผ่านมาเคยเสนอความคิดเห็นแล้ว ไม่ได้รับการยอมรับบ้าง ถูกย้อนกลับมาจนทำให้ดูแย่ หรือเคยให้ความคิดเห็นที่ขัดแย้งกับอีกฝ่ายไป จนอีกฝ่ายไม่พอใจเป็นการส่วนตัว หรือเคยเสนออะไรไป แทนที่อีกฝ่ายจะรับฟังจนจบ เพียงแค่อ้าปากอีกฝ่ายก็รีบแก้ตัวเป็นพัลวัน ทำให้บรรยากาศในการประชุมไม่ค่อยดี หรืออาจจะกลัวถูกมองว่าความคิดเราเชย

ผลที่ตามมาก็คือ เจ้าของงานเลยหมดโอกาสในการรับฟังมุมมองที่หลากหลาย รอบด้านหรือมุมที่แตกต่างไป งานที่ออกมาเลยไม่ได้คุณภาพเท่าที่ควร

คนส่วนใหญ่มักจะเอาเรื่องงานกับเรื่องส่วนตัวมาปนกันเวลาประชุม ยึดความเป็นพรรคพวกเดียวกันมากกว่าที่จะเน้นไปที่เนื้องาน ชอบการประนีประนอม พยายามรักษาหน้ากันทั้งของตัวเองและผู้อื่น ทำให้การเสนอความคิดในที่ประชุมมักเป็นแบบออมคำ ไม่คิดเห็นอย่างเต็มที่ หรือฝ่ายเจ้าของงานแทนที่จะรับฟังความเห็นของคนอื่น กลับตั้งป้อมปกป้องงานของตัวเอง ราวกับว่าคนอื่นเขานัดประชุมมาเพื่อโจมตีงานของเรา

ดังนั้น ในการประชุมจึงต้องฝึกตัวเองให้เป็นคนเปิดกว้างในการรับฟังความคิดเห็นของคนอื่น โดยมีวิธีในการฝึกความคิดเราดังนี้

ให้คิดว่าเราเป็นฝ่ายได้กำไร เพราะได้ความคิดใหม่ๆ มาฟรีๆ โดยไม่ต้องเสียเวลานั่งคิด หรือไปค้นคว้า มุมมองใหม่ๆ แปลกๆ ของแต่ละคนจะช่วยให้เราต่อยอดความคิดของเราไปได้เรื่อยๆ ไม่มากก็น้อย ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่องานของเรา

ตัดเรื่องส่วนตัวออกจากงาน เพราะถ้าคิดว่าอีกฝ่ายมีอคติต่อเรา เราก็จะรู้สึกเขาตั้งหน้าตั้งตาโจมตีเรา เขาพูดก็หาว่าเขาขัด เขาไม่พูดก็หาว่าเขาไม่เห็นด้วย เราควรทำใจเป็นกลาง รับฟังความคิดเขาจนจบ ให้คิดว่าจะเอาความคิดของเขามาใช้ประโยชน์ตรงไหนอย่างไร

ให้คิดว่าเราเป็นผู้ตัดสินใจเอง เพราะเรารับฟังความคิดเห็นของทุกคน แต่เราไม่จำเป็นต้องตัดสินใจทำตามทุกความคิดเห็น เราฟังความคิดเห็นของแต่ละคนแล้วมาปรับใช้ให้เหมาะสมได้ บางความคิดเห็นใช้กับงานอื่นได้ บางความคิดเห็นอาจจะเหมาะกับงานนี้พอดี ถ้าเราคิดได้แบบนี้ เราก็จะฟังความคิดเห็นของทุกคนในที่ประชุม โดยไม่ต้องหาเหตุผลมาปกป้องงานของตัวเองเลย

มั่นใจในตัวเอง มั่นใจในความคิดของเราเอง บางครั้งในที่ประชุมเราอาจจะรู้สึกหงุดหงิดกับข้อเสนอแนะของคนอื่น ซึ่งซ้ำกับแนวความคิดเดิมของเรา ขอให้คิดเสียว่ามีคนสนับสนุนแนวความคิดเรา ไม่จำเป็นต้องไปบอกเขาหรอกว่ามันสอดคล้องกับสิ่งที่เราคิดมาแล้วอย่างไร อย่าไปบอกแบบนั้นในที่ประชุม เพื่อให้ทุกคนเห็นว่าเขาไม่ได้ฉลาดหรือเก่งไปกว่าเราเท่าไร เพราะมันจะแสดงให้เห็นว่าเราขาดความมั่นใจในตัวเอง ถ้าเรามั่นใจในตัวเองก็ไม่ต้องไปหวั่นไหวกับเรื่องเหล่านั้น

ให้คุณค่าและความรู้สึกที่ดีกับความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมประชุม อย่าลืมขอบคุณอย่างจริงใจกับทุกคนที่สละเวลามาช่วยเติมเต็มความคิดเห็นให้กับงานของเรา ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนจากกันด้วยความรู้สึกดี ไม่มีความขัดแย้งคาใจกัน แล้วเราก็จะได้รับความร่วมมือด้วยความเต็มใจในคราวถัดไป

ในการประชุมไม่ใช่สังเวียนชกมวย หรือสนามรบ ที่จะมาเอาชนะกัน เพราะการประชุมทุกครั้งไม่ควรมีใครแพ้ใครชนะ คนทุกคนต่างมีความคิดเห็นและมีเหตุผลที่ตัวเองคิดว่าดีกันทั้งนั้น เพียงแต่ว่าอาจเหมาะกับการนำไปใช้ประโยชน์ในสถานการณ์เดียวกันหรือแตกต่างกันแค่นั้นเอง เชื่อว่าถ้าทุกคนคิดแบบนี้ การประชุมทุกครั้งจะได้เนื้องานเพิ่มขึ้น คุณภาพงานเพิ่มขึ้น ความเข้าใจที่มากขึ้น และความรู้สึกดีๆ ของคนทำงานที่มากขึ้น โดยไม่มีการเสียอะไรเลย จะเสียก็แค่เสียดายเวลาประชุมที่มันน้อยไปหน่อย