จะใช้ QR Code ในงานราชการอย่างไร

ดร.ศักดิ์ เสกขุนทดผู้อำนวยการสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (องค์การมหาชน)

ในเดือน มี.ค.ที่ผ่านมา รัฐบาลจีนได้มีการแถลงข่าวผลงานประจำปี แทนที่จะแจกเอกสารหนาเป็นปึกๆ นักข่าวสามารถสแกนผ่าน QR Code ที่แจกให้ได้เลย โดยไม่ต้องหอบกระดาษกลับไปทำข่าวต่อ เป็นการตอกย้ำว่า จีนเป็นประเทศที่ใช้เทคโนโลยีนี้มากที่สุดในโลก โดยเฉพาะการใช้ผ่านแอพพลิเคชั่นทางด้านการเงิน

การใช้ QR Code มีมานานแล้ว เพราะสะดวก ง่าย และจากการที่สมาร์ทโฟนในวันนี้มีกล้องที่มีประสิทธิภาพดีขึ้นมาก รวมถึงแอพพลิเคชั่นต่างๆ ที่มีการพัฒนาให้ใช้กล้องได้สะดวกขึ้น เหล่านี้เองทำให้การใช้ QR Code ขยายขอบเขตการใช้งานไปอย่างแพร่หลาย

เอกสารภาครัฐมีการนำไปใช้งานในหลายรูปแบบ ตั้งแต่เอกสารทางการที่เป็นข้อมูลสาธารณะ เช่น ประกาศทางราชการ ปฏิทินงบประมาณ ประกาศจัดซื้อจัดจ้าง เป็นต้น อีกรูปแบบหนึ่งคือ เอกสารที่ใช้สำหรับงานการประชุมต่างๆ ที่ใช้เฉพาะกลุ่มคนที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ซึ่งไม่ว่าจะเป็นรูปแบบไหน สิ่งที่สำคัญคือทำอย่างไรเราจะได้เอกสารในเวอร์ชั่นล่าสุด หรือเอกสารที่มีความเป็นปัจจุบันที่สุด เพราะจุดแข็งของการใช้ QR Code คือสามารถนำไปสู่ที่อยู่ของเอกสารที่เป็นปัจจุบันที่สุดได้ตลอดเวลา โดยไม่ต้องไปเปลี่ยน QR Code ที่ส่งให้ผู้ใช้งานมาก่อนหน้านี้เลย เพียงแค่เจ้าของเอกสารต้องมั่นใจว่าเอกสารล่าสุดถูกนำไปไว้ที่เว็บไซต์ที่กำหนดใน QR Code เสมอ

การใช้ QR Code ในภาครัฐไม่ได้เพียงแค่บอกที่อยู่ของเอกสารเท่านั้น สามารถประยุกต์ใช้ไปถึงการกำหนด ID ของเอกสารหรือบริการของภาครัฐได้ด้วย นั่นหมายความว่าเป็นการเพิ่มความสะดวกให้กับการจัดเอกสารต่างๆ ของภาครัฐให้มีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น การลงทะเบียนหนังสือรับของหน่วยงานรัฐ ก็สามารถทำโดยการสแกนจาก QR Code โดยไม่ต้องคีย์เข้าไปในระบบเลย เป็นการเพิ่มความรวดเร็วในการลงทะเบียนเอกสารและมีความ ถูกต้องมากกว่า

ในยุคที่ประชาชนถนัดกับการใช้แอพพลิเคชั่นแชตที่มีการใช้ QR Code ในกิจกรรมต่างๆ แล้ว การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีนี้ในงานต่างๆ ของภาครัฐย่อมจะประสบความสำเร็จ โดยไม่ยากนักเพราะประชาชนมีคุ้นเคยอยู่แล้ว นี่คือตัวอย่างที่ชัดเจนของการให้ประชาชนเป็นศูนย์กลางในการยกระดับการบริการภาครัฐโดยใช้เทคโนโลยีดิจิทัล n