ในยุคดิจิทัล เรายังต้องการส่งแฟกซ์อยู่อีกหรือ

ดร.ศักดิ์ เสกขุนทด

จากข้อมูลในเว็บไซต์ ภาษีไปไหน? (govspending.data.go.th) บอกว่าภาครัฐใช้งบประมาณจัดการการใช้กระดาษในปี 2559 ตั้งแต่ซื้อกระดาษ เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร ซื้อโทรสาร หรือแฟกซ์ เครื่องทำลายเอกสาร ไปจนถึงหมึกพิมพ์ รวมแล้วประมาณ 1,000 ล้านบาท ซึ่งถ้าคิดดีๆ ยังมีค่าใช้จ่ายทางอ้อมอีกไม่น้อย เช่น การซื้อตู้เก็บเอกสาร หรือการสร้างห้องเก็บเอกสาร เป็นต้น

การใช้งานเครื่องแฟกซ์ที่ผ่านมาเป็นเพราะ...เราไม่มีช่องทาง หรือวิธีอื่นในการส่งสำเนาเอกสารระหว่างกันที่มีประสิทธิภาพ แม้ต่อมามีการใช้อีเมลก็ตาม การส่งแฟกซ์ก็ยังถูกใช้อยู่ เพราะต้องแนบเอกสารไปพร้อมกับอีเมลทำให้ยังไม่ตอบโจทย์นัก เช่น เอกสารต้องถูกสแกนก่อนแล้วเปลี่ยนเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ แล้วค่อยแนบไปพร้อมกับอีเมล ความยุ่งยากนี้เลยทำให้การส่งสำเนาเอกสารทางอีเมลไม่ค่อยได้รับความนิยมเท่าที่ควร

แต่ปัญหาเหล่านี้จะเริ่มหมดไป เมื่อการใช้สมาร์ทโฟนเริ่มแพร่หลาย โดยเฉพาะความสามารถของกล้องสมาร์ทโฟนที่ถ่ายรูปได้แบบคุณภาพสูง รวมถึงแอพพลิเคชั่นต่างๆ ก็สามารถจัดการภาพหรือเอกสารเหล่านี้ได้ อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้การเปลี่ยนเอกสารกระดาษไปเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ทำได้สะดวกขึ้น หรือพูดง่ายๆ ว่า แทบไม่มีความจำเป็นต้องใช้เครื่อง สแกนเอกสารอีกแล้ว และที่สะดวกไปกว่านั้นคือการใช้โซเชียลมีเดียต่างๆ ในการเป็นช่องทางการติดสื่อสารระหว่างคนไทย ที่แทบเรียกได้ว่าเกือบ ทุกคนมีหมดแล้ว ทำให้การส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้สมาร์ทโฟนสะดวก รวดเร็ว อีกทั้งมีความสามารถในการติดตามได้ว่าผู้รับปลายทางได้เอกสารแล้ว หรือยังอีกด้วย

สำหรับภาครัฐแล้ว ได้มีการนำโปรแกรมแชตภายในหน่วยงานรัฐแล้ว ที่เรียกว่า GChat (Government Secure Chat) จีแชตหรือ แชตรัฐ โดยหลักๆ จะใช้ภายในหน่วยงานรัฐเท่านั้น สำหรับเป็นช่องทางในการติดต่อสื่อสารระหว่างกัน ข้อดีของจีแชตคือทุกข้อความสามารถตรวจสอบได้ว่าใครอ่านหรือยังไม่อ่าน ทำให้เหมาะกับการสั่งการว่าผู้ที่ได้รับมอบหมายได้รับทราบถึงคำสั่งที่ผู้บังคับบัญชาได้สั่งการลงมาแล้ว ลองนึกว่าถ้ามีการใช้จีแชตครบทุกหน่วยงาน ทั้งข้าราชการและเจ้าหน้าที่ภาครัฐทุกคน เมื่อนั้นการส่งเอกสารสำเนาต่างๆ ระหว่างภาครัฐด้วยกัน จะไม่มีความจำเป็นที่ต้องใช้เครื่องแฟกซ์อีกเลย

ตัวอย่างเอกสารที่สามารถส่งได้ในลักษณะนี้ ได้แก่ หนังสือเวียนต่างๆ ประกาศคำสั่ง นโยบาย และข้อระเบียบต่างๆ เหล่านี้ หน่วยงานกลางสามารถส่งถึงหน่วยงานที่เหลือได้โดยอาจจะไม่ต้องส่งกระดาษตามไปอีกเลย นี่คือก้าวแรกของการไปสู่การเป็น Less Paper Government และอาจจะไปสู่ Paperless Government ในที่สุด n