‘สมาร์ทออฟฟิศ’ บริหารที่ทำงานคุ้มค่า

เรื่อง | จารุพันธ์ จิระรัชนิรมย์

สมัยนี้องค์กรไหนยังจัดโต๊ะทำงานเป็นล็อกๆ ให้คนต้องนั่งทำงานประจำอยู่กับที่ คงไม่ดึงดูดใจคนรุ่นใหม่เท่าไหร่ เพราะแนวโน้มการทำงานยุคนี้เปลี่ยนไปแล้ว มีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงานได้มากขึ้นทำให้ทำงานจากตรงไหนก็ได้

ด้วยเหตุนี้องค์กรหลายแห่งเริ่มปรับตัวหันมาใช้กลยุทธ์ออกแบบพื้นที่ทำงานให้ยืดหยุ่นขึ้น นั่งตรงไหน ก็ได้ที่อยากนั่ง ขณะเดียวกันก็มีผู้ที่คิด แพลตฟอร์มขึ้นมาเสริมให้ตอบโจทย์นี้ได้ดียิ่งขึ้น

นพวรรณ จุลกนิษฐ กรรมการผู้จัดการ บริษัทจัดหางาน จ๊อบส์ ดีบี (ประเทศไทย) เปิดเผยว่า จากการสำรวจของจ๊อบส์ ดีบี พบว่า สิ่งที่คนรุ่นใหม่เจนวายและเจนซีคาดหวังต่อที่ทำงาน ได้แก่ สถานที่ทำงานที่ทันสมัย มีห้องสำหรับพักผ่อน มีอาหารสำหรับพนักงาน มีห้องเล่นเกมหรือกีฬาเพื่อ การผ่อนคลาย โดยเฉพาะเจนซีที่เพิ่ง จบการศึกษาและกำลังจะก้าวสู่โลกของการทำงาน ต้องการสถานที่ทำงานไม่มีขอบเขตจำกัด สามารถทำงานได้ ทุกที่ ไม่มีลำดับชั้นในการบริหาร

พงษ์ศักดิ์ วงศ์เลิศคุณากร ผู้จัดการฝ่ายพัฒนาธุรกิจ บริษัท ไบนิซิส กล่าวว่า ได้จัดทำระบบสมาร์ท ออฟฟิศขึ้นมาเพื่อบริหารจัดการเวลา สำหรับการใช้ห้องประชุมรวมถึงการ จองที่นั่งในสำนักงาน สำหรับสำนักงานที่เป็นโมบิลิตี้ ออฟฟิศ คือทุกพื้นที่เป็นที่ทำงาน

สำหรับห้องประชุมนั้น การจอง รูปแบบดั้งเดิมก็จะมีทั้งจองโดยใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์ เอ็กเซล หรือ ไมโครซอฟต์ เอาต์ลุค หรือแม้กระทั่ง จองจดในกระดาษ แต่สำหรับระบบที่จัดทำขึ้นมานี้จะทำให้บริหารจัดการ การใช้งานห้องประชุมได้มีประสิทธิ ภาพมากขึ้น

ทั้งนี้ การจองห้องประชุมสามารถ ทำผ่านคีออสก์ที่ติดตั้งไว้ ณ จุดติดตั้งต่างๆ ได้ หรือแม้กระทั่งการจองผ่านแอพพลิเคชั่นบนโทรศัพท์มือถือ ในกรณีที่สำนักงานมีห้องประชุม อยู่ 2-3 ห้อง เกิดปัญหาแย่งกันใช้ ไม่เพียงพอ หรือแม้กระทั่งมีแค่ 1 ห้อง ก็สามารถใช้ระบบนี้บริหารจัดการได้ โดยผู้ที่จองจะรู้เวลาว่ามีช่วงใดบ้างที่ห้องประชุมถูกจองไปแล้ว

ขณะที่ช่วงเวลาที่ตัวเองได้จองเอาไว้ เมื่อใกล้เวลา ระบบก็จะมีการเตือนเพื่อ ให้ทราบว่าใกล้ถึงเวลาใช้ห้องประชุมแล้ว โดยส่ง เตือนไปยังบุคคลที่ถูก ระบุเอาไว้ในระบบว่า จะเป็นผู้ที่เข้าร่วม ใช้ห้องประชุม นั้นในกรณีที่มีผู้ยกเลิกใช้ห้องประชุม ระบบก็ปล่อยช่วงเวลาที่เคยถูกจองไว้ให้ว่างรองรับการจองใหม่ได้ทันที ดังนั้นจึงทำให้ใช้ห้องประชุมได้คุ้มค่า มากขึ้น

ไม่เพียงเท่านี้ ในกรณีที่เข้าไปใช้ ห้องประชุมแล้ว เมื่อใกล้จะหมดเวลา แล้วในระบบมีผู้ที่จองใช้งานห้องต่อ ก็จะมีการเตือนหมดเวลาใช้ห้องด้วย แต่ในกรณีที่ไม่มีผู้จองใช้ห้องในเวลาถัดมา แม้จะประชุมเกินเวลา ก็ไม่มีปัญหา อะไร จนกว่าจะถึงเวลาที่ใกล้จะมีผู้ใช้ ห้องต่อแล้ว เบื้องต้นการจองห้องประชุม มักเปิดให้ทำล่วงหน้าไม่เกิน 1 สัปดาห์

ทางด้านการจองที่นั่งนั้นก็จะ มีรูปแบบการจองไม่ต่างไปจากห้องประชุมมากนัก จะเห็นได้ว่าปัจจุบันมีหลายบริษัทที่มีการจัดวางที่นั่งใน สำนักงานในรูปแบบแตกต่างไปจากเดิม ให้นั่งที่ไหนทำงานก็ได้ในสำนักงาน ซึ่งก็จะมีบางจุดที่มีคน ชื่นชอบอยากนั่งหลายคน ดังนั้นจึง สามารถนำระบบสมาร์ท ออฟฟิศนี้ ไปใช้เพื่อจัดการได้ และยังสามารถ วิเคราะห์ได้อีกด้วยว่าจุดไหนเป็นจุดที่คนนิยมนั่ง และจุดไหนเป็นจุดที่ไม่ได้ รับความนิยม

นอกจากนั้น ในกรณีที่มีเบอร์ต่อ สำนักงานที่บริหารจัดการด้วยระบบเทคโนโลยี เวลาที่ไปจองนั่งจุดใดไว้ ระบบก็จะจัดการดึงเบอร์ต่อสำนักงานนั้นไปยังโทรศัพท์ที่นั่งจุดนั้นได้

พงษ์ศักดิ์ กล่าวว่า ระบบการจองห้องประชุมและที่นั่งนี้ มีองค์กรที่ตัดสินใจนำไปใช้แล้ว เช่น บริษัท อนันดา ดีเวลลอปเม้นท์ หรือธนาคารกสิกรไทย ซึ่งล้วนแล้วแต่เป็นกลุ่มองค์กรที่ให้ความสำคัญเรื่องการเป็นสถานที่ทำงานที่สามารถทำงานตรงไหนก็ได้

อย่างไรก็ตาม ระบบนี้ไม่ได้เหมาะสำหรับแค่ใช้ในสำนักงานอย่างเดียว แต่สามารถนำไปใช้กับ ผู้ประกอบธุรกิจแบ่งปันสถานที่ทำงาน (โคเวิร์กกิ้ง สเปซ) ได้ด้วย ไม่เพียงเท่านี้บริษัทยังอยู่ระหว่างการวิจัยและพัฒนาระบบเพิ่มเติม โดยจะเชื่อมโยงปัญญาประดิษฐ์ (เอไอ) เข้าร่วมกับระบบของซิสโก้ สปาร์ก เพื่อจัดทำระบบการจองห้องประชุมผ่านแชตบอต

หากพัฒนาสำเร็จ ต่อไปผู้ที่จะจองห้องประชุมหรือที่นั่ง ไม่จำเป็นต้องเข้ามาในระบบซอฟต์แวร์สมาร์ท ออฟฟิศโดยตรง เพียงแค่พูดหรือพิมพ์สิ่งที่ต้องการผ่านระบบแชต ก็สามารถดำเนินการจองได้เลย

นอกจากนั้นยังคิดพัฒนา ต่อยอดระบบการจองเหล่านี้ไปสู่การจองอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับองค์กร เช่น การจองทำกิจกรรม เนื่องจากในบางองค์กรจะมีการจัดกิจกรรมให้พนักงานอยู่เป็นประจำ อาทิ การเล่นโยคะ การนั่งสมาธิ หรือแม้กระทั่งการดูภาพยนตร์

จะเห็นได้ว่าต่อไปทำอะไรก็ตามภายในองค์กร แค่ใช้สมาร์ทโฟนที่อยู่กับตัวเพียงเครื่องเดียวก็ดำเนินการได้เบ็ดเสร็จจนแทบไม่ต้องเดินไปจัดการเองเลย n