จัด AGM ใช้เงินเท่าไหร่

โดย...สิริพร

ทุกปี ผู้ถือหุ้น ผู้บริหาร และคณะกรรมการ จะนัดเจอกันในการประชุมสามัญผู้ถือหุ้น โดยนัยทางกฎหมายเป็นที่ทราบกันว่า ต้องมีการกำหนดวาระใด มีสิ่งใดต้องเปิดเผยตามสถานะของการเป็นบริษัทมหาชนจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย เหล่านี้ดิฉันขอยกยอดว่ารู้กันนะคะ

อยากรู้ชะมัดว่าการจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นในแต่ละครั้ง ต้องใช้งบประมาณสักเท่าไหร่ ถือว่าเป็นต้นทุนของกิจการด้วยเช่นกัน

การจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้น หรือการจัด AGM (Annual General Meeting) หรือประชุมสามัญประจำปีผู้ถือหุ้น น่าจะคล้ายการจัดกิจกรรมการตลาดหนึ่งงาน แต่มีข้อกำหนดทางกฎหมายกำกับไว้ ต่างกันว่าจะจัดตามอำเภอใจของเจ้าของงาน มีระบำรำฟ้อน มีเรื่องประหลาดใจ คงไม่ได้

ข้อมูลจากบริษัท ศูนย์รับฝากหลักทรัพย์ (ประเทศไทย) หรือ TSD มีจำนวนบัญชีผู้ถือหุ้นราว 4.1 ล้านรายชื่อ(เฉลี่ยผู้ถือหุ้น 1 ราย ถือหุ้นราว5 บริษัท) และจากสถิติของสมาคมที่บันทึกไว้ในปี 2559 พบว่ามีผู้ถือหุ้นเข้าร่วมประชุม AGM ประมาณ 2.2 แสนคน(มาด้วยตัวเองราว 7 หมื่นคน ที่เหลือเป็นการมอบฉันทะ) หรือร้อยละ 5 ของบัญชีผู้ถือหุ้นเท่านั้นเอง

ในการทำงานของฝ่ายงานเลขานุการบริษัท ซึ่งมีหน้าที่โดยตรงในการจัดประชุม AGM และน่าจะเป็น KPI หรือดัชนีวัดผลการดำเนินงานประการหนึ่ง ต้องเตรียมตัวหลายเรื่อง น่าเห็นใจ ไม่ว่าจะเป็นรายงานประจำปี รายงานความยั่งยืน ข้อมูลของกรรมการ การจัดเตรียมวาระ สถานที่และอื่นๆ จิปาถะ

พอมาเป็นเรื่องงบประมาณ จะมีความแตกต่างตามสเกลของงานอีเวนต์คนมาก คนน้อย กินของว่าง กินข้าว โรงแรมหรู หรือจัดที่ออฟฟิศ การจัดส่งเอกสาร มากมายไปหมด

งบประมาณของการจัด AGM อาจแบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลักๆ ได้แก่ การเตรียมงานก่อน และในวันจัดงาน

การเตรียมงานเป็นงานด้านงานเอกสาร เช่น รายงานประจำปี รายงานความยั่งยืน (ซึ่งปัจจุบันบันทึกในลักษณะของแผ่นซีดี) หนังสือเชิญประชุม ซองหน้าต่าง ซองละ 2.25 บาท ค่าบริการการเตรียมการต่างๆ อาทิ การนำเอกสารทุกรายการมาใส่ซอง การนำไปฝากส่งไปรษณีย์ลงทะเบียน ค่าบริการประมาณ 50 บาท/รายชื่อ (ไม่รวมการจัดทำเอกสาร ซึ่งมีความหนา-บาง ต่างกันไป) บางแห่งมีผู้ถือหุ้นอยู่ต่างประเทศ ก็ต้องจัดส่งหนังสือเชิญประชุมด้วยเช่นกัน เคยมีสถิติตัวเลขรายงานรายรับของไปรษณีย์ไทยในช่วงการประชุม AGM ราว 130 ล้านบาท บุรุษไปรษณีย์ทำงานกันหนักมาก

TSD ในฐานะนายทะเบียนของบริษัทจดทะเบียน มีการจัดเก็บค่าธรรมเนียมกำหนดขั้นต่ำไว้ที่ 3 หมื่นบาท/บริษัท/ปี โดยคำนวณจากทุนจดทะเบียนของบริษัทนั้นๆ ทั้งนี้จะรวมการปิดสมุดทะเบียนสำหรับการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นไว้ให้ 1 ครั้ง นั่นหมายความว่าหากมีการจัดประชุมวิสามัญต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่มต่างหาก ยิ่งจัดบ่อย ยิ่งต้องใช้งบประมาณมากตามไปด้วย

ในวันประชุม AGM หน้างานที่ต้องบริหารจัดการแบบประมาณๆ หมายถึงต้องกะ ต้องเดาใจว่า จะมีผู้ถือหุ้นมาเข้าร่วมประชุมสักกี่คนกันนะ มากันมาก เข้าคิวต่อแถวลงทะเบียนยาว ใช้เวลานาน เจอบ่นแน่ๆ หรือของว่างไม่พอ เจอต่อว่า (ด่าทอ) อีกแล้ว

ราว 60% ของบริษัทจดทะเบียน นิยมจัดประชุม AGM ในรอบบ่าย ค่าใช้จ่ายจึงจะเป็นของว่าง ชา กาแฟ ขนม คุกกี้ ขนมไทย ให้ทานกันเล่นๆ เพลินๆ และพักหลังนิยมบรรจุลงกล่องรับกันไปคนละ 1 กล่อง เฉพาะผู้ที่มาเข้าร่วมประชุม ไม่ให้ตามจำนวนใบมอบฉันทะที่วางโป๊ะบนโต๊ะลงทะเบียนแล้วล่ะ เถอะนะ พอเป็นธรรมเนียมที่จะมีรับประทานกันพอน่ารักๆ

ราคาของของว่าง มีตั้งแต่กล่องละ 50 บาท หรืออาจเป็น 850 บาท/คน ในโรงแรมหกดาว คะเนว่ามีผู้ถือหุ้นสักกี่คนที่จะมาประชุมล่ะ ต้องใช้สัมผัสจากประสบการณ์เป็นที่ตั้งกันเองนะ

ค่าใช้จ่ายอีกเรื่อง คือ ระบบการลงทะเบียน การนับคะแนน กล้องบันทึกภาพเคลื่อนไหว ค่าเช่าห้องประชุม ห้องพักสำหรับพนักงาน และอื่นๆ

อ่อ...ไม่ลืม ว่าจะไม่มีค่าใช้จ่ายเรื่องของชำร่วย จากเดิมที่อาจจะใช้เงินหลักแสน ตอนนี้พวกเรารณรงค์กันว่าไม่แจกดีกว่า ลดค่าใช้จ่าย แปรงบไปเป็นเงินปันผล หรือนำไปทำกิจกรรมซีเอสอาร์กันนะ

อย่างที่เล่าสู่กันฟังว่า ประมาณการแบบเป๊ะๆ ว่าใช้เงินเท่าไหร่กันในการใช้จัดประชุม AGM คำนวณยาก เพราะเสื้อขนาดเดียวใส่กันทุกคนไม่ได้ฉันใด การจัดงานก็ย่อมต่างกันด้วยฉันนั้น

ดิฉันจึงพยายามขูด เคาะตัวเลขที่พอจะเป็นราคากลางออกมาให้พอเป็นแนวทาง พบว่าน่าจะอยู่ที่ต้นทุนค่าใช้จ่ายเฉลี่ยประมาณ 1,500-2,000 บาทต่อผู้ถือหุ้น 1 คน ที่มาเข้าร่วมประชุมด้วยตัวเอง (บางบริษัทอาจมาก-น้อยกว่าค่าเฉลี่ยล้วนเป็นไปได้ทั้งนั้น)

จึงเป็นงบประมาณรวมของบริษัททุกแห่งในการจัด AGM อยู่ที่ 105-140 ล้านบาท เป็นอย่างน้อยต่อหนึ่งฤดูกาล AGM และนับวันมีแต่จะมากขึ้นตามขนาดของตลาดหุ้นที่ขยายตัว

หมายเหตุ : งบประมาณนี้ ยังไม่รวมค่ายาคลายเครียดของผู้บริหารที่เป็นกังวลกับการประชุม AGM…ฮา